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Comptabilité de la copropriété : 7 choses à savoir sur les provisions sur charges

Que ce soit pour l’entretien des parties communes, la révision des équipements ou encore la gestion administrative de l’immeuble, chaque copropriété doit établir – et voter en assemblée générale – un budget prévisionnel. Correspondant à 25 % du budget prévisionnel, les provisions sur charges sont destinées à alimenter ce dernier (mais pas seulement). Chaque copropriétaire est redevable d’une partie de ces provisions dans des proportions différentes selon le nombre de parts qu’ils possèdent dans la copropriété, et elles sont révisées à la fin de chaque exercice comptable. On vous en dit plus sur les provisions sur charges !

1. L’étalement du paiement des charges de copropriété

Qu’il s’agisse des charges courantes ou des provisions sur charges, leur date d’exigibilité, ainsi que le délai de paiement accordé aux copropriétaires, est fixé en assemblée générale, et inscrit dans le règlement de la copropriété. Ce dernier doit être porté à la connaissance de tous par le syndic, qui doit également envoyer un appel de fonds par courrier aux copropriétaires à chaque échéance, en y mentionnant clairement le jour auquel les sommes sont dues. Par commodité, la plupart des copropriétés optent pour un versement le 1er jour de chaque trimestre.

2. Ne pas confondre provisions sur charges et avances

Le syndic peut demander aux copropriétaires le règlement d’une ou de plusieurs avances. Ces dernières constituent un emprunt de la part du syndic, qui déduira les avances perçues des charges de l’année suivante. De même, si elles concernent des travaux ou des opérations n’ayant pas encore été effectuées, les avances sont récupérables lorsqu’un copropriétaire vend un lot. À l’inverse, les provisions sur charges sont des sommes versées à titre « définitif », et ne seront restituées que si le solde est créditeur à la fin de l’exercice budgétaire. Un copropriétaire qui vend son lot ne peut donc pas réclamer de récupérer ses provisions sur charges.

Un homme se tenant la tête en lisant des papiers représentant un copropriétaire essayent de comprendre la différence entre provisions sur charges et avances de charges.

3. Un fractionnement trimestriel, semestriel ou annuel

La plupart des copropriétés optent pour un versement trimestriel des provisions sur charges. Toutefois, il n’y a aucune obligation en la matière, sinon celle que le fractionnement doit avoir été approuvé par les copropriétaires en assemblée générale. Il est donc tout à fait possible d’opter pour un versement semestriel ou encore mensuel. Le montant de chaque échéance est alors évidemment adapté en fonction de cette répartition : 1/2 par semestre, 1/4 par trimestre, 1/12 par mois.

4. Des provisions hors budget prévisionnel

Au-delà des charges courantes, le syndic peut demander des provisions sur charge à titre extraordinaire. C’est le cas pour tous les travaux qui ne relèvent pas du budget prévisionnel, comme les travaux de conservation et d’entretien de l’immeuble, ou les travaux lourds sur les équipements communs. C’est le cas aussi pour tous les travaux à caractère urgent, nécessitant une intervention rapide. Dans ce cas, ces dépenses et interventions exceptionnelles devront être portées à l’ordre du jour et régularisées à l’occasion de la prochaine assemblée générale. De plus, si le caractère urgent des travaux est remis en cause par certains copropriétaires, une action en justice pourra être réclamée afin de trancher.

5. Des conséquences en cas de retard de paiement des provisions

Si un copropriétaire ne règle pas ses provisions sur charge dans les délais prévus par le règlement de la copropriété, malgré une ou plusieurs relances, le syndic est en droit de le mettre en demeure de payer. Le copropriétaire dispose alors d’un délai de 30 jours pour régulariser sa situation, sans quoi il devient automatiquement redevable de la totalité des provisions de l’exercice budgétaire en cours. En effet, en refusant de payer, il met l’ensemble de la copropriété en préjudice financier. Si la situation perdure, le syndic peut agir en justice (sans avoir besoin de l’approbation des copropriétaires) en demandant une injonction de paiement. Les frais engagés pour le recouvrement des impayés seront alors à la charge du copropriétaire en défaut de paiement.

6. Une déduction possible des provisions pour les bailleurs

Le syndic réclame toujours les provisions pour charges aux copropriétaires, qu’ils occupent leur logement ou non. Il ne s’adresse donc jamais aux locataires. Toutefois, les copropriétaires bailleurs peuvent à leur tour imputer certaines de ces charges à leurs locataires. On parle alors de charges récupérables. La liste de ces dernières est définie par la loi (les autres demeurant dues par le seul copropriétaire). Celles-ci correspondent aux dépenses d’entretien et de réparation courants des parties communes, aux services bénéficiant directement au locataire (comme la sortie des poubelles, le ménage, etc.) et tout service d’entretien ou de réparation touchant le logement en lui-même.

7. La régularisation en fin d’exercice

À la fin de chaque exercice comptable, suite à l’assemblée générale annuelle, le syndic fait état des comptes de la copropriété. Il rapproche alors le montant total des dépenses et le montant total des provisions payées par les copropriétaires. En cas de solde créditeur, le trop-perçu est restitué aux copropriétaires ; inversement, un supplément de charges peut leur être demandé en cas de solde débiteur. Les copropriétaires bailleurs doivent informer leur locataire de cette régularisation, de même qu’ils doivent leur restituer les trop-perçus ou leur réclamer les sommes restant dues. Les provisions de l’année suivante sont généralement révisées à la hausse ou à la baisse suite à cette régularisation.

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