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Comprendre l’organisation Syndic One

En tant que copropriétaire Syndic One, vous disposez d’un accès gratuit au site internet de votre immeuble pour une gestion plus transparente, plus directe et plus efficace entre le syndic, les membres de CS et les copropriétaires.

Pour en savoir plus, téléchargez notre fiche conseil :

Le site de la résidence

Le site internet de votre immeuble

Un accès à de nombreuses informations :

  • Comptabilité de l’immeuble et du copropriétaire individuel
  • Gestion des compteurs d’eau individuels
  • Gestion opérationnelle de l’immeuble
  • Documents de l’immeuble : contrats en cours
  • Diagnostics, procès verbaux d’AG, règlement de copropriété, carnet d’entretien, etc.
  • Appels de charges

Le site internet de votre immeuble, c’est aussi des services et applications :

  • Messagerie et forum de discussion
  • Box AG : tous les documents essentiels à la préparation de l’AG
  • Outil de saisie de vote en ligne

A RETENIR :

Le site de votre immeuble doit devenir l’outil de communication privilégié de tous les copropriétaires avec le syndic. En passant par le site, nous serons plus réactifs pour répondre à vos demandes et conservons un historique de tous les échanges. Merci de faire passer ce message aux copropriétaires de votre immeuble afin de nous transmettre leur adresse mail respective et leur permettre d’accéder au site pour des échanges et une gestion plus efficace. Tous les événements et documents de préparation de l’AG, seront échangés à travers le site de votre immeuble.

Les différentes phases du parcours client depuis le premier contact commercial sont détaillées dans le schéma ci-dessous. Ce découpage de l’activité nous permet d’être plus efficaces à chacune de ces étapes.

Les collaborateurs Syndic One qui vous accompagnent sur la partie commerciale et l’accueil de nouveau client n’interviennent que ponctuellement sur votre dossier. Dès que tous les éléments sont entre les mains du gestionnaire Syndic et du comptable, ces derniers sont les seuls interlocuteurs de la gestion de la copropriété pour les copropriétaires.
Votre équipe de gestion sera accessible principalement via la messagerie du site internet de votre immeuble : www.syndic-one.com rubrique «mon espace»*.

Ce média est à privilégier par rapport aux appels téléphoniques pour vous assurer la meilleure réactivité possible et un suivi fiable de vos demandes.

* Pour ouvrir votre accès au site, assurez-vous d’avoir communiqué votre adresse mail au syndic.

Durant la phase commerciale : 

  • Vous avez un premier contact avec notre commerciale qui vous guide et vous accompagne jusqu’au jour de l’AG
  • Transmission des premiers éléments indispensable à la gestion future de votre immeuble par le conseil syndical : Règlement de copropriété et modificatif le cas échéant la feuille de présence complété ou à défaut la liste des copropriétaires et des lots qui leur appartiennent et les coordonnées mail et téléphonique de tous les copropriétaires
  • Validation : du contrat Syndic One en AG: retour dans les meilleurs délais du PV, feuille de présence et du contrat Syndic One complétés et signés
  • Transmission du dossier au service accueil nouveaux clients  chargés de récupérer les archives afin de pouvoir créer votre immeuble avec l’aide du président du conseil syndical

Durant l’accueil nouveaux clients :

  • Ouverture de votre espace personnel, le service contact le président du conseil syndical afin de lui expliquer le fonctionnement syndic one et le fonctionnement des outils

Durant la gestion comptable et administrative :

  • Envoi des appels de charges accompagné d’un courrier d’accueil, d’une note de renseignement à compléter et d’une proposition de prélèvement  de charge mensualisée

 

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Comptabilité immeuble

Le règlement des factures

Les factures des fournisseurs intervenant dans votre copropriété sont traitées chaque jour par nos services.

