Changer de syndic c’est simple. Découvrez la démarche à suivre

1. Comment changer de syndic de copropriété en fin de mandat ?

Si vous souhaitez changer de syndic, contactez plusieurs entreprises (la loi ALUR impose désormais la mise en concurrence de plusieurs syndics avant sa désignation) et comparez leurs tarifs en fonction de leurs prestations.

Le changement de syndic est possible à l’échéance de son mandat. Il faut alors procéder à une mise en concurrence des syndics présents sur le marché et mettre la question du changement de syndic à l’ordre du jour de l’assemblée générale des copropriétaires au cours de laquelle ce changement doit être voté.

Si la question de la nomination d’un nouveau syndic n’y figure pas, il convient de demander son inscription à l’ordre du jour. D’autres projets de contrats de syndics peuvent être présentés. La demande doit être formulée au syndic par courrier recommandé avec avis de réception par un ou plusieurs copropriétaires ou par le conseil syndical. Cette notification peut être faite à tout moment avant l’envoi de la convocation à l’assemblée générale.

La convocation à l’assemblée générale et l’ordre du jour

Quelques semaines avant l’expiration du mandat du syndic, vous recevez un avis de convocation à l’assemblée générale. Vérifiez l’ordre du jour. Généralement, le syndic prévoit toujours son renouvellement mais jamais l’élection d’un nouveau syndic s’il n’est pas réélu.

Le jour de l’assemblée : pour obtenir son renouvellement, le syndic doit obtenir la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Si cette majorité n’est pas obtenue, un second vote peut intervenir sur le champ ou ultérieurement.

Lors du second vote, la majorité des voix des seuls copropriétaires présents ou représentés est suffisante (article 24 de la loi du 10 juillet 1965). Si cette dernière majorité n’est pas obtenue, le syndic n’est pas renouvelé dans ses fonctions. Mais comme vous avez tout prévu, il ne vous reste plus qu’à élire le nouveau syndic au cours de cette même assemblée.

2. Changer de syndic de copropriété suite à sa démission

Le syndic peut rompre son contrat au cours de son mandat. Il est nécessaire pourtant de respecter certaines règles pour ne pas porter préjudice au syndicat de copropriété.
Le syndic a le devoir d’aviser le président du conseil syndical qu’il a besoin de réunir l’assemblée générale afin de le mettre au courant de son intention de démissionner. L’assemblée générale sera alors sollicitée à trouver un nouveau syndic. Le démissionnaire devrait également respecter un certain délai avant que son désengagement prenne effet.
Une fois que ces deux points sont respectés, une convocation d’assemblée générale sera établie et vous pourrez procéder à l’élection d’un nouveau syndic.

3. Révoquer le syndic

La révocation ne peut intervenir qu’au cours d’une assemblée générale. Les copropriétaires peuvent soit attendre l’assemblée annuelle, soit demander à ce que soit tenue une assemblée extraordinaire. Demander à son syndic de convoquer une assemblée générale afin de mettre à l’ordre du jour sa révocation risque de s’avérer sans effet. Si le syndic ne tient pas compte de votre demande, le conseil syndical ou un (ou plusieurs) copropriétaire(s), représentant au moins le quart des voix de tous les copropriétaires, peuvent demander au syndic de convoquer l’assemblée (article 8 du décret du 17 mars 1967).
Cette demande doit être notifiée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit préciser les questions devant être inscrites à l’ordre du jour, à savoir la révocation du syndic et la nomination de son remplaçant. Si le syndic ne répond pas à cette demande, le président du conseil syndical pourra valablement convoquer ladite assemblée une fois qu’il aura envoyé une mise en demeure (lettre recommandée avec accusé de réception) restée sans réponses plus de huit jours.
Toutefois, s’il n’existe pas de conseil syndical ou si son président ne fait pas le nécessaire, vous pouvez, en tant que copropriétaire, provoquer judiciairement ladite assemblée après l’envoi d’une nouvelle mise en demeure restée sans effet. Vous vous adresserez alors au président du tribunal de grande instance statuant en référé (procédure d’urgence) pour qu’il vous autorise à convoquer l’assemblée générale. Les faits reprochés doivent être suffisamment graves ou répétés pour justifier la révocation. Mieux vaut avoir en main les preuves des griefs que vous lui reprochez car vous aurez à en justifier en assemblée.
Ont été reconnus comme des motifs légitimes de révocation d’un syndic :

• le fait de ne pas exécuter les décisions prises en assemblée générale ;
• le fait de ne pas avoir fait le nécessaire pour recouvrer les impayés, ayant ainsi porté gravement atteinte à la copropriété.
• les fautes de gestion.
• Une révocation abusive ouvre droit à des dommages et intérêts au profit du syndic.
• La révocation requiert un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires. A défaut de l’obtenir, une seconde assemblée peut statuer à la majorité des seuls copropriétaires présents ou représentés.

Les effets de la révocation du syndic :
Lors du déroulement de l’assemblée, lorsque la majorité a été atteinte, le syndic doit quitter la salle. Il est remplacé immédiatement par celui que vous désirez mettre en place. La nomination de ce dernier se fera à la même majorité que celle qui a permis de destituer votre ancien syndic.

4. Début de la collaboration avec Syndic One

Le président du conseil syndical est contacté après réception, notamment, du contrat de syndic contrat signé et du procès-verbal d’Assemblée Générale pour un point sur le démarrage de notre gestion.
Démarrer notre collaboration effective : entre 1 et 3 mois
Nous travaillons avec vous à récupérer les documents et informations nécessaires à la mise en place de notre gestion. Ce délai dépend essentiellement de la transmission des archives du syndicat . Il faut savoir que la loi accorde un délai de 3 mois au syndic sortant pour transmettre la totalité des documents au successeur. L’aide des membres du conseil syndical pour accélérer ce processus est souvent déterminante.
L’ancien syndic doit transmettre au successeur toutes les pièces administratives et comptables nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété.

• Dans le mois qui suit la décision, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles ainsi que l’ensemble des documents et archives du syndicat doivent être communiqués au nouveau syndic.
• Puis il bénéficie de deux mois supplémentaires pour verser à son successeur le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, ainsi que l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat.

Rétention de documents par l’ancien syndic : que faire ?

Certains syndics peuvent faire la sourde oreille face aux relances du nouveau syndic. Or la communication des documents est une obligation. Si les pièces ne sont pas transmises dans les délais légaux, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit adresser une lettre de mise en demeure par voie recommandée. Si au bout de quelques jours, il n’y a toujours aucune réaction de sa part, les mêmes personnes peuvent saisir le président du tribunal de grande instance en référé pour obtenir sous astreinte les documents et les fonds. La procédure est rapide et l’assistance d’un avocat n’est pas obligatoire.