5 conseils pour réussir la mise en concurrence des fournisseurs en copropriété

Dans sa mission d’assurer l’entretien et la gestion de l’immeuble, le syndic de copropriété doit s’entourer des bons partenaires. C’est à l’assemblée générale des copropriétaires de valider les choix, mais c’est au syndic de veiller à leur mise en concurrence afin d’obtenir le meilleur service au meilleur prix.

Encadrée par la loi du 13 décembre 2000, l’obligation de mise en concurrence impose au syndic de présélectionner les différents fournisseurs et de les soumettre au vote de la copropriété lors de l’assemblée générale. Il doit ainsi se renseigner sur les différents contrats (relatifs au gaz, à l’électricité, à l’assurance, aux travaux de maintenance, de gardiennage et d’entretien des espaces verts) et de retenir ceux qui lui semblent les plus compétitifs. Pour y parvenir, il est essentiel de suivre plusieurs étapes afin de réussir la mise en concurrence des prestataires de l’immeuble.

1. Identifier les fournisseurs

Avant de procéder à la mise en concurrence, il est important de se servir des bons outils pour trouver les fournisseurs adaptés, qui répondront au mieux aux attentes de la copropriété. Il existe plusieurs méthodes pour choisir vos futurs prestataires. Le syndic peut consulter des annuaires professionnels, qui recensent les fournisseurs de services alentour et regroupent les avis d’autres consommateurs, ou consulter le site des Chambres de commerce et d’industrie. Il peut également faire appel à un courtier, qui l’aidera à trouver le meilleur fournisseur d’énergie, par exemple. Les salons professionnels peuvent aussi être un bon moyen pour se constituer un carnet d’adresses de prestataires et rencontrer votre interlocuteur – une étape cruciale pour la négociation. Et comme souvent, le bouche-à-oreille est également un moyen efficace d’obtenir des recommandations à proximité. Qui mieux que les copropriétaires connaît l’environnement dans lequel ils vivent ?

2. Demander plusieurs devis

Après avoir listé les différents fournisseurs sélectionnés, il est nécessaire de demander plusieurs devis. Mieux vaut mettre en concurrence trois prestataires similaires pour chaque type de prestations, afin de pouvoir comparer les prix et les services proposés de manière judicieuse et autour des mêmes demandes.

3. Lister les atouts de chaque prestataire

Pour mieux choisir le prestataire qui convient aux besoins et contraintes de la copropriété, il est important de garder en tête différents critères de sélection. Ils vous aideront à déterminer les avantages et les inconvénients des différents fournisseurs de services. Posez-vous plusieurs questions :

• Ce fournisseur de services a-t-il bonne réputation ? Vous trouverez la réponse à cette interrogation en consultant les avis vérifiés sur internet ou en demandant des recommandations aux personnes de l’entourage des copropriétaires par exemple.
• Où se situe-t-il ? Dans la mesure du possible, choisissez un fournisseur proche de votre immeuble, cela vous évitera des déconvenues. En outre, vous pourrez le joindre plus facilement et vous économiserez des frais de déplacement inutiles.
• Quelle est son expérience et sa fiabilité ? Pour les fournisseurs de services moins courants (relatifs au gardiennage, par exemple), tenez compte de la date de création de l’entreprise et demandez ses références.
• Quels sont les tarifs moyens pour ce type de service ? Renseignez-vous aussi sur les prix pratiqués dans le secteur. Comparez les offres de différents fournisseurs pour trouver celui qui vous proposera le meilleur rapport qualité-prix.

4. Ne pas lésiner sur la négociation

Une bonne démarche de prospection commerciale implique forcément une phase de négociation. Les fournisseurs d’énergie ou d’assurance les plus connus sur le marché disposent généralement d’une marge de manœuvre, alors n’hésitez pas à demander des rabais au nom de la copropriété. En comparant les prix pratiqués par la concurrence, vous aurez toutes les cartes en main et pourrez argumenter en faveur de l’immeuble. Aussi, profitez de la date anniversaire de l’abonnement de la copropriété auprès d’un prestataire pour renégocier les conditions de votre contrat, en particulier si vous prolongez votre durée d’engagement.

5. Trouver le meilleur rapport qualité-prix

Face à la grande diversité de fournisseurs de services, trouver celui qui correspond aux besoins de la copropriété, tout en respectant son budget, peut être un vrai casse-tête. Afin de trouver le prestataire idéal, ciblez correctement vos exigences et listez vos contraintes. Pour vous aider à faire votre choix, vous pouvez également consulter les guides d’achat disponibles en ligne, qui vous permettent de trouver le meilleur rapport qualité-prix. L’UFC Que Choisir a notamment mis en place sur son site web un comparateur des offres de gaz et d’électricité, qui met en parallèle plusieurs prestataires en fonction de votre profil de consommateur.

Et la mise en concurrence du syndic ?

L’obligation de mise en concurrence du syndic est encadrée par la loi pour l’accès au logement et un urbanisme rénové (ALUR) du 24 mars 2014. La récente réforme du droit de la copropriété, intervenue en juin 2020, a modifié la durée de validité de cette mise en concurrence : cette obligation n’intervient plus tous les trois ans, mais à chaque désignation d’un nouveau syndic. Dans le cas où le mandat du syndic porte sur une durée d’un an, il faudra donc que la copropriété vote tous les ans ou qu’elle vote une dispense à la majorité. Lorsque la copropriété souhaite changer de syndic, ou si le mandat de son syndic actuel arrive à échéance, le conseil syndical doit présenter les différents syndics proposés aux copropriétaires, par voie postale, en lettre recommandée avec accusé de réception, et ce, au minimum deux mois avant la tenue de l’assemblée générale. Pour que la mise en concurrence soit effective, elle doit inclure au minimum deux projets de syndics différents. À ces projets doivent également être jointe une fiche d’information concernant les tarifs et les prestations proposées. La copropriété votera pour le syndic choisi lors de l’assemblée générale. À noter, enfin : tout copropriétaire dispose aussi du droit de mettre le syndic en concurrence.