Le temps de prendre en charge les éléments pour créer votre immeuble en tout début de gestion chez Syndic One, un délai est souvent nécessaire avant de pouvoir régulariser des factures en attente. A ce temps de reprise nécessaire, peut venir s’ajouter un souci de trésorerie si nous  n’avons pas encore pu récupérer le solde disponible auprès de l’ancien syndic par exemple.

charges de copropriété syndic One
charges de copropriété syndic one

Après cette première période, le process mis en place permet de traiter les factures fournisseurs efficacement. Le parcours d’une facture chez Syndic One est le suivant :

  • Arrivée de la facture par voie postale, par mail ou fax au service comptable. Si cette facture est accompagnée du RIB du fournisseur, son traitement est immédiat. Dans le cas contraire, elle est mise en attente le temps que le RIB réclamé au fournisseur nous parvienne.
  • Enregistrement de la facture dans la base comptable et mise à disposition des clients sur le site de l’immeuble (menu compta). A partir de cet instant, le président du CS a la possibilité de bloquer le paiement d’une facture via le menu de contrôle des factures. Le président doit donc pouvoir se rendre sur le site de l’immeuble régulièrement pour s’assurer qu’aucune facture litigieuse ne s’y trouve.
  • Paiement du fournisseur par virement si le président n’a pas posé son véto et si la trésorerie disponible le permet. Ce second cas peut résulter d’une insuffisance du budget voté ou encore de retards de règlement de charges de certains copropriétaire. Le président a également un accès aux comptes des copropriétaires débiteurs et au détail de la trésorerie disponible directement depuis la page d’accueil du site. Le défaut de trésorerie peut amener une assurance à résilier le contrat ou peut mettre la copropriétaire en grave difficulté lorsque les impayés deviennent trop importants. Il est donc primordial que le budget voté en AG soit parfaitement calibré et que chaque copropriétaire respecte les échéances trimestrielles d’appels de charges.

A RETENIR :

Les fournisseurs sont normalement réglés à 30 jours fin de mois après réception de la facture. Nous réalisons néanmoins deux paiements fournisseurs globaux chaque mois. Cela permet au président du CS d’avoir quelques jours pour contester en ligne le paiement d’une facture.

Reprise comptable

La reprise comptable est réalisée à la suite du transfert de gestion d’une copropriété à syndic one.

Par défaut, la reprise comptable n’est pas réalisée lorsque la copropriété était gérée précédemment par un syndic bénévole. Dans ce cas, nous reprenons les comptes à 0 sans tenir compte de l’antériorité comptable de la gestion. Il appartient à l’ancien syndic de régulariser les situations créditrices ou débitrices des copropriétaires avant notre nomination et de clôturer le compte bancaire ouvert au nom du syndicat. Nous nous chargeons d’ouvrir un nouveau compte au nom du syndicat des copropriétaires.

Les raisons :

La raison principale qui nous interdit de reprendre l’antériorité est liée à la difficulté de faire valoir les droits du syndicat en cas de procédure en recouvrement de charges dues sur la période de gestion du syndic bénévole. En effet, il est rare que la procédure de gestion, d’appel de charges, de convocation d’AG, de diffusion de PV … soit bien respectée. Le risque est donc grand de ne pas recouvrer les dettes faute de pouvoir justifier de leur réalité ou bien fondé devant un tribunal.

règlement de copropriété
règlement de copropriété

Le grand livre :

Lorsque la reprise est possible et que nous disposons de documents réputés fiable de l’ancienne gestion (grand livre), nous reprenons le solde du compte de chaque copropriétaire chez l’ancien syndic au jour du changement de cabinet. Ce solde doit normalement correspondre à celui que vous retrouvez sur le dernier appel de charges reçu par l’ancien syndic. Si ce n’est pas le cas ou si ce montant vous semble contestable, merci d’en faire part au comptable sur la messagerie du site exclusivement en joignant tout document tendant à démontrer l’irrégularité (relevé de compte bancaire, copie des derniers appels de charges …).

L’écriture comptable :

La reprise comptable consiste également à reprendre dans notre système et sur le compte de la copropriété les écritures déjà passées par l’ancien syndic pour l’exercice en cours ou les exercices antérieurs qui n’auraient pas été approuvés jusqu’ici. La encore toute contestation ou demande de vérification doit être adressée au comptable via la messagerie en ligne.

