Comment immatriculer une copropriété ?

Vous êtes représentant légal d’une copropriété ? Syndic professionnel, bénévole, administrateur provisoire ou notaire ? Vous devez procéder à l’immatriculation de la copropriété dont vous avez la charge au registre national des syndicats de copropriétés avant la fin 2018. C’est une obligation légale depuis la loi Alur du 24 mars 2014 (décret n° 2016-1167 du 26 août 2016 relatif au registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires). Ce registre vise à recenser toutes les copropriétés à usage d’habitat. Cette procédure est désormais entièrement dématérialisée. Comment procéder ? Suivez le guide.

Pourquoi rendre obligatoire l’immatriculation des copropriétés ?

Le ministère du Logement avait justifié la nécessité d’immatriculer les copropriétés pour améliorer leur gestion. « Le parc des copropriétés représente environ 8 millions de logements en France. Pourtant, il reste peu connu, que ce soit des potentiels acheteurs, des pouvoirs publics, des syndics voire des copropriétaires eux-mêmes », avait expliqué l’État au moment de l’adoption de la loi Alur en 2014, avant d’expliciter son rôle : « Améliorer cette connaissance et lutter contre les fragilités - dégradation du bâti, forte consommation énergétique, difficultés financières et sociales. » A terme, ce sont autant de données statistiques qui seront accessibles au plus grand nombre.

Qui est chargé d’immatriculer la copropriété ?

La personne chargée des formalités d’immatriculation varie en fonction de la date de création de la copropriété :

• Pour les copropriétés créées avant le 31 décembre 2016 : c’est aux syndics de copropriété – professionnels, bénévoles et/ou coopératifs – et aux administrateurs provisoires de s’en charger.
• Pour les copropriétés postérieures à cette date, la tâche revient aux notaires. « L’immatriculation est effectuée par le notaire en charge de publier au fichier immobilier et au livre foncier le règlement de copropriété et l’état descriptif de division» ( 711-6 du code de la construction et de l’habitation).
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Comment syndic one immatricule votre copropriété ?

La procédure d’immatriculation est précisée dans le décret n°2016-1167 du 26 août 2016.

• Création d’un compte : la première chose à faire pour immatriculer pour la première fois une copropriété existante, c’est de vous connecter au registre des copropriétés en ligne. Si vous êtes notaire, vous pouvez passer par un site dédié. «Avant toute démarche, il est nécessaire de créer un compte de télédéclarant sur le site du registre», précise celui-ci. Ensuite, deux modalités de télédéclaration sont possibles :
• Vous pouvez effectuer une saisie manuelle : vous vous connectez à votre espace personnel, vous sélectionnez « immatriculer une copropriété » sur votre page d’accueil ou dans la barre de menu.
• Vous avez également la possibilité d’utiliser votre logiciel de gestion, s’il a fait l’objet d’une évolution par votre éditeur de logiciel. Autrement dit, si votre logiciel a été mis à jour pour rendre la connexion possible au registre des copropriétés.
• Constituer le dossier d’immatriculation : une fois votre compte activé, vous pouvez préparer le dossier d’immatriculation. Il s’agit de trois documents :
• le règlement de copropriété ;
• le procès-verbal de l’assemblée général ou le contrat de syndic qui identifie clairement le représentant légal de la copropriété ;
• l’arrêt des comptes.
• Les informations à donner : vous devrez également renseigner les informations demandées sur la copropriété :
• le nombre lots ;
• leur location ;
• l’ancienneté ;
• les caractéristiques techniques ;
• le régime juridique ;
• l’adresse ;
• la date de création ;
• le statut du syndic ;
• les finances ;
• l’étiquette énergétique ;
• le nombre d’ascenseurs ;
• le type de chauffage ;
• les arrêtés de travaux sur les parties communes ;
• les difficultés financières justifiant la nomination d’un mandataire ad hoc ou d’un administrateur judiciaire ;
• la carence de syndic ;
• un document justifiant du statut du représentant légal (PV d’AG, contrat de syndic, PV du conseil syndical, par exemple) ;

Le cas particulier d’un immeuble mis en copropriété

Pour l’immatriculation initiale d’un immeuble mis en copropriété, c’est impérativement le notaire qui doit s’en charger. ll doit reporter les données d’identification du syndicat de copropriétaires (nom, adresse, date de création du syndicat des copropriétaires, nombre et nature des lots de la copropriété, nom du syndic, etc.) sur le registre national. Si possible, il doit également reporter :

• Les données financières (exercice comptable, montant du budget prévisionnel, provisions pour travaux, dettes du syndicat à l’égard des fournisseurs et impayés, etc.) ;
• Les données sur le bâti (nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, nombre d’ascenseurs, période de construction nature du chauffage de l’immeuble, etc.).

Ces démarches doivent être accomplies en même temps que les formalités de publication du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division identifiant chaque lot de copropriété.

A noter : dans le cas d’une vente de lots de copropriété, le notaire effectue l’immatriculation d’office au moment de la vente de lots.

Immatriculer sa copropriété, et après ?

Le dossier constitué doit être mis à jour chaque année, au plus tard deux mois après la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’année précédente sont approuvés. D’autres informations peuvent être actualisées à cette occasion : étiquette énergétique, finances, etc.

L’immatriculation s’achève par la communication d’un numéro par copropriété (attribué au syndicat de copropriété). Ce numéro devra être mentionné lors de toute demande de subventions publiques ou de la vente d’un lot dans la copropriété.