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Carnet d’entretien de la copropriété : quésaco ?

Le carnet d’entretien de la copropriété, ça vous dit quelque chose ? En tant que copropriétaire, vous serez inévitablement amené à entendre parler de ce document essentiel, tenu et mis à jour par le syndic.

Mais alors, qu’est-ce que le carnet d’entretien, quel est son contenu et quelle est sa fonction ? Syndic One vous éclaire en quelques points.

Qu’est-ce que le carnet d’entretien de copropriété ?

Chaque copropriété dispose d’un carnet d’entretien. Depuis 2001, il est en effet obligatoire dans chaque immeuble (loi S.R.U).
Toutes les informations techniques relatives à l’entretien et aux réparations du bâtiment sont contenues dans le carnet de copropriété. Il contient tous les détails sur le passé, le présent et le futur de l’immeuble. En somme, la consultation de ce carnet donne une image claire de la condition actuelle de la copropriété.

Qui a la charge de la réalisation et de la tenue du carnet d’entretien ?

Le syndic de propriété, qu’il s’agisse d’un syndic professionnel ou non, est dans l’obligation d’établir puis de mettre à jour au fur et à mesure le carnet d’entretien.

Le syndicat des copropriétaires peut, s’il le souhaite, inclure des informations supplémentaires dans le carnet d’entretien de copropriété. Pour ce faire, un vote à la majorité simple lors de l’assemblée générale annuelle est requis pour s’entendre sur les éléments à ajouter. Il peut s’agir de détails sur la structure de l’immeuble ou d’autres diagnostics techniques, tels que le diagnostic plomb ou amiante.

Que contient un carnet d’entretien de la propriété ?

Le carnet d’entretien doit toujours mentionner :

  • L’adresse de l’immeuble concerné
  • Les coordonnées du syndic
  • Les références des contrats d’assurance de l’immeuble souscrits par le syndicat de copropriété, et leurs dates d’échéance

Le cas échéant, il doit aussi indiquer :

  • L’année de réalisation des gros travaux: toiture, ravalement de façade, installation ou remplacement de la chaudière, de l’ascenseur ou des canalisations. (sans oublier l’identité des entreprises ayant réalisé les travaux)
  • La référence des contrats d’assurance dommages-ouvrage souscrits pour le compte du syndicat de copropriété
  • S’ils existent, les références des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que leur date d’échéance
  • S’il existe, l’échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé par l’assemblée générale des copropriétaires

Carnet d'entretien d'un immeuble en copropriété

Qui peut consulter le carnet d’entretien de la copro ?

Chaque copropriétaire est naturellement libre de consulter le carnet d’entretien de la copropriété en en demandant une copie au syndic. Attention cependant : si votre copropriété est gérée par un syndic professionnel, elle peut vous facturer la copie du carnet d’entretien. Bien que le montant de la facture soit libre, il doit figurer dans le contrat du syndic.

Tout acheteur intéressé par l’achat d’un appartement en copropriété est en droit de demander à voir le carnet d’entretien. Pour ce faire, il lui suffit de demander une copie au propriétaire actuel ou au syndic de copropriété. Dans cette situation, le carnet d’entretien permet d’informer l’acheteur de l’entretien et de la maintenance de la copropriété dans laquelle se trouve l’appartement qu’il convoite.

Bon à savoir : La loi Alur stipule qu’au moment de la vente, une copie du carnet d’entretien doit être annexée avec la promesse de vente et la signature de l’acte de vente.

Quelle est la responsabilité du syndic si le carnet n’est pas réalisé ou mis à jour?

Depuis la parution de la loi SRU au Journal Officiel en mai 2001, le décret n°2001-477 précise que  » Le carnet d’entretien est établi et mis à jour par le syndic qui actualise les informations qu’il contient. »

Toutefois, aucune sanction n’est précisée si le carnet n’est pas tenu à jour et il n’y a aucune mention sur la régularité des mises à jour à prévoir.

En réalité, les risques encourus pour un syndic de copropriété négligent sont les suivants :

  • Révocation pour non-respect de son obligation de tenue à jour du carnet d’entretien
  • Versement de dommages et intérêts selon l’impact sur les copropriétaires
  • Poursuite judiciaire si le carnet d’entretien n’est pas communiqué au futur acquéreur d’un lot de la copro et que celui-ci fait face à des frais imprévus (comme un appel de fonds pour travaux voté après son achat et avant son emménagement dans le logement)

Il est donc essentiel d’y notifier chaque nouvelle décision d’AG et d’y transférer chaque nouveau contrat de maintenance, d’entretien ou de travaux signé. Idéalement, il faut mettre à jour le carnet d’entretien de la copro dès la fin de l’AG ou la signature d’un nouveau document obligatoire.

Avec Syndic One, le carnet d’entretien est digitalisé

L’un des grands avantages à avoir un syndic de copro en ligne, c’est que tous les documents utiles (ou simplement obligatoires) sont toujours à portée de clic !

Sur votre Extranet Copropriété, le carnet d’entretien digitalisé regroupe l’ensemble des éléments liés aux travaux et à l’entretien de l’immeuble. Tous les copropriétaires et futurs acquéreurs pourront y retrouver notamment l’échéancier des futurs travaux, les contrats de maintenance de l’ascenseur ou des équipements collectifs et les contrats d’assurance souscrits par le syndic. La seule différence avec un carnet d’entretien d’immeuble traditionnel est que le carnet d’entretien dématérialisé est bien plus facile à mettre à jour.

Si vous êtes déjà client Syndic One, rendez-vous sur votre Tableau de Bord et cliquez sur « Mes Documents » puis « Documents de Copro » pour retrouver l’ensemble des documents de votre immeuble cassés par dossier.

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