Pour vous aider, n’hésitez pas à consulter notre lexique 

Comment modifier le budget voté:

Le syndic est tenu de respecter le montant du budget voté en AG dans les appels de provisions sur charges.

En cas d’erreur manifeste sur le montant voté ou si un des postes de dépense venait à baisser en cours d’exercice (renégociation de contrat …), le syndic n’aura aucune possibilité d’actualiser le montant des appels de provisions sur charges sans nouvelle décision de l’assemblée générale.

charges de copropriété syndic One
charges de copropriété syndic one

Conseil syndical:

Le conseil syndical pourra estimer que la modification du budget peut attendre l’assemblée ordinaire suivante (le budget appelé et non dépensé est restitué aux copropriétaires dans le cadre de la régularisation des charges) ou qu’une AG extraordinaire doit être convoquée au plus vite*. Suite à l’AG, le comptable corrigera les appels de provisions selon le nouveau montant validé pour le reste de l’exercice en cours.

Vous retrouvez le détail du budget poste par poste sur le site de l’immeuble dans le menu « compta ».

*Toute AG supplémentaire est facturée forfaitairement 85 €.

Pour en savoir plus sur la comptabilité (appels de charge, le budget..) en copropriété,  n’hésitez pas à consulter notre rubrique parole d’expert de notre blog syndic one

 

Les clés de répartitions et les tantièmes

Le budget voté en AG est réparti entre les copropriétaires suivant les clés de répartition définis par le règlement de copropriété et en fonction des tantièmes de chaque lot pour chacune de ces clés.

La clé de répartition la plus courante est liée aux « charges communes générales ». Il s’agit des charges qui par nature sont imputables à tous les copropriétaires sans distinction, qu’ils possèdent uniquement une cave, un parking ou un appartement. On y retrouve généralement les honoraires du syndic, l’assurance de l’immeuble, l’entretien des espaces verts …

changer de syndic
copropriété

D’autres clés de répartition peuvent exister et sont d’autant plus nombreuses que l’immeuble est complexe. Ce sont par exemples, les charges de bâtiment, les charges d’escalier, de parking, de cave … La liste est quasi sans fin. Ces charges sont dites spéciales car ne concernent pas forcément tous les copropriétaires et son spécifiques à un type de parties communes. Les charges bâtiments sont utilisées pour la répartition d’un ravalement de façade ou peuvent aussi concerner la répartition de l’électricité commune à ce bâtiment. En général, le règlement de copropriété défini assez bien la répartition qui doit être observée par le syndic.

Les tantièmes d’un lot en charges communes générales et en charges spéciales ne sont pas identiques. Ceci complique un peu le calcul des appels de charges mais vous retrouverez plus de précision et un exemple complet dans l’assistance  comptable : « appel de charges »/« Comprendre le document d’appel de charges ».

Pour en savoir plus sur les tantièmes en copropriété, n’hésitez pas à cliquer sur la rubrique parole d ‘expert sur notre blog

 

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Appel de charges

Chaque trimestre, vous recevez l’appel de charges courantes selon le budget voté en AG. Ces 2 catégories de charges correspondent à des postes de dépenses distincts, et se répartissent de manière différente entre les copropriétaires :

  • Les charges générales sont réparties en fonction de la valeur relative de chaque lot de copropriété (tantièmes)
  • Les charges spéciales sont réparties en fonction de l’utilité que les éléments d’équipement et services collectifs présentent à l’égard de chaque lot

Une subdivision peut être prévue par le règlement de copropriété concernant les charges, notamment lorsque la copropriété comprend plusieurs bâtiments ou plusieurs escaliers. On parle alors de « spécialisation des charges ». Par exemple, le règlement de copropriété peut prévoir que les propriétaires du bâtiment A participent aux charges d’entretien du bâtiment A, ceux du bâtiment B aux charges du bâtiment B.

copropriété

Paiement des charges

Le budget prévisionnel est voté en assemblée générale chaque année par le syndicat des copropriétaires. Il est valable pour un exercice comptable de 12 mois. Au début de chaque trimestre généralement, le syndic demande aux copropriétaires le versement de charges provisionnelles, correspondant à un quart du budget prévisionnel (sauf modalités différentes prévues en assemblée générale), conformément à l’appel de charges. Les charges provisionnelles comprennent les charges générales, mais aussi les charges spéciales.

