7 choses à savoir sur l’appel de fonds copropriété

Après le vote du budget prévisionnel lors de l’assemblée générale annuelle des copropriétaires, le syndic doit procéder à la collecte de la somme tout au long de l’exercice. Il utilise pour cela l’appel de fonds, mais il peut aussi s’appuyer sur ce processus pour faire face à des dépenses imprévues. Explications.

1. Le paiement cadencé des charges de copropriété

L’appel de fonds permet de déclencher le versement des charges courantes pour les copropriétaires tout au long de l’année, afin de couvrir les dépenses de l’immeuble. Il est généralement adressé tous les trois mois pour débloquer les sommes inscrites au budget prévisionnel et réglées par chaque copropriétaire selon les tantièmes qu’il détient. Elles sont encaissées sur le compte bancaire de la copropriété et servent à régler les frais administratifs, ainsi que les fournisseurs et prestataires de l’immeuble. Le montant doit être le même à chaque appel de fonds d’un même exercice comptable.

2. L’AG de copropriété peut changer la fréquence des appels de fonds

Dans la pratique, la majorité des copropriétés repose sur un rythme trimestriel pour la collecte des charges de copropriété. Ainsi, un appel de fonds est adressé tous les trois mois en divisant la somme totale demandée à chaque copropriété par quatre. Mais l’assemblée générale des copropriétaires peut aussi choisir de modifier cette périodicité et d’opter pour un appel de fonds mensuel, semestriel ou même annuel.

3. Un appel de fonds spécifique pour les charges exceptionnelles

Lorsque la copropriété doit faire face à des dépenses non prévues dans le budget prévisionnel, comme dans le cas de travaux urgents visant à mettre en sécurité les occupants de l’immeuble, le syndic peut procéder à un appel de fonds exceptionnel en amont de l’assemblée générale extraordinaire. Le montant appelé par le syndic ne peut toutefois pas dépasser le tiers du montant des devis pour les travaux en question. Néanmoins, le syndic peut aussi piocher en pareille situation dans le fonds travaux de la copropriété, ce qui rend ce type d’appel de charges relativement rare.

4. L’appel de fonds peut être dématérialisé

L’appel de fonds se présente traditionnellement sous la forme d’un courrier, adressé par le syndic via une lettre simple à chaque copropriétaire et généralement adressé 15 jours avant la date d’exigibilité, au premier jour du du trimestre. Mais le syndic peut privilégier l’envoi dématérialisé de l’appel de fonds. Pour cela, pas besoin d’un vote en assemblée générale, mais de l’autorisation préalable de chaque copropriétaire. L’envoi de l’appel de fonds s’effectuera alors par email. Cela permet au syndic de réduire ses frais d’affranchissement et d’impression, ce qui conduit à une baisse des charges de copropriété.

5. Le copropriétaire peut choisir son mode de paiement

Le syndic ne peut pas imposer un mode de règlement des charges de copropriété dans son appel de fonds. C’est au copropriétaire de choisir s’il souhaite effectuer le paiement par virement, par prélèvement automatique, par chèque ou même par espèce dans la limite de 1000 euros. Certains syndics proposent également le paiement en ligne sur un espace sécurisé.

6. L’appel de fonds ne s’adresse jamais directement au locataire occupant

Lorsque le logement est occupé par un locataire, c’est au copropriétaire bailleur d’effectuer le paiement des charges de copropriété mentionnées dans l’appel de fonds qui lui est adressé. Il peut toutefois récupérer un certain montant – les charges récupérables – auprès de son locataire. En cas de vente du logement, le copropriétaire vendeur doit quant à lui régler les charges jusqu’à la signature définitive.

7. Un impayé de charges peut avoir de lourdes conséquences

Le syndic de copropriété ne se contente pas d’adresser un appel de fonds ; il peut être amené à engager une démarche de recouvrement en cas d’impayé. D’abord par la voie d’une négociation à l’amiable, via par exemple un échelonnement de la somme lorsque le copropriétaire rencontre des problèmes financiers. Le syndic peut aussi adresser une mise en demeure puis saisir le tribunal après 30 jours en cas de non-paiement. Dans ce cas, le copropriétaire mauvais payeur peut se voir exiger le paiement des charges antérieures et des appels de fonds à venir jusqu’à la fin de l’exercice comptable en cours.