Syndic One, le premier syndic professionnel collaboratif en ligne

Elle est connectée, votre copropriété ? À l’heure du tout numérique, la copropriété n’échappe aux attentes de plus en plus exigeantes des occupants en termes d’accès à internet et de services en ligne. La loi ALUR a imposé l’archivage numérique, mais l’arrivée des syndics en ligne joue également un rôle dans la dématérialisation de la gestion de l’immeuble, tandis que la fibre et la domotique contribuent à changer les habitudes à l’intérieur des logements.

L’extranet copropriétaire, une obligation depuis la loi ALUR
Votée en mars 2014, la loi ALUR a apporté son lot de bouleversements dans la vie des copropriétés, et parmi eux l’obligation pour les syndics de mettre en place d’un espace privé et sécurisé sur internet, afin d’y conserver les documents liés à la gestion de l’immeuble. Cet extranet copropriétaire est obligatoire depuis le 1er janvier 2015, via le nouvel article 18 (alinéa 10) de la loi du 10 juillet 1965 amendée par la la loi ALUR. C’est un lieu d’archivage numérique et une nouvelle responsabilité pour le syndic de copropriété, qui doit y indexer les archives courantes et dormantes sans que cela ne représente une prestation complémentaire, car il s’agit d’une tâche de gestion courante, qui figure dans le forfait annuel. Dans la philosophie de la loi pour l’accès au logement et un urbanisme rénové portée par l’ancienne ministre Cécile Duflot, cet extranet de la copropriété répond à un impératif à la fois de transparence et d’accessibilité. L’article 205 de la loi Elan du 23 novembre 2018 a indiqué qu’un décret viendra compléter la loi ALUR en listant clairement la liste des documents à mettre en ligne, mais il doit idéalement regrouper en un seul endroit :
• le règlement de copropriété et la fiche synthétique d’information de la copropriété ;
• les convocations et procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires ;
• les documents comptables, juridiques et techniques de l’immeuble ;
• un annuaire des prestataires et entreprises de travaux de l’immeuble.
La loi ALUR indique que cet espace numérique doit assurer un accès en ligne sécurisé, ce qui implique la création d’identifiants et de mots de passe pour l’ensemble des copropriétaires. Par ailleurs, les copropriétaires doivent veiller à ce que leurs données personnelles ne puissent pas être utilisées à des fins commerciales. Une solution de paiement en ligne est un plus pour s’acquitter des charges, tandis qu’un service de messagerie peut permettre aux copropriétaires de communiquer sur cet espace en ligne.
Concrètement, l’extranet copropriétaire se divise en trois interfaces afin de proposer un accès différencié :
• au syndic ;
• au conseil syndical ;
• aux copropriétaires.
Le syndic peut héberger lui-même l’extranet de la copropriété, ou choisir un prestataire externe. Dans tous les cas, l’assemblée générale des copropriétaires peut s’opposer à la mise en place de cet espace numérique, tandis qu’un syndic bénévole est dispensé de cette obligation.

Le syndic en ligne, la copropriété 2.0
La dématérialisation de l’immeuble, c’est au cœur de la promesse des syndics en ligne, qui se développent depuis plusieurs années pour offrir une alternative aux copropriétaires entre le syndic bénévole et le syndic de copropriété traditionnel. Un compromis entre ces deux solutions qui possèdent chacune leurs inconvénients :
• Le syndic bénévole requiert un fort investissement de la part d’un copropriétaire qui ne possède pas forcément toutes les compétences requises pour gérer un immeuble. À cela s’ajoute la difficulté de dégager du temps pour assumer les missions de syndic, qui demandent le respect d’un lourd formalisme…
• Le syndic traditionnel se concentre en priorité sur les copropriétés de taille importante, nettement plus rentables que les petits immeubles de trente logements ou moins notamment. Ces petites copropriétés peinent parfois à trouver un syndic professionnel, ou font l’objet d’un intérêt moindre… Sans compter un coût plus élevé proportionnellement à une grande copropriété.
Le syndic en ligne s’adresse donc tout particulièrement aux petites copropriétés et répond à une double problématique : un coût moindre et la possibilité pour chaque copropriétaire de peser davantage dans les orientations de son immeuble. On parle en effet de syndic low cost en raison d’honoraires nettement plus abordables, mais un syndic en ligne utilise avant tout le digital pour faciliter la gestion de la copropriété. Les échanges sont dématérialisés avec un référent au sein de la structure, qui peut par exemple participer aux assemblées générales en visioconférence. Le syndic en ligne assume par ailleurs de nombreuses tâches comptables et administratives à distance. Il s’appuie en revanche sur le ou les copropriétaires qui souhaite(nt) s’investir dans le pilotage de leur immeuble dispose(nt), par exemple pour gérer un sinistre ou piloter des travaux. Outre cet accompagnement, le syndic en ligne propose des outils en ligne complets , là où les syndics traditionnels assurent généralement le service minimum sous la contrainte de la loi ALUR.