A savoir : il peut être décidé en assemblée générale que le versement des charges provisionnelles se fera chaque semestre ou chaque mois.

A la fin de chaque exercice, lors de l’approbation de l’arrêté des comptes, les charges provisionnelles sont régularisées en fonction des dépenses réelles. Soit les copropriétaires se voient demander le versement d’un complément de charges, soit le trop-versé est imputé sur les charges de l’année suivante. En plus des charges de copropriété, des appels de fonds pour travaux (votés en assemblée générale ou travaux urgents) peuvent être demandés. Ces dépenses ne sont pas inclues dans le budget prévisionnel

Si des travaux exceptionnels ont été votés en AG, vous pouvez recevoir un document complémentaire reprenant ces charges mais le principe reste le même.

Retrouvez quelques explications en téléchargeant notre document :

Copropriétaires, découvrez votre appel de charges

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre rubrique parole d’expert sur notre blog.

Quel est le montant de mon appel de charges

Le paiement des charges

Tous les copropriétaires doivent participer au paiement des charges de copropriété au prorata de leurs tantièmes (pour l’entretien des parties communes) ou de l’utilité pour leur lot d’un équipement ou d’un service (pour un ascenseur ou une chaudière par exemple).

Il ne peut y avoir aucune dispense, peu importe l’usage du lot ou la situation du copropriétaire. Toutefois, chacun n’est redevable que de sa quote-part, il n’existe pas de solidarité entre les copropriétaires. L’assemblée générale peut cependant décider, exceptionnellement, de répartir la dette d’un copropriétaire entre tous les membres de la copropriété.

Le règlement de copropriété peut également prévoir des charges communes « spéciales ». Par exemple, lorsqu’un escalier ne dessert pas tous les lots, seuls les copropriétaires desservis participent aux dépenses liées à cet escalier. Cependant, la création de charges spéciales n’est admise que si les parties communes auxquelles elles se rapportent sont classée en partie commune spéciale par le règlement de copropriété.

Le calcul de charges est fait en fonction des tantièmes des lots de chaque copropriétaire.

Prenons un exemple avec un montant des charges trimestrielles validées lors de l’AG de 9000 € par an pour toute la copropriété, soit 2250 € TTC par trimestre. Pour simplifier l’exemple, nous partons du principe que le budget est totalement réparti sur la clé de répartition « charges communes générales » sur 1000 tantièmes généraux*.

Le propriétaire du lot détenant 89/1000 tantièmes en charges communes générales devra s’acquitter de 200,25 € de charges par trimestre. Le calcul pour retrouvé le montant des charges est un simple produit en croix : 2250 x 89 / 1000 = 200.25 €.

Le document intitulé « comprendre votre appel de charges » vous donnera plus de précisions.

*Les tantièmes et clés de répartition sont définis par le règlement de copropriété.

Pour en savoir plus, téléchargez notre document PDF :

> Comprendre votre appel de charges

La reprise comptable est réalisée à la suite du transfert de gestion d’une copropriété à syndic one.

Par défaut, la reprise comptable n’est pas réalisée lorsque la copropriété était gérée précédemment par un syndic bénévole. Dans ce cas, nous reprenons les comptes à 0 sans tenir compte de l’antériorité comptable de la gestion. Il appartient à l’ancien syndic de régulariser les situations créditrices ou débitrices des copropriétaires avant notre nomination et de clôturer le compte bancaire ouvert au nom du syndicat. Nous nous chargeons d’ouvrir un nouveau compte au nom du syndicat des copropriétaires.

