La convocation à l’assemblée générale est un moment important de la vie d’une copropriété : c’est elle qui détermine l’ordre du jour, ainsi que les modalités de tenue de la réunion. Il ne s’agit pas d’un document à prendre à la légère ! Un certain nombre de règles sont en vigueur pour convoquer une AG de copropriété en toute conformité.
Dans quels cas l’assemblée générale des copropriétaires doit-elle se réunir ?
L’assemblée générale des copropriétaires dite «ordinaire» doit obligatoirement se tenir au moins une fois par an, pour voter un certain nombre de résolutions liées à la gestion de l’immeuble, comme le vote de travaux ou l’élection du syndic. En dehors de cette réunion récurrente, des assemblées générales extraordinaires peuvent également avoir lieu, à l’occasion par exemple de travaux urgents, de sinistres ou de tout autre sujet pour lequel le syndic estime devoir consulter les copropriétaires. Dans tous les cas, les mêmes modalités de convocation s’appliquent pour une AG ordinaire ou extraordinaire.
Quels sont les délais de convocation de l’AG de copropriété ?
À la fin d’un exercice comptable, la convocation à la prochaine assemblée générale de copropriété doit avoir lieu dans un délai de 6 mois. L’article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 précise que cette convocation doit être transmise «au moins 21 jours avant la date de la réunion». Ce délai démarre le jour de la réception de la convocation en cas de remise en main propre contre signature ; et le lendemain de la date de premier passage du facteur en cas d’envoi par courrier recommandé.
Quelques exceptions à ce délai, puisqu’il passe à :
- 15 jours pour une AG se tenant suite à une catastrophe technologique ;
- 8 jours pour une AG de rattrapage.
Aucun délai légal n’est prévu pour une AG convoquée en urgence (bien que l’usage veuille de respecter une période de convocation raisonnable).
Qui effectue la convocation à l’assemblée générale ?
C’est le syndic de copropriété qui convoque l’assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire. Si l’AG ordinaire n’a pas été convoquée par le syndic dans les délais prévus, ou si les copropriétaires souhaitent évoquer un sujet en AG extraordinaire, le syndic peut être sommé de convoquer la réunion. Cette demande peut être soumise par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires, représentant au moins 25 % des voix de l’ensemble de la copropriété (sauf si le règlement de copropriété prévoit une part de voix moins importante).
Documents, informations : que doit contenir la convocation ?
La convocation à l’assemblée générale doit mentionner un certain nombre d’informations :
- lieu, date et heure de la réunion ;
- ordre du jour ;
- modalités de consultation des justificatifs de charges de copropriété.
En effet, ces derniers doivent être mis à la disposition des copropriétaires, soit au siège du syndic, soit aux bureaux prévus à cet effet, et pendant au moins un jour ouvré. Les copropriétaires peuvent également demander à en recevoir une copie, à leurs frais.
Au-delà de ces justificatifs, un certain nombre de documents doivent aussi être annexés à la convocation :
- formulaire de vote par correspondance ;
- documents informatifs liés aux résolutions à l’ordre du jour.
Comment est fixé l’ordre du jour de l’assemblée générale de la copropriété ?
C’est au syndic d’établir l’ordre du jour, généralement après consultation du conseil syndical. Ce dernier, de même que tout copropriétaire, peut soumettre au syndic une ou plusieurs questions à faire figurer à cet ordre du jour, par courrier recommandé avec accusé de réception. L’ordre du jour ne doit pas être pris à la légère : c’est lui qui fixe l’ensemble des résolutions soumises au vote au cours de l’assemblée générale des copropriétaires. Un sujet qui n’y figure pas pourra toutefois être discuté et débattu le jour de la réunion, mais il ne pourra en aucun cas être voté.
Comment est adressée la convocation aux copropriétaires ?
La convocation peut être adressée de trois manières :
- par lettre recommandée avec avis de réception ;
- en main propre contre récépissé ou émargement ;
- par voie électronique sous la forme d’une lettre recommandée électronique (LRE).
Dans ce dernier cas de figure, le copropriétaire reçoit une première notification l’informant qu’il va recevoir une lettre recommandée électronique, qu’il peut accepter ou décliner dans un délai de quinze jours. Une fois qu’il donne son accord, il reçoit ensuite le courrier sur son adresse électronique. Ce type de convocation est uniquement possible si le consentement écrit des copropriétaires a été reçu par le syndic au préalable : aucun copropriétaire n’est obligé d’accepter ce mode d’envoi.
AG à distance ou par consultation : comment fonctionne la convocation ?
L’assemblée générale ne se tient pas obligatoirement de façon physique ; en particulier depuis la pandémie de Covid, de nombreuses copropriétés ont opté pour une AG à distance, en visioconférence ou par consultation. Les règles de convocation sont alors identiques, mais la convocation doit préciser explicitement cette modalité de tenue de la réunion.
Par ailleurs, en cas d’AG dématérialisée, un mode de retransmission simultané doit être prévu, et toute interruption technique doit être consignée sur le procès-verbal. Un système de vote électronique sécurisé devra idéalement être proposé.
Quelles conséquences en cas de défaut dans la procédure de convocation à l’AG ?
La convocation doit répondre à l’ensemble des obligations susmentionnées, et son ordre du jour doit être exhaustif, car tout sujet n’y figurant pas ne pourra pas être voté le jour de la réunion. Si un ou plusieurs copropriétaires constatent un manquement dans la convocation, ou une résolution ayant été votée alors qu’elle ne figurait pas à l’ordre du jour, ils peuvent formuler un recours devant un tribunal compétent, qui peut prononcer l’invalidation des résolutions conflictuelles, voire de l’assemblée générale dans son ensemble.
Comment se faire représenter en cas de date d’assemblée générale incompatible ?
Un copropriétaire qui ne peut être présent le jour prévu de l’assemblée générale peut donner son mandat à un tiers, avec ou sans instructions de vote, en le stipulant par voie écrite au mandataire, qui devra remettre ce document au syndic le jour de l’assemblée. Ce mandataire peut être un membre du syndicat des copropriétaires ou non. En revanche, certains tiers ne peuvent recevoir de mandat ; le syndic ou son conjoint ; les ascendants et les descendants du syndic et ceux de son conjoint ; les préposés du syndic, ainsi que leur conjoint ; les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint.
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(1) Fonctionnalité réservée aux copropriétés de moins de 5 lots et/ou moins de 15.000€ de budget annuel, conformément à l’article 41-8 de la loi N°65-557 du 10 juillet 1965.