Comment se prépare une assemblée générale ordinaire avec Syndic One ?

Syndic One recommande de tenir l’assemblée générale ordinaire, à minima trois mois après la clôture des comptes.

La loi fixe l’organisation de l’assemblée générale ordinaire dans les 6 mois suivants la fin de l'exercice comptable. Dans les faits, il est courant que des factures impactant l’exercice à approuver continuent à parvenir à votre équipe de gestion plusieurs mois après la clôture.

Concernant la préparation de l’assemblée générale ordinaire, Syndic One se charge :

• De mettre à l’ordre du jour les résolutions légales et obligatoires, par exemple l’approbation des comptes, la modification des clés de répartition des charges, l’élection du syndic, le vote du budget, l’élection des membres du conseil syndical etc...
• De mettre à la disposition des copropriétaires, le projet d’ordre du jour de l’assemblée générale sur leur espace client.

A ce stade, le président du conseil syndical pourra fixer la date et le lieu de la réunion et l’ensemble des copropriétaires seront invités à se connecter à leur espace client pour ajouter s’ils le souhaitent des résolutions. Syndic One met à disposition des copropriétaires une bibliothèque de résolutions déjà rédigées pour les aider en cas de besoin.

Certaines résolutions nécessitent un peu de préparation en amont. En effet, si la copropriété souhaite réaliser des travaux d’entretien sur l’immeuble, il convient de rencontrer les entreprises pour réaliser des devis.

Les copropriétaires sont invités à profiter du temps de préparation de l’assemblée pour discuter entre eux des travaux ou des contrats de l’immeuble qui seront ensuite soumis au vote lors de l’assemblée générale.

Grâce à la communication permanente ainsi établie, l’assemblée générale est davantage un moment d’enregistrement des décisions qu’une réunion dans laquelle les participants « découvrent » les sujets à traiter.

Toutes les conditions sont réunies pour que le président puisse tenir sereinement l’assemblée générale, sans que la présence du syndic soit nécessaire. Notre outil de tenue de l’assemblée générale permet d’enregistrer tous les votes des copropriétaires, calcule automatiquement si la majorité requise est atteinte.

A la fin de l’assemblée générale, l’outil génère automatiquement le procès-verbal que les membres du bureau signent par voie électronique.