Assemblée générale extraordinaire : tout ce qu’il faut savoir

En copropriété, certaines décisions ne peuvent pas attendre l’assemblée générale annuelle. On peut alors convoquer une assemblée générale extraordinaire, afin de traiter des sujets urgents ou spécifiques.

Son organisation suit le même format que l'AG classique, mais son objet est plus ciblé. Voici ce qu’il faut savoir pour bien la préparer et la conduire.

C’est quoi une assemblée générale extraordinaire ?

Une assemblée générale extraordinaire (AGE) est une réunion des copropriétaires convoquée en dehors du cadre de l’AG annuelle. Elle est organisée pour traiter des questions urgentes, imprévues ou spécifiques qui ne peuvent attendre la prochaine AG ordinaire.
Ces questions peuvent concerner des travaux importants, des modifications du règlement de copropriété, ou encore des situations de crise (sinistre, litige, etc.).

L’AGE est encadrée par la loi et doit respecter des règles strictes de convocation et de majorité pour que les décisions prises soient valides.

Elle peut être convoquée par le syndic, à la demande du conseil syndical ou d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins le quart des voix (sauf si le règlement de copropriété prévoit un seuil inférieur).
Par ailleurs, tout copropriétaire peut également solliciter du syndic la convocation d'une AGE à ses propres frais, pour y inscrire des questions ne concernant que ses droits ou obligations (article 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965).

Quelle différence avec une AG ordinaire ?

Contrairement à l’assemblée générale ordinaire, qui se tient une fois par an pour faire le point sur la gestion de la copropriété, l’AGE est convoquée ponctuellement pour traiter des sujets précis.
L’AGO aborde des questions récurrentes (budget, comptes, travaux prévus), tandis que l’AGE se concentre sur des décisions exceptionnelles ou urgentes.

Il est important de noter une nuance concernant les règles de majorité : contrairement à une idée reçue, celles-ci ne dépendent pas du type d'assemblée (ordinaire ou extraordinaire), mais de la nature de la décision à voter.

Toutefois, l'AGE est souvent l'occasion de voter des sujets lourds (modification du règlement, gros travaux) qui nécessitent une majorité qualifiée (double majorité de l’article 25 ou 26), alors que l'AGO traite souvent de la gestion courante (majorité simple de l'article 24).

Quelles décisions prendre pour la copropriété en AGE ?

L’assemblée générale extraordinaire permet de voter sur des sujets variés liés à la copropriété, mais toujours en lien avec des situations exceptionnelles.
Parmi les décisions les plus courantes :

• Les travaux urgents (réparation d’une fuite majeure, mise aux normes de sécurité, etc).
• La modification du règlement de copropriété (ajout ou suppression de clauses).
• L’acquisition ou la vente de parties communes.
• La résolution de litiges entre copropriétaires ou avec le syndic.
• L’emprunt collectif pour financer des travaux imprévus.

Attention à ne pas confondre les termes juridiques  :

• L’Assemblée Générale Urgente : une AGE convoquée dans un délai très court pour traiter une situation critique dans l’immeuble (sinistre, danger pour les occupants, etc.).
• L’Assemblée Générale Spéciale : cette réunion ne convoque que certains copropriétaires (et non tous) pour voter sur des sujets qui ne concernent que leurs lots.

Comment convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

Le syndic, ou à défaut le conseil syndical ou des copropriétaires, doit envoyer une convocation écrite à tous les copropriétaires, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique à condition que le copropriétaire ait donné son accord exprès au préalable.

Le délai de convocation est généralement de 21 jours avant la date de la réunion. En cas d’urgence avérée et objective, ce délai de 21 jours n'est plus applicable et la convocation peut être envoyée dans un délai plus court (qui doit rester raisonnable pour permettre la présence des participants).

La convocation à l’assemblée générale extraordinaire doit préciser :

• L’ordre du jour détaillé.
• La date, l’heure et le lieu de la réunion.
• Les modalités de vote (présence, pouvoir, vote par correspondance).
• Les documents à consulter (devis, rapports, etc.).

A savoir : l’absence de convocation régulière peut entraîner la nullité des décisions prises.

Qui paie les frais d'une assemblée générale extraordinaire ?

C'est une question fréquente, car l'organisation d'une AGE engendre des coûts supplémentaires pour la copropriété.
Contrairement à l'assemblée générale annuelle, dont la tenue est incluse dans le forfait de gestion courante du syndic, l'AGE est souvent considérée comme une prestation particulière (sauf contrat spécifique).

Le coût global se compose généralement de deux postes de dépenses :

• Les honoraires du syndic : ils couvrent la préparation de l'ordre du jour, la convocation, la tenue de la réunion (souvent facturée à la vacation horaire) et la rédaction du procès-verbal.
• Les frais administratifs : ils correspondent aux frais d'impression et d'affranchissement des convocations et des notifications de PV (lettres recommandées avec AR papier ou électroniques).

Qui règle la facture ? En général c'est l'ensemble du syndicat des copropriétaires. Le montant total est réparti entre tous les copropriétaires au prorata de leurs tantièmes de charges générales.
Si l'AGE est convoquée à la demande d'un seul copropriétaire pour une question qui ne concerne que ses droits ou ses biens, les frais d'honoraires du syndic sont à la charge exclusive de ce copropriétaire.

Une AGE, comment ça se passe ?

Le déroulement d’une assemblée générale extraordinaire est similaire à celui d’une AG ordinaire. Après l’appel des copropriétaires et la vérification des pouvoirs, le président ouvre la séance et présente l’ordre du jour. Chaque point est discuté, puis soumis au vote selon les règles de majorité applicables.

Les décisions sont consignées dans un procès-verbal, signé par le président et le secrétaire de séance. Ce document a une valeur juridique et doit être transmis à tous les copropriétaires dans un délai d'un mois. En cas de désaccord, un copropriétaire peut contester une décision d’AGE en justice dans un délai de deux mois.

Quel rôle pour le syndic lors d’une assemblée générale extraordinaire ?

Le syndic de la copropriété joue un rôle central dans l’organisation et le bon déroulement d’une AGE.
Ses missions principales sont :

• Convoquer l’assemblée générale extraordinaire dans les règles et les délais.
• Préparer l’ordre du jour et les documents nécessaires (devis, rapports techniques, etc).
• Rédiger et diffuser le procès-verbal.

Un syndic réactif et organisé est essentiel pour garantir la validité des décisions et éviter les contentieux. Dans ce contexte, opter pour un syndic en ligne présente de nombreux avantages : une plus grande flexibilité dans la gestion des convocations et des votes, une réactivité accrue pour les situations urgentes, et des outils numériques permettant de suivre en temps réel l’avancement des dossiers.

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