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5 points de vigilance avant de voter le budget prévisionnel

Vos charges de copropriété sont astronomiques ? Vous voulez contrôler la façon dont est dépensé le budget de votre immeuble ? Le vote du budget prévisionnel est le point d’orgue de l’assemblée générale annuelle des copropriétaires. De celui-ci découle le montant des charges de la copropriété pour l’année à venir. Voici cinq points à vérifier avant d’approuver (ou non) le budget prévisionnel en AG de copro.

Au juste, c’est quoi le budget prévisionnel ?

Dans une copropriété, le budget prévisionnel sert à planifier les dépenses courantes de l’année N+1 : frais d’entretien des parties communes, travaux de maintenance et de remise en état de l’immeuble, assurances, salaire du gardien, honoraires du syndic… Il est préparé par le syndic de la copropriété en lien avec le conseil syndical, puis voté en assemblée générale par les copropriétaires. Il est voté une fois par an, au plus tard six mois avant le prochain exercice comptable (d’une durée de douze mois). Ce budget prévisionnel est directement lié aux charges de copropriété qui vous sont facturées chaque trimestre. Leur montant correspond au quart du budget voté en AG de copro. Vous avez donc tout intérêt à vérifier le budget provisionnel avant son approbation, afin que les charges que vous payez soient employées à bon escient.

1. Assister à la réunion préparatoire entre le conseil syndical et le syndic de la copropriété

Pour la plupart des copropriétaires, se rendre disponible pour assister à l’assemblée générale annuelle constitue déjà un effort. Le vote du budget prévisionnel fait toutefois l’objet d’une réunion préparatoire en amont entre le conseil syndical (composé de plusieurs représentants des copropriétaires) et le syndic de l’immeuble (chargé d’établir et de gérer au quotidien les dépenses de l’immeuble). Cette réunion a lieu environ six mois après l’arrêt des comptes de l’exercice budgétaire précédent. Elle permet au conseil syndical de contrôler les dépenses sur le budget passé, en vue d’aider le syndic à préparer le budget suivant. Mais saviez-vous que vous pouviez assister à cette réunion – et ce même si vous ne faites pas partie du conseil syndical ? Il vous suffit pour cela d’en effectuer la demande auprès de ce dernier, qui peut accepter ou refuser. Ainsi, vous êtes présents pour l’exercice – fastidieux mais néanmoins crucial – du contrôle des comptes.

Plusieurs personnes en train de discuter représentant la réunion préparatoire du budget prévisionnel entre les copropriétaires et le syndic

2. Pointer les factures

C’est en effet au cours de cette réunion que le syndic va mettre sur la table les différentes factures correspondant aux dépenses de l’exercice budgétaire N-1. Il convient alors de bien les vérifier : chaque dépense correspond-elle à une facture ? Les montants sont-ils cohérents avec le budget qui avait été voté ? Le syndic de la copropriété a-t-il bien présenté toutes les factures ? Soyez vigilants quant à cette étape, qui témoigne du sérieux dont fait preuve votre syndic dans la gestion de votre copropriété. Si celui-ci refuse ou omet de transmettre certaines pièces, le conseil syndical peut lui qu’il dispose d’un mois pour vous les fournir : au-delà, il s’expose à une pénalité sur ses honoraires, de l’ordre de 15 euros par jour de retard.

3. Interroger la pertinence des différentes charges

Une fois que toutes les factures sont pointées et conformes, questionnez la manière dont a été dépensé le budget de l’immeuble. En tant que copropriétaire, vous êtes le mieux placé pour évaluer la qualité des prestations de gardiennage, d’entretien, de réparation, etc. Les sommes correspondant à ces charges vous semblent-elles cohérentes vis-à-vis de la qualité de service ? Certaines dépenses sont-elles disproportionnées, ou au contraire pas assez importantes ? C’est le moment de réfléchir aux économies qu’il est possible de faire, ou d’établir une nouvelle répartition des postes de dépenses. N’hésitez pas à préparer une liste de questions à l’avance, afin d’interroger le syndic et de demander des ajustements dans le budget prévisionnel à venir.

4. L’évolution des charges

Le contrôle des comptes vous donne une cartographie précise de l’exercice budgétaire passé. C’est l’occasion de le comparer avec celui des années précédentes. Les dépenses sont-elles plus ou moins élevées par rapport à l’année N-2, N-3, etc. ? Si vous constatez des incohérences ou des points d’étonnement, signalez-les et demandez des explications au syndic. Peut-être y a-t-il eu des dépenses exceptionnelles, peut-être un prestataire a-t-il changé… Dans tous les cas, les réponses que vous apportera le syndic de la copropriété sont à relever avec attention, et doivent donner lieu à une réflexion entre tous les interlocuteurs, en vue du vote de l’exercice budgétaire suivant.

Une personne en train d'utiliser une calculatrice représentant un copropriétaire calculant l'évolution des charges dans le cadre de la préparation du budget prévisionnel de la copropriété

5. Les honoraires du syndic

C’est un point de vigilance sur lequel le syndic sera nécessairement frileux : ses propres honoraires. En tant que copropriétaire, vous vous devez pourtant de questionner ce point. En effet, certains syndics de copropriété pratiquent des prix qui ne sont pas toujours justifiés. Là encore, qui mieux que vous peut juger de la réactivité et de l’efficacité habituelles de votre syndic ? À ce stade de la réunion, vous aurez également pu contrôler sa bonne foi sur différents points, comme la production des factures ou la gestion des dépenses. Aussi, si ses honoraires vous semblent inadéquats, c’est le moment d’interroger le renouvellement du syndic en place. Le conseil syndical peut en effet demander des devis à d’autres syndics avant le vote du prochain budget prévisionnel.

Le saviez-vous ? Il existe des syndics en ligne dont les honoraires sont nettement moins élevés, mais qui exigent en contrepartie une plus grande implication des copropriétaires.

Comment contester un budget prévisionnel ?

Le vote d’un budget prévisionnel se fait généralement à la majorité simple, et tous les postes de dépense sont validés simultanément. Toutefois, chaque poste de dépense peut être discuté et soumis au vote individuellement. S’il n’y a pas de consensus :
• Dès lors que l’un (ou l’ensemble) des postes de dépense ne convient pas à la majorité des votants, le budget prévisionnel n’est pas approuvé. Le syndic peut alors demander à procéder à un appel de provisions pour charges sur la base du budget prévisionnel précédent.
• Vous pouvez également convenir d’une approbation « sous réserve » : lesdites réserves sont alors mentionnées sur le procès-verbal de l’assemblée, et devront donner lieu à une ou plusieurs actions de la part du syndic.

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