Loi Elan : quels documents sur l’extranet ?

La loi Elan du 23 novembre 2018, devait préciser et simplifier les différentes démarches et de façon générale le droit de copropriété. Ceux touchant aux dispositions des assemblées générales ou encore au pouvoir du conseil syndical ont fait l’objet de deux décrets publiés en mai dernier, et ils apportent des réponses attendues ! Notamment concernant la liste des documents qui doivent impérativement figurer sur l’extranet de la copropriété, point sur lequel la loi Alur était restée relativement floue...

Quelles nouveautés apporte la loi Elan pour les copropriétés ?

La loi Elan, pour Evolution du logement, de l’aménagement et du numérique, introduit toute une série d’améliorations et de changements concernant les copropriétaires, dans le but d’apporter une simplification du droit de copropriété. S’il reste encore un bon nombre de mesures à faire valider d’ici la fin de l’année 2020, déjà plusieurs dispositions sont actées et applicables pour les copropriétés. Ces dispositions concernent par exemple le conseil syndical, qui dispose désormais d’un pouvoir de contrainte vis-à-vis du syndic, notamment pour la question de la transmission de pièces et de documents. Des modifications sont également apportées en ce qui concerne le vote et la participation aux assemblées générales, et notamment la possibilité pour un copropriétaire de participer via visioconférence. L’une des principales avancées de la loi Elan, dont les contours sont déjà précisés, a trait à l’extranet de la copropriété, qui définit précisément une liste de documents obligatoires, à appliquer à partir de l’été 2020. Cette nouveauté vise principalement à redonner une uniformité à l’extranet, dont la mise en application peut être assez variable d’une copropriété à l’autre.

Des changements pour améliorer l’extranet

L’extranet pour rappel, c’est une plateforme en ligne sécurisée, dont le but est de regrouper les documents importants relatifs à la copropriété de façon dématérialisée, afin de faciliter son accès à tous. Initiée par la loi Alur il y a plus de quatre ans, cette initiative offre un bilan cependant très mitigé jusqu’à présent, car selon les copropriétés les documents mis à disposition ne sont pas forcément clairs, ou certaines pièces sont manquantes. Alors que l’objectif premier de l’extranet est d’offrir une facilité pratique et une meilleure transparence, son but n’est pas atteint en raison d’un manque de clarté et d’obligations.

Face à un besoin de changement et d’amélioration de l’extranet, la loi Elan propose une simplification et une unification en introduisant une obligation d’y déposer une liste précise de documents. Deux décrets datant du 23 mai dernier viennent ainsi de préciser cette liste minimale de documents obligatoires qui doivent y figurer, à compter du 1er juillet 2020.

Quelle est la liste de documents qui doivent figurer sur l’extranet ?

Ces deux décrets du 23 mai précisent la liste des documents, en les séparant en différentes catégories distinctes, la première concernant les pièces qui sont à disposition de l’ensemble des copropriétaires. Cette première liste minimale concerne les documents relatifs à la gestion de l’immeuble et regroupe :

• le règlement de copropriété, avec l’état descriptif de division et les éventuels actes le modifiant ;
• le carnet d’entretien de l’immeuble ;
• les diagnostics techniques liés aux parties communes ;
• la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ;
• les contrats d’assurance de l’immeuble en cours de validité.

De plus, les documents à disposition de tous les copropriétaires situés sur l’extranet doivent aussi comprendre :

• l’ensemble des contrats et des marchés en cours ;
• le contrat de syndic en cours ;
• les contrats d’entretien et de maintenance en cours ;
• les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales.

Des documents spécifiques à chaque copropriétaire

Cette première partie des documents est accessible à tous les copropriétaires, mais une deuxième partie de l’extranet concerne les pièces seulement accessibles à un copropriétaire et concernant son lot spécifiquement. Ici, les documents à faire figurer sont :

• le compte individuel du copropriétaire arrêté après l’approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale ;
• le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget des deux derniers exercices et qui ont été payées par ce copropriétaire ;
• le montant de la part du fonds de travaux le cas échéant ;
• les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

Une partie « conseil syndical » dans l’extranet de la copropriété

Enfin, une troisième partie de l’extranet ne concerne pas directement les copropriétaires, mais le conseil syndical. Cette partie doit contenir :

• les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et le relevé général des charges ;
• les assignations en justice délivrées au nom du syndicat relatives aux procédures judiciaires en cours ;
• la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic, ainsi que la carte professionnelle du syndic, avec son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et son attestation de garantie financière.

Le cas échéant, le conseil syndical devra aussi veiller à ce que les relevés périodiques des comptes séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires figurent dans cette partie dédiée de l’extranet.

L’obligation de faire figurer toutes ces informations dans l’extranet, selon les différentes catégories, sera effective à partir du 1er juillet 2020, au risque de subir des pénalités, même si la loi ne prévoit pas expressément de sanctionner cette obligation.