Tout ce qu’il faut savoir sur la fiche synthétique de la copropriété

Parmi le formalisme de la gestion administrative d’un immeuble, la fiche synthétique de la copropriété constitue une étape incontournable. Ce document est en effet obligatoire, de même que sa mise à jour annuelle. Il contient des informations essentielles sur le fonctionnement de la copropriété.

C’est quoi la fiche synthétique de la copropriété ?

C’est un document informatif regroupant l’ensemble des données relatives à une copropriété. Elle fournit aux copropriétaires toutes les informations essentielles en matières financières, techniques et juridiques concernant le fonctionnement et l’état général de l’immeuble.

Sa mise à jour est annuelle et elle s’adresse à la fois aux copropriétaires actuels et aux candidats à l’achat de lot(s) dans l’immeuble, afin de disposer d’une vision précise et actualisée de la situation de la copropriété.

La fiche synthétique est-elle obligatoire ?

La création et la mise à jour annuelle de la fiche synthétique est obligatoire pour toutes les copropriétés à destination totale ou partielle d’habitation depuis 2019. C’est la loi ALUR de 2014 qui a acté le principe d’une fiche synthétique pour les copropriétés.

À partir de 2017, l’obligation est entrée en vigueur progressivement pour les immeubles de plus de 200 lots, puis pour ceux de plus de 50 lots. Les copropriétés ne comportant aucun logement ne sont en revanche pas concernées.

Quelles sanctions pour la copropriété en cas de défaut ?

Comme indiqué par le décret du 7 octobre 2020, le syndic peut se voir automatiquement infliger une pénalité financière en cas de retard de mise à disposition de la fiche synthétique auprès d’un copropriétaire, au-delà d’un délai d'un mois après sa demande.

Le montant de cette pénalité a été fixé par le décret à 15€ par jour de retard.

Quel est le contenu d’une fiche synthétique de copropriété ?

Le contenu de la fiche synthétique a d'abord été précisé dans le décret n°2016-1822 du 21 décembre 2016, qui a depuis été mis à jour par la loi habitat dégradé.

Il y'a plusieurs plusieurs éléments que la fiche synthétique de copropriété doit impérativement comprendre :

• L’identification du syndicat des copropriétaires (nom d’usage, adresse).
• Les adresses des bâtiments lorsqu’elles sont différentes de celle du syndicat des copropriétaires.
• Le numéro d’immatriculation de la copropriété, en précisant la date de la dernière mise à jour, ainsi que l’éventuel SIRET du syndicat.
• La date d’établissement du règlement de copropriété.
• L’identité du rédacteur de la fiche synthétique (syndic de copropriété ou administrateur provisoire).
• Le détail de l’organisation juridique de la copropriété (syndicat des copropriétaires principal ou secondaire).
• Le nombre total de lots qui compose la copropriété, et pour chacun son usage (habitation, commerce, bureau).
• Le nombre de bâtiments composant la copropriété, en précisant la période de construction pour chacun.
• Le détail des équipements de la copropriété (type de chauffage, nombre d’ascenseurs, etc.).
• Les dates de début et de fin de l’exercice comptable, ainsi que celle de l’approbation des comptes.
• Les montants des charges, des dettes fournisseurs, des impayés et du fonds de travaux.

Quel est le rôle du syndic de copropriété ?

Vous souhaitez savoir comment faire une fiche synthétique copropriété ? C'est le syndic qui est en charge de la création et de la mise à jour annuelle de la fiche synthétique pour les copropriétés existantes.

Pour les immeubles neufs, ce n'est pas le syndic mais le notaire qui est tenu de procéder à l'immatriculation de la copropriété.

C’est une mission essentielle, mentionnée de manière obligatoire dans le contrat de syndic et qui l’expose à une pénalité financière (par jour de retard) en cas de manquement.

La mise à jour du document nécessite de reporter les données financières dans les deux mois qui suivent l’assemblée générale annuelle des copropriétaires, c'est à dire l’AG lors de laquelle sont approuvés les comptes.

Par ailleurs, il revient au syndic de copropriété de mettre à disposition la fiche synthétique auprès des copropriétaires lorsqu’ils en effectuent la demande. En cas de retard, il peut se voir infliger une pénalité financière. La fiche synthétique fait partie de la liste des documents obligatoires à rendre accessible à l’ensemble des copropriétaires sur l’extranet de la copropriété.

Comment obtenir une copie de la fiche synthétique de la copropriété ?

Vous souhaitez savoir comment obtenir la fiche synthétique d'une copropriété ? Tout copropriétaire peut effectuer la demande au syndic de la copropriété de lui fournir une copie de la fiche synthétique.

Il n’existe aucune restriction à cette demande : la simple mise à disposition du document dans l’extranet de la copropriété n’exempte pas le syndic de devoir la transmettre par courrier, par mail ou en main propre à un copropriétaire qui en fait la demande. Il dispose d'un mois pour satisfaire cette demande.

La consultation de la fiche synthétique de la copropriété peut par exemple être motivée par l’envie de mieux connaître les informations financières, techniques et juridiques de l’immeuble.

L’autre raison de solliciter le syndic pour disposer d’une copie du document est liée à la vente d’un bien dans la copropriété : la fiche synthétique de copropriété fait partie de la liste des informations et documents à fournir impérativement lors de la vente d'un lot en copropriété.