Les raisons :

La raison principale qui nous interdit de reprendre l’antériorité est liée à la difficulté de faire valoir les droits du syndicat en cas de procédure en recouvrement de charges dues sur la période de gestion du syndic bénévole. En effet, il est rare que la procédure de gestion, d’appel de charges, de convocation d’AG, de diffusion de PV … soit bien respectée. Le risque est donc grand de ne pas recouvrer les dettes faute de pouvoir justifier de leur réalité ou bien fondé devant un tribunal.

règlement de copropriété
règlement de copropriété

Le grand livre :

Lorsque la reprise est possible et que nous disposons de documents réputés fiable de l’ancienne gestion (grand livre), nous reprenons le solde du compte de chaque copropriétaire chez l’ancien syndic au jour du changement de cabinet. Ce solde doit normalement correspondre à celui que vous retrouvez sur le dernier appel de charges reçu par l’ancien syndic. Si ce n’est pas le cas ou si ce montant vous semble contestable, merci d’en faire part au comptable sur la messagerie du site exclusivement en joignant tout document tendant à démontrer l’irrégularité (relevé de compte bancaire, copie des derniers appels de charges …).

L’écriture comptable :

La reprise comptable consiste également à reprendre dans notre système et sur le compte de la copropriété les écritures déjà passées par l’ancien syndic pour l’exercice en cours ou les exercices antérieurs qui n’auraient pas été approuvés jusqu’ici. La encore toute contestation ou demande de vérification doit être adressée au comptable via la messagerie en ligne.

Chaque trimestre, vous recevez l’appel de charges courantes selon le budget voté en AG.

Si des travaux exceptionnels ont été votés en AG, vous pouvez recevoir un document complémentaire reprenant ces charges mais le principe reste le même.

Retrouvez quelques explications en téléchargeant notre document :

> Copropriétaires, découvrez votre appel de charges

Comprendre le document d’appel de charges

Chaque trimestre, vous recevez l’appel de charges courantes selon le budget voté en AG.

Ces 2 catégories de charges correspondent à des postes de dépenses distincts, et se répartissent de manière différente entre les copropriétaires :

  • Les charges générales sont réparties en fonction de la valeur relative de chaque lot de copropriété (tantièmes)
  • Les charges spéciales sont réparties en fonction de l’utilité que les éléments d’équipement et services collectifs présentent à l’égard de chaque lot

Une subdivision peut être prévue par le règlement de copropriété concernant les charges, notamment lorsque la copropriété comprend plusieurs bâtiments, ou plusieurs escaliers. On parle alors de « spécialisation des charges ». Par exemple, le règlement de copropriété peut prévoir que les propriétaires du bâtiment A participent aux charges d’entretien du bâtiment A, ceux du bâtiment B aux charges du bâtiment B.

Paiement des charges

Le budget prévisionnel est voté en assemblée générale chaque année par le syndicat des copropriétaires. Il est valable pour un exercice comptable de 12 mois.

Au début de chaque trimestre généralement, le syndic demande aux copropriétaires le versement de charges provisionnelles, correspondant à un quart du budget prévisionnel (sauf modalités différentes prévues en assemblée générale), conformément à l’appel de charges. Les charges provisionnelles comprennent les charges générales, mais aussi les charges spéciales.

Les appels de charges sont envoyés aux copropriétaires par voie postale chaque trimestre. Cependant, nous vous donnons la possibilité de choisir les modalités de réception de ces documents.

changer de syndic

Par défaut, nous n’envoyons que la première page de l’appel de charges reprenant le récapitulatif de celui-ci.

Vous pouvez vous connecter au site de votre immeuble et vous rendre dans les paramètres illustrés par un engrenage vert en haut de la page d’accueil.

Vous avez ainsi le choix entre 3 options :

  • Continuer à recevoir uniquement la première page et consulter le détail dans le menu du site « documents/mes documents »
  • Recevoir la totalité des pages de vos appels de charges par voie postale
  • Ne plus recevoir aucun document et vous rendre chaque trimestre sur le site afin de consulter ou télécharger le document complet.

Le budget prévisionnel est un document essentiel au bon fonctionnement d’une copropriété. Maintenance, entretien, fonctionnement, administration… Il évalue les dépenses courantes à engager au cours de l’année comptable et permet de définir le montant de la contribution de chacun, ainsi que la périodicité des appels de charges.

