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3 manières de participer à une assemblée générale à distance

La présence d’un copropriétaire à l’assemblée générale annuelle de la copropriété est parfois soumise à des contraintes d’emploi du temps ou de distance géographique. Plusieurs solutions lui permettent désormais d’y participer sans être présent physiquement, et c’est même devenu impératif en période de crise sanitaire !

1. Donner son pouvoir à un mandataire

En principe, seuls les copropriétaires sont habilités à participer aux AG de copro. Mais en cas d’empêchement, un copropriétaire peut mandater un tiers pour le représenter ; la loi du 10 juillet 1965 l’y autorise. Le syndic de la copropriété ne peut donc s’y opposer. La loi du 10 juillet 1965 ne précise pas si le mandataire doit obligatoirement faire partie de la copropriété. En revanche, ni le syndic ni l’entourage du syndic ne peuvent être mandatés. Par «entourage», on entend le conjoint, le partenaire ou le concubin, les ascendants et les descendants du syndic ainsi que ceux du conjoint.

Pour faciliter la procédure, le syndic a l’obligation de joindre un formulaire de pouvoir à la convocation d’assemblée générale. Le copropriétaire délègue alors son vote à la personne de son choix, appelé le mandataire. Il peut par la même occasion transmettre ses consignes de vote en répondant « pour » ou « contre » en face de chaque résolution figurant à l’ordre du jour. Il dispose ensuite de deux options pour transmettre son mandat :

  • soit il le remet avec ses consignes de vote au mandataire qui les confiera au syndic en début d’assemblée générale ;
  • soit il les expédie par mail directement au syndic.

Le mandataire sera chargé de signer la feuille de présence au nom du copropriétaire qu’il représente. En cas de report de l’assemblée générale, le mandat en revanche devient caduc. Le copropriétaire devra en établir un autre.

Bon à savoir : Le mandataire désigné a le droit de subdéléguer à son tour le mandat à une autre personne, sauf si le règlement de copropriété l’interdit. Ce qui peut poser un problème de confiance en cas de consignes de vote émises à l’oral.

Par ailleurs, le mandataire peut recevoir tout au plus trois délégations, sauf si le total des voix, y compris les siennes, ne dépassent pas 10% des voix du syndicat des copropriétaires. Ce pourcentage a été élargi par l’ordonnance de 20 mai 2020 à 15% jusqu’au 31 janvier 2021.

Si le copropriétaire n’a pas trouvé de mandataire, il lui reste la possibilité d’envoyer son pouvoir blanc au syndic. Cette procédure est encadrée par la loi. Celui-ci a en effet l’obligation de le remettre en début d’assemblée générale des copropriétaires, au président du conseil syndical ou au président de la séance.

2. Voter par correspondance en copropriété

Grâce à la loi Elan, réformée par l’ordonnance Copropriété du 30 octobre 2019, un copropriétaire absent peut voter par correspondance. Le formulaire de vote doit donc obligatoirement être joint à la convocation de l’assemblée générale sous peine d’irrégularité. Pour être validé, le formulaire doit parvenir au syndic trois jours francs avant l’AG. Une dérogation est consentie s’il est envoyé par voie électronique.

Bon à savoir : Les trois jours se calculent à partir de la réception du formulaire de vote et non à partir de la date d’envoi. Le jour de l’assemblée générale ne compte pas, ni les jours fériés.

L’arrêté du 2 juillet 2020 précise que le formulaire de vote par correspondance peut être adapté mais sans supprimer les mentions suivantes :

  • Date, lieu et heure de l’assemblée générale ;
  • Adresse postale et électronique du syndic ou du président du conseil syndical ;
  • Date de réception du formulaire.

Il est impératif de bien le remplir sous peine de nullité. Le copropriétaire doit donc cocher la case Pour, la case Contre ou la case Abstention en face de chaque résolution. En cas d’oubli pour l’une ou l’autre, il est considéré comme défaillant pour celles qu’il n’a pas cochées.

Pour faire valoir ce vote à distance, le syndic ou le président du conseil syndical doit reporter sur la feuille de présence la date de réception du formulaire de vote et le nom du copropriétaire votant.

Bon à savoir : Si le copropriétaire décide finalement de se rendre à l’AG, sa présence prévaudra sur le formulaire de vote.

La procédure de vote par correspondance pose toutefois un certain nombre de problèmes :

  • un vote d’abstention équivaut à un vote Contre alors qu’en présentiel il signifie plutôt la neutralité ;
  • si la résolution évolue au cours du débat, le vote Pour devient un vote Contre.

Le vote par correspondance en copropriété souffre donc de quelques limites et ne peut être généralisé.

3. Participer à l’AG de copro en visioconférence

La loi Elan avait déjà prévu la possibilité d’organiser une assemblée générale des copropriétaires en visioconférence tout en posant un cadre juridique. Avec la crise sanitaire provoquée par la Covid-19, elle a rencontré un certain engouement. Le système a l’avantage d’encourager les débats et les décisions se prennent rapidement. De plus en plus de systèmes simples d’utilisation sont disponibles sur le marché et à des prix abordables.

L’assemblée générale dématérialisée peut être décidée unilatéralement par le syndic jusqu’au 1er avril 2021. Il doit néanmoins joindre un formulaire de vote par correspondance à la convocation de manière à ce que les copropriétaires ne disposant pas d’internet puissent voter. Les délais de prévenance doivent être également respectés. Au-delà de cette date, le vote à la majorité de l’article 24 est requis.

Bon à savoir : Pendant la période dérogatoire, le syndic ne peut facturer le coût de la visioconférence.

Le système choisi par le syndicat des copropriétaires reste à sa charge. Il doit répondre à certaines contraintes :

  • l’identification des participants ;
  • la transmission de la voix ;
  • la retransmission simultanée et continue des débats, sans interruption.

Le syndic, à défaut de pouvoir imposer son système, a un devoir de conseil. Si toutefois le système détenu par le syndic est validé, il faut rester attentif aux éventuelles surfacturations. En effet, s’il paye déjà un abonnement, il n’a aucune raison de le facturer aux copropriétés dont il a la gestion.

La visioconférence présente des avantages indéniables :

  • chaque intervenant est visible à l’écran ;
  • une résolution qui évolue au cours des débats peut être votée, ce qui n’est pas le cas du vote par correspondance.

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