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La convocation à l’assemblée générale est un moment important de la vie d’une copropriété : c’est elle qui détermine l’ordre du jour, ainsi que les modalités de tenue de la réunion. Il ne s’agit pas d’un document à prendre à la légère ! Un certain nombre de règles sont en vigueur pour convoquer une AG de copropriété en toute conformité.
L’assemblée générale des copropriétaires dite «ordinaire» doit obligatoirement se tenir au moins une fois par an, pour voter un certain nombre de résolutions liées à la gestion de l’immeuble, comme le vote de travaux ou l’élection du syndic. En dehors de cette réunion récurrente, des assemblées générales extraordinaires peuvent également avoir lieu, à l’occasion par exemple de travaux urgents, de sinistres ou de tout autre sujet pour lequel le syndic estime devoir consulter les copropriétaires. Dans tous les cas, les mêmes modalités de convocation s’appliquent pour une AG ordinaire ou extraordinaire.
Si la convocation à l'assemblée générale est obligatoire et réglementée, c’est parce qu’elle joue un rôle essentiel dans la bonne administration de l'ensemble immobilier.
En plus d’indiquer le jour et l’heure de la réunion, la convocation à l’assemblée générale permet d'informer les copropriétaires des points qui seront discutés. Le syndic doit ainsi convoquer les copropriétaires en respectant les délais légaux et en incluant un ordre du jour précis, qui facilitera les discussions et les prises de décision.
À la fin d’un exercice comptable, la convocation à la prochaine assemblée générale de copropriété doit avoir lieu dans un délai de 6 mois. L’article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 précise que cette convocation doit être transmise «au moins 21 jours avant la date de la réunion». Ce délai démarre le jour de la réception de la convocation en cas de remise en main propre contre signature ; et le lendemain de la date de premier passage du facteur en cas d’envoi par courrier recommandé.
Quelques exceptions à ce délai, puisqu’il passe à :
C’est le syndic de copropriété qui convoque l’assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire. Si l’AG ordinaire n’a pas été convoquée par le syndic dans les délais prévus, ou si les copropriétaires souhaitent évoquer un sujet en AG extraordinaire, le syndic peut être sommé de convoquer la réunion. Cette demande peut être soumise par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires, représentant au moins 25 % des voix de l’ensemble de la copropriété (sauf si le règlement de copropriété prévoit une part de voix moins importante).
La convocation à l’assemblée générale doit mentionner un certain nombre d’informations :
En effet, ces derniers doivent être mis à la disposition des copropriétaires, soit au siège du syndic, soit aux bureaux prévus à cet effet, et pendant au moins un jour ouvré. Les copropriétaires peuvent également demander à en recevoir une copie, à leurs frais.
Au-delà de ces justificatifs, un certain nombre de documents doivent aussi être annexés à la convocation :
C’est au syndic d’établir l’ordre du jour, généralement après consultation du conseil syndical. Ce dernier, de même que tout copropriétaire, peut soumettre au syndic une ou plusieurs questions à faire figurer à cet ordre du jour, par courrier recommandé avec accusé de réception. L’ordre du jour ne doit pas être pris à la légère : c’est lui qui fixe l’ensemble des résolutions soumises au vote au cours de l’assemblée générale des copropriétaires. Un sujet qui n’y figure pas pourra toutefois être discuté et débattu le jour de la réunion, mais il ne pourra en aucun cas être voté.
La convocation peut être adressée de trois manières :
Dans ce dernier cas de figure, le copropriétaire reçoit une première notification l’informant qu’il va recevoir une lettre recommandée électronique, qu’il peut accepter ou décliner dans un délai de quinze jours. Une fois qu’il donne son accord, il reçoit ensuite le courrier sur son adresse électronique. Ce type de convocation est uniquement possible si le consentement écrit des copropriétaires a été reçu par le syndic au préalable : aucun copropriétaire n’est obligé d’accepter ce mode d’envoi.
L’assemblée générale ne se tient pas obligatoirement de façon physique ; en particulier depuis la pandémie de Covid, de nombreuses copropriétés ont opté pour une AG à distance, en visioconférence ou par consultation. Les règles de convocation sont alors identiques, mais la convocation doit préciser explicitement cette modalité de tenue de la réunion.
Par ailleurs, en cas d’AG dématérialisée, un mode de retransmission simultané doit être prévu, et toute interruption technique doit être consignée sur le procès-verbal. Un système de vote électronique sécurisé devra idéalement être proposé.
La convocation doit répondre à l’ensemble des obligations susmentionnées, et son ordre du jour doit être exhaustif, car tout sujet n’y figurant pas ne pourra pas être voté le jour de la réunion. Si un ou plusieurs copropriétaires constatent un manquement dans la convocation, ou une résolution ayant été votée alors qu’elle ne figurait pas à l’ordre du jour, ils peuvent formuler un recours devant un tribunal compétent, qui peut prononcer l’invalidation des résolutions conflictuelles, voire de l’assemblée générale dans son ensemble.
Un copropriétaire qui ne peut être présent le jour prévu de l’assemblée générale peut donner son mandat à un tiers, avec ou sans instructions de vote, en le stipulant par voie écrite au mandataire, qui devra remettre ce document au syndic le jour de l’assemblée. Ce mandataire peut être un membre du syndicat des copropriétaires ou non. En revanche, certains tiers ne peuvent recevoir de mandat ; le syndic ou son conjoint ; les ascendants et les descendants du syndic et ceux de son conjoint ; les préposés du syndic, ainsi que leur conjoint ; les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint.
La convocation à l’assemblée générale est un moment crucial dans la vie d'une copropriété, et il est important que les copropriétaires connaissent leurs droits et obligations lors de ces réunions.
Outre la possibilité de participer aux débats, les copropriétaires ont un droit de vote proportionnel à leur quote-part dans la copropriété. Cela leur permet de peser sur les décisions importantes telles que l'approbation des comptes, la validation des travaux ou l'élection du syndic. En outre, ils ont le droit de soumettre des questions à l'ordre du jour, en respectant les modalités prévues par la loi.
En contrepartie, les copropriétaires doivent informer le syndic de tout changement concernant leur situation personnelle et s'assurer qu'ils disposent des informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées lors des assemblées générales. En faisant cela, les copropriétaires contribuent au bon fonctionnement et à la bonne gestion de leur copropriété.
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