Les 9 éléments qui composent le contrat type de syndic

Les contrats des syndics de copropriétés sont encadrés par la loi ALUR du 24 mars 2014. Tous ceux conclus depuis le 1er juillet 2015 listent donc d’une manière non limitative tout ce qui est inclus dans le forfait ainsi que la durée du mandat et la rémunération du syndic. L’objectif est d’obtenir une meilleure visibilité sur les pratiques des professionnels au moment de leur mise en concurrence.

1. La garantie professionnelle

Dans son article 1, le contrat type invite le syndicat des copropriétaires à vérifier si le syndic détient bien une carte professionnelle en cours de validité, s’il est assuré à ce titre et s’il possède une garantie financière. Même si la forme du contrat est modifiée, il est important de rechercher cette information pour s’assurer de sa fiabilité.

2. La durée du contrat

La durée est fixée entre 1 et 3 ans. Le conseil syndical est tenu de le mettre en concurrence avant la réunion de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Le syndic en cours de mandat a donc l’obligation d’inscrire à l’ordre du jour l’examen de tous les contrats de syndic retenus. L’assemblée générale procédera au choix du nouveau syndic au cours de cette même assemblée ou au renouvellement de celui-ci.
Le contrat type prévoit de la même manière les modalités de la révocation éventuelle du syndic. Celle-ci sera votée à la majorité des voix de tous les propriétaires (art. 25 de la loi du 10 juillet 1965). Elle doit toutefois être décidée sur un motif légitime.
Enfin, la démission est également encadrée. Le syndic peut ainsi mettre fin à ses fonctions à condition de prévenir le président du conseil syndical trois mois à l’avance par courrier recommandé avec accusé de réception, à défaut chaque copropriétaire.

3. La fiche synthétique de la copropriété

Instaurée par la loi ALUR, cette fiche résume les caractéristiques financières et techniques de l’immeuble. Elle est extraite du registre des copropriétés géré par l’Anah. Elle est obligatoire pour les copropriétés dénombrant plus de 100 lots, à l’instar de leur immatriculation.
Le syndic a donc pour mission de l’établir et de la mettre à la disposition des copropriétaires. Le contrat type précise d’ailleurs qu’il doit la communiquer dans les 15 jours à quiconque en fait la demande. À défaut, il est passible de pénalités, dont le montant est négocié dans le contrat. Elles seront déduites de sa rémunération lors du dernier appel de charges de l’exercice.
Bon à savoir : l’absence de fiche synthétique est un motif de révocation, hormis pour les immeubles dont la destination n’est pas l’habitation.

4. Le nombre de visites du syndic

Parmi les missions du syndic figurent des visites périodiques sur site. Le contrat type prévoit d’en fixer le nombre en fonction des besoins de la copropriété. Les visites seront ou non subordonnées à la rédaction d’un rapport en présence ou non du conseil syndical.
De la même manière, la plage horaire de l’assemblée générale des copropriétaires, sa durée et la présence du syndic ou de ses collaborateurs seront mentionnées.

5. L’organisation de réunions avec conseil syndical

Le contrat type du syndic propose également de planifier des réunions et leur plage horaire avec le conseil syndical. Elles sont obligatoirement incluses dans le forfait même si elles restent optionnelles.

6. La rémunération forfaitaire annuelle

La rémunération forfaitaire établit la rémunération du syndic pour ses missions de base. En effectuant un calcul par lot, les copropriétaires pourront mieux comparer les tarifs proposés par la concurrence ainsi que son impact sur les charges payées par chacun d’eux. À noter que le coût peut varier selon le mode de répartition prévu au règlement de copropriété.
Les modalités de versement peuvent être fixées d’avance, à terme échu ou selon une périodicité à établir.
Ce forfait comprend :

• les visites dans la copropriété inhérentes à sa mission d’administration, de conservation, de garde et d’entretien de l’immeuble ;
• la liste de toutes les prestations figurant en annexe du contrat ;
• les frais de reprographie et les frais administratifs liés aux prestations fournies ;
• l’organisation de l’assemblée générale (seuls les frais postaux peuvent être facturés aux copropriétaires) ;
• la mise à disposition d’un extranet, obligation de la loi Allur, sauf si le syndicat des copropriétaires en dispense le syndic. Dans ce cas, sa rémunération sera diminuée.

Sont exclus de facturations supplémentaires les formalités de déclaration de sinistres dans les parties communes ou dans les parties privatives si le sinistre a pour origine les parties communes. De même, la gestion des règlements aux bénéficiaires est incluse dans le forfait.
D’éventuelles prestations optionnelles peuvent également être incluses sur accord des parties comme par exemple la préparation, la convocation et la tenue d’assemblée générale autres que l'assemblée générale annuelle.
En revanche, en vertu de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic peut être dispensé de l’ouverture d’un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat. Il peut aussi sur autorisation confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat.

7. Les honoraires pour travaux et études techniques

Le syndic a le droit de facturer des honoraires pour certains travaux qui ne dépendent pas de l’entretien courant de l’immeuble voté par l’assemblée générale. La liste est fixée par l’article 44 du décret du 17 mars 1967. Il s’agit principalement :

• des travaux de conservation et les travaux sur les équipements communs autres que la maintenance ;
• les travaux d’amélioration (par exemple la création ou l’aménagement de locaux, l’affouillement du sol ou la surélévation de bâtiments) ;
• les études techniques.

Les forfaits sont donc interdits et le contrat ne peut pas prévoir des honoraires pour ces travaux. Ils seront votés en assemblée générale en même temps que les travaux concernés et selon les mêmes règles de majorité. De plus, ces honoraires doivent obligatoirement s’exprimer en pourcentage du montant des travaux HT (article 7.2.5 du contrat type). Ce pourcentage est négocié avec le syndicat des copropriétaires.

8. Les frais liés à l’immatriculation initiale du syndicat

La législation impose aux copropriétés leur immatriculation depuis 2016. L’objectif est de mieux connaître leur état afin de prévenir les éventuels dysfonctionnements qui pourraient s’y produire. C’est le syndic qui est chargé de cette mission et sa rémunération doit être fixée dans le contrat.

9. Les frais et honoraires imputables à un seul copropriétaire

Un copropriétaire peut être affecté financièrement par des frais inhérents à l’envoi d’une mise en demeure avec accusé de réception pour impayé, par une demande d’état daté, d’une copie du carnet d’entretien dans le cadre de la vente d’un lot ou par la réalisation des diagnostics techniques... C’est pourquoi le contrat type prévoit de négocier ces prestations. Notons que le tarif de l’état daté est fixé à 380€ par le décret du 21 février 2020.
Depuis la loi ALUR, le syndic ne peut ajouter, supprimer ou modifier les lignes du contrat. Si ces éléments sont des points de comparaison essentiels, d’autres critères doivent être pris en compte : la disponibilité du professionnel par exemple ou encore des coûts limités par les prestations d’un syndic en ligne.