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Les 20 documents de l’extranet copropriété

La loi ALUR avait introduit en 2014 pour les syndics professionnels la création d’un extranet de la copropriété afin d’y archiver l’ensemble des documents relatifs à la gestion et l’administration de l’immeuble. Mais il aura fallu attendre un décret du 23 mai 2019 – plus de cinq ans – pour connaître enfin la liste minimale de ces éléments devant être mis à disposition des copropriétaires et du conseil syndical ! Voici dans le détail ce à quoi correspond chacun de ces documents.

syndic one

Les documents accessibles à tous les copropriétaires

1. Le règlement de copropriété : c’est le document fondateur de l’immeuble, établi dès la création de la copropriété. Il indique noir sur blanc les droits et obligations de chaque copropriétaire, ainsi que les règles de fonctionnement de l’immeuble. Destination des parties privatives, conditions d’utilisation des parties communes, répartition des charges et calcul des quotes-parts… Le règlement de copropriété est un document de référence dont le syndic doit assurer le respect auprès des occupants de l’immeuble. Il est possible de le modifier en assemblée générale.

2. L’état descriptif de division (et les actes les modifiant) : c’est un document technique obligatoire sur lequel repose la division d’un immeuble en lots. Réalisé par un géomètre, cet état descriptif de division s’appuie sur un plan des parties communes et des parties privatives et attribue un numéro à chaque lot à la création de la copropriété. Annexé le plus souvent au règlement de copropriété, il apporte des informations à la fois sur la situation de l’immeuble et de chaque lot.

3. La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic : cette obligation incombe tous les ans au syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965. La fiche synthétique de la copropriété est en quelque sorte sa carte d’identité, mais elle doit aussi informe sur son fonctionnement et sur l’état de l’immeuble, à partir de données techniques, juridiques ou encore financières. L’absence de fiche synthétique à jour peut être un motif de révocation du syndic de la copropriété.

4. Le carnet d’entretien de l’immeuble : tenu et mis à jour par le syndic, ce document doit compiler l’ensemble des éléments techniques relatifs aux travaux et à la maintenance concernant l’immeuble. Doivent notamment être mentionnés les références des contrats d’assurance – en incluant l’assurance dommages ouvrages – et d’entretien et maintenance des équipements communs, avec leurs dates d’échéance. Les travaux importants ainsi que l’année de réalisation et les entreprises qui les ont exécutés sont également requis par le carnet d’entretien, tout comme les travaux jugés nécessaires à mener et l’échéancier qui s’y rapporte.

5. Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité : un diagnostic de performance énergétique dans les copropriétés de moins de 50 lots ou un audit énergétique au-delà est obligatoire dès lors qu’un immeuble est équipé d’une installation collective de chauffage ou de refroidissement. Par ailleurs, les bâtiments faisant l’objet d’une procédure pour insalubrité et ceux de plus de 10 ans au moment de leur mise en copropriété doivent réaliser un diagnostic technique global. Le dossier technique amiante (DTA) est obligatoire pour les immeubles construits avant le 1er juillet 1997, le constat de risque d’exposition au plomb pour ceux construits avant le 1er janvier 1949.

6. Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité : Le syndicat des copropriétaires peut être tenu par le règlement de la copropriété de souscrire une assurance contre les risques de dommages à l’immeuble et les risques de responsabilité civile. Il peut aussi souscrire une garantie de protection juridique. Dans ces contrats, il doit être mentionné que l’assurance ne se retournera pas contre un copropriétaire ou un occupant responsable ou contre le syndic.

7. L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires : Il s’agit des marchés de travaux signés par le syndic à la suite d’une résolution de l’assemblée générale des copropriétaires. Tous les travaux impactant les parties communes nécessitent en effet l’autorisation de l’AG de copro, qu’ils soient destinés à la conservation et d’entretien de l’immeuble ou à sa mise aux normes. Seuls les travaux urgents ne nécessitent pas de vote en assemblée générale avant de les engager, mais ils doivent être ensuite entérinés par les copropriétaires.

8. Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours : La présence d’un chauffage collectif, d’un ascenseur, de portes et portails automatiques ou encore d’extincteurs nécessitent obligatoirement des contrats d’entretien et de maintenance. Les autres sont facultatifs, mais la copropriété peut décider en assemblée générale de contractualiser avec des prestataires pour le nettoyage des parties communes ou l’entretien de la VMC, des espaces verts, des claviers à code des compteurs d’eau ou même de la piscine.

9. Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales : Chaque AG de copro donne lieu à un compte rendu des décisions sous la forme d’un procès-verbal. Il est rédigé par le syndic de copropriété et signé par le président de l’assemblée générale, le secrétaire et les scrutateurs. Sa notification aux copropriétaires dans le mois qui suit ouvre un délai de deux mois après réception durant lequel ces derniers pourront intenter un recours en contestation. Cette notification se fait par lettre recommandée avec accusé de réception pour les copropriétaires opposants ou défaillants. Les éventuels devis de travaux approuvés lors de ces trois dernières AG doivent également être archivés dans l’extranet de la copropriété.

10. Le contrat de syndic en cours : Il se compose de douze articles couvrant la durée du mandat, les conditions d’exécution de ses missions ou encore la rémunération du syndic. Il doit notamment inclure les prestations particulières en complément de la gestion courante. La rémunération se divise entre un forfait pour les prestations courantes et un montant supplémentaires pour ces prestations particulières. Le contrat type du syndic favorise sa mise en concurrence rendue obligatoire avec la loi ALUR dès lors qu’il existe un conseil syndical.

Les documents liés à chaque lot des copropriétaires

11. Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle : il s’agit du décompte des charges acquittées par le copropriétaire lors de l’exercice écoulé après la ratification de la gestion comptable du syndic. L’approbation des comptes les rend opposables aux copropriétaires, qui sont tenus de verser le montant équivalent à leur quote-part. Le

12. Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire : il s’agit des mêmes éléments chiffrés que ceux cités précédemment, mais concernant les deux exercices comptables précédents.

13. Le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle : cette somme, constituée de cotisations annuelles obligatoires en fonction des tantièmes détenus, vise à constituer une réserve financière introduite par la loi ALUR pour anticiper le financement de travaux. Elle n’est pas récupérable pour le copropriétaire lors de la vente de son lot de copropriété. Néanmoins, le fonds de travaux n’est pas obligatoire dans les petites copropriétés de moins de 10 lots qui ont voté contre son instauration en AG, ou celles dont le DTG n’esquisse aucuns travaux pour les dix années à venir.

14. Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années : il s’agit des provisions sur charges, au nombre de quatre sur un exercice comptable d’une copropriété, afin de débloquer les sommes utiles au fonctionnement de l’immeuble et précisées dans le budget prévisionnel. Toutefois, il existe aussi des appels de fonds pour couvrir des dépenses exceptionnelles, ne figurant pas dans le budget prévisionnel.

Les documents accessibles membres du conseil syndical

15. Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires : parmi les pièces comptables de l’immeuble, le syndic doit éditer deux balances générales des comptes, selon une nomenclature datant d’un arrêté de 2005 et selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Ces documents décrivent les variations du dernier exercice.

16. Le relevé général des charges et produits de l’exercice échu : ce document comptable détaille les dépenses et les rentrées d’argent de la copropriété.

17. Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires : la loi ALUR a imposé aux syndics de copropriété l’ouverture d’un compte bancaire pour chaque immeuble qu’ils gèrent. La pratique voulait en effet qu’ils réunissent sur un même compte les fonds des différentes copropriétés pour lesquelles ils avaient mandat. Néanmoins, les copropriétés de moins de 15 lots peuvent dispenser leur syndic de cette obligation par un vote en assemblée générale.

18. Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré : hormis pour le recouvrement de créance et d’autres exceptions légales comme les mesures conservatoires, le syndic de copropriété doit solliciter une résolution en AG pour pouvoir agir en justice au nom du syndicat des copropriétaires. Il peut entreprendre des actions auprès du tribunal de grande instance du lieu de situation de l’immeuble, pour demander réparation d’un dommage ou l’exécution des dispositions du règlement de copropriété par exemple.

19. La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic : cela peut s’avérer utile lorsque le syndicat des copropriétaires souhaite communiquer directement sans passer par le syndic, notamment lorsqu’il existe des tensions avec ce dernier. Le syndic doit tenir à sa disposition cette liste en application de l’article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.

20. La carte professionnelle du syndic, l’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et l’attestation de garantie financière du syndic en cours de validité : ce sont les documents obligatoires pour les syndics professionnels comme mentionné à l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970. En revanche, un syndic bénévole n’est pas soumis à cette obligation.

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