La fibre optique, déjà incontournable
C’est de plus en plus un critère de choix pour les locataires ou les candidats à l’achat d’un bien immobilier au moment de visiter un logement : l’accès à la fibre, la technologie la plus puissante pour se connecter à internet. Un impératif pour une majorité de freelances travaillant de leur domicile et étant amené à télécharger ou transmettre des données en quantité. Un confort pour les familles où chacun possède désormais son écran : le père devant un programme en replay sur sa tablette, la mère en appel vidéo sur son smartphone, le fils en pleine session de jeux en ligne sur sa console dernière génération et la fille en train de regarder le dernier épisode de sa série sur Netflix… Cela en fait des besoins en bande passante !
Là où l’ADSL cale pour satisfaire tout le monde, la fibre optique tient la cadence sans difficulté. Pourquoi ? Car sa technologie est plus performante. Les données sont transportées via la lumière, qui circule dans des fils de verre ou de plastique d’une incroyable finesse au sein de câbles qui forment un nouveau réseau depuis plusieurs années, raison pour laquelle on parle de déploiement de la fibre. Le débit est d’au moins 300 Mbits/s avec la fibre, contre 1 à 15 Mbits/s avec l’ADSL et ses fils de cuivre. La durée de téléchargement est divisée par quatre ! Et le signal est beaucoup plus stable.
Raccorder un immeuble au réseau de fibre optique est donc une réelle opportunité, à la fois pour améliorer le confort numérique et pour valoriser les biens qu’il abrite. C’est d’ailleurs une obligation pour les immeubles neufs dont le permis de construire a été délivré depuis 2010 ! La loi Macron du 1er juillet 2016 a étendu cette obligation aux immeubles anciens dont les travaux nécessitent un permis de construire.
La décision de fibrer un immeuble se prend collectivement, en assemblée générale des copropriétaires. C’est à ces derniers de faire la démarche d’inscrire le fibrage de l’immeuble à l’ordre du jour, en s’appuyant sur les propositions de plusieurs opérateurs. Même un locataire peut l’exiger de son propriétaire bailleur ! En cas de vote favorable, une convention est signée avec l’opérateur et les travaux sont effectués sans que cela ne coûte un centime à la copropriété.
À savoir : tout occupant d’un logement en copropriété peut choisir librement son fournisseur d’accès à internet, il n’a aucune obligation à privilégier l’opérateur qui a effectué le fibrage de l’immeuble.

La domotique, l’aboutissement d’une copropriété connectée
Eclairage, chauffage, volets roulants, vidéosurveillance ou encore ambiance musicale : la domotique révolutionne l’habitat et fait peu à peu son entrée dans les maisons individuelles comme dans les appartements en copropriété. Elle répond à deux attentes : le confort et la sécurité. C’est par ce second point qu’elle s’est d’abord fait connaître, via la vidéosurveillance pour réduire les risques d’intrusion. La domotique permet notamment de visionner à distance les images captées en temps réel par les caméras de surveillance positionnées dans son domicile, ou d’être notifié par email ou SMS en cas d’alerte. Côté confort, la liste des applications possibles n’a pas de limite. À mesure que les objets connectés envahissent les intérieurs, et que la fiabilité et la performance des connexions s’améliorent grâce notamment à la fibre, les logements deviennent « smart » : on peut y contrôler les ampoules de toutes ses pièces depuis son smartphone, contrôler l’ouverture de ses volets, le niveau de la température ou le déclenchement de sa playlist sans bouger de son canapé. Il est même possible de paramétrer des scénarios en fonction de l’heure de la journée, ou de simuler sa présence à son domicile depuis son lieu de vacances.
Et quid des « smart building » ? Les immeubles intelligents peuvent mieux contrôler les accès, réduire les consommations d’énergie dans les parties communes ou encore améliorer la répartition des frais de chauffage entre occupants. La domotique dans la copropriété permet aussi d’envisager des offres servicielles aux habitants, comme une conciergerie numérique, le partage de salles communes ou encore la création de lien social entre habitants via la création d’évènements ou la publication de petites annonces. Des écrans pour rapprocher les gens, voilà aussi l’équation de la domotique dans la copropriété !

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