Le budget prévisionnel est établi avec l’aide du syndic, mais il doit être discuté et voté par l’assemblée générale des copropriétaires.

Budget prévisionnel : les dépenses courantes

Le budget prévisionnel concerne les dépenses courantes de la copropriété : dépenses de maintenance des parties communes et des équipements communs, dépenses de fonctionnement et coûts liés à l’activité du syndic lui-même. Il doit estimer au plus près toutes les évolutions pour l’année comptable à venir.

Budget prévisionnel : les dépenses à inclure

budget syndic one

Par défaut, toutes les dépenses sont à inclure dans le budget prévisionnel, sauf celles qui en sont exclues par la loi. On peut distinguer trois types de dépenses à inclure dans le budget prévisionnel :

  • Dépenses de fonctionnement : salaires des employés, frais de nettoyage, contrats d’assurance, etc. ;
  • Dépenses d’administration de l’immeuble : honoraires du syndic lui-même ;
  • Dépenses de maintenance : travaux de maintenance et d’entretien courant (même petites réparations), coût de remplacement d’équipements communs (chaudière, ascenseur), vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d’équipement

En cas de difficultés passagères dans le règlement de vos charges n’attendez pas d’être relancés par courrier ou de vous voir facturer des frais de mise en demeure.

Adressez un message via le site à votre comptable en lui proposant un règlement étalé de la dette plus confortable pour vous et compatible avec le maintien d’une trésorerie sur le compte de la copropriété suffisante pour le règlement régulier des factures.

Quel que soit le cas, il y a sans doute une solution que nous vous proposons d’examiner ensemble.

Paiement en copropriété

Charges de copropriété

Il existe 2 grandes catégories de charges :

les charges générales relatives à l’administration, la conservation et l’entretien des parties communes,
et les charges particulières qui sont induites des services collectifs et équipements charge communs.
La participation de chaque copropriétaire varie selon la nature des charges (générales ou particulières).

Certaines charges, qu’elles appartiennent à l’une ou l’autre catégorie, peuvent être distinguées par bâtiment s’il en existe plusieurs dans la copropriété. On parle alors de charges spéciales.

Charges générales

Les charges générales concernent les frais liés à :
l’administration de l’immeuble (par exemple, honoraires du syndic, frais de tenue des assemblées générales),
l’entretien de l’immeuble (par exemple, nettoyage des parties communes, frais d’enlèvement des ordures ménagères),
et la conservation de l’immeuble (par exemple, ravalement des façades, réfection des toitures).
Tous les copropriétaires doivent participer au paiement des charges générales à hauteur de leur quote-part, même si la dépense ne présente aucune utilité directe pour leur lot de copropriété.

Charges particulières

Les charges particulières concernent les frais liés aux :

services collectifs (par exemple, gardiennage, service de nettoyage, système de sécurité),
équipements communs (par exemple, entretien de la chaudière collective, de l’ascenseur, installation d’une antenne de télévision).
Ces charges sont payées en fonction de l’utilité et de la possibilité pour les copropriétaires d’utiliser ces services ou équipements. Par exemple, pour les frais d’ascenseur, les copropriétaires des lots de copropriété situés en rez-de-chaussée n’ont pas à supporter ces frais, sauf si l’ascenseur dessert la cave ou le parking.

défaut le règlement des charges se fait trimestriellement et les fonds sont exigibles au 1er jour de chaque trimestre.

Le règlement trimestriel par les copropriétaires peut se faire par l’envoi d’un chèque à l’ordre du syndicat des copropriétaires (SDC) de votre résidence ou par virement bancaire.

Le RIB de la copropriété est accessible sur demande auprès du comptable via la messagerie sur le site de l’immeuble.

Lors de l’envoi du tout premier appel de charges par Syndic One, vous trouverez dans l’enveloppe une proposition de prélèvement automatique mensualisée.

Cette option permet aux copropriétaires qui le souhaitent de payer leur charge mensuellement cette, en nous retournant simplement le mandat complété accompagné du RIB de votre compte bancaire.

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La répartition des rôles

PREMIER SYNDIC PROFESSIONNEL COLLABORATIF
EN LIGNE DÉDIÉ AUX PETITES COPROPRIÉTÉS

LE JUSTE ÉQUILIBRE ENTRE ACCOMPAGNEMENT ET AUTONOMIE

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VOUS AVEZ CHOISI DE CONFIER LA GESTION DE VOTRE IMMEUBLE À SYNDIC ONE ET NOUS VOUS EN REMERCIONS.
NOUS AVONS UN FONCTIONNEMENT COLLABORATIF ET NOUS VOUS PROPOSONS DE VOUS RAPPELER LA RÉPARTITION DES RÔLES AFIN DE VIVRE EN HARMONIE DANS VOTRE COPROPRIÉTÉ

Syndic One® est responsable de l’immeuble et gère la résidence en ligne.

Les principales missions de Syndic One sont :

Suivi de la résidence

  • Entretien courant de l’immeuble
  • Suivi administratif et comptable de la résidence
  • Gestion des sinistres et contentieux
  • Commande fournisseurs
  • Mise à disposition de l’information et des outils de communication sur le site internet

Assemblée Générale

  • Préparation de l’Assemblée Générale : comptes, budgets…
  • Rédaction et envoi de la convocation
  • Préparation du CS à la tenue de l’AG en l’absence du Syndic
  • Mise à disposition d’outils pour la tenue de l’AG (box AG et application de votes sur le site de l’immeuble)
  • Assistance à la tenue des réunions de Conseil Syndical et assemblées (sur demande)
  • Diffusion du procès-verbal
  • Exécution des décisions votées

Comptabilité

  • Tenue des comptes
  • Elaboration des budgets
  • Appels de charges
  • Enregistrement et paiement des factures
  • Régularisation de charges et opérations annuelles de clôture comptable

Contentieux

  • Gestion des impayés et lancement des procédures

Le Conseil Syndical assiste le syndic sur place et assure la réalisation des tâches suivantes :

Suivi de la résidence

  • Signalement d’une anomalie
  • Accueil des entreprises dans l’immeuble
  • Surveillance du travail des entreprises (sous la responsabilité dé Syndic One)
  • Relève des décompteurs d’eau ou autre si présence dans l’immeuble
  • Consultation des prestataires locaux pour obtention de devis

Assemblée Générale

  • Distribution éventuelle des convocations d’AG contre signature de la feuille d’émargement
  • Tenue de la réunion de Conseil Syndical et de l’Assemblée Générale à l’aide des outils et documents communiqués par le syndic.
  • Veiller à retourner au syndic le PV, le contrat de syndic, la feuille de présence et d’émargement, les pouvoirs et toute autre annexe de l’AG au plus vite après la réunion (idéalement par mail puis par courrier, les originaux devant être en possession du syndic)

Comptabilité

  • Contestation éventuelle de facture sur le facturier du site internet

Contentieux

  • Intervention possible du président du CS auprès de copropriétaires débiteurs afin d’éviter une action contentieuse (Les comptes clients et l’état de la trésorerie sont accessibles au président sur la page d’accueil du site).

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Sinistres & prévoyances

Déclaration de sinistre

La première des chose à faire en cas de sinistre est d’avertir le syndic par lettre recommandée et par téléphone pour qu’il prenne les premières dispositions. Ce dernier informera ensuite dans les plus brefs délais le conseil syndical de la nature et de l’ampleur du sinistre. Le syndic et le conseil syndical se mettront ensuite en contact avec la compagnie d’assurance très rapidement et décriront le sinistre par lettre recommandée avec accusé de réception. Le courrier contiendra les éléments essentiels permettant d’ouvrir un dossier :

  • le numéro de contrat
  • la date du sinistre en indiquant son origine,
  • la localisation,
  • une description précise de l’état des dégâts, avec si possible des photographies,
  • l’état estimatif des pertes, sous réserve de confirmation par la production d’un devis de réparation,
  • le constat amiable, même si la partie adverse refuse de le signer.

    sinistre
    sinistre

Pour les dégâts des eaux, il faut remplir obligatoirement un constat amiable. En cas de vol ou de vandalisme, il faudra déposer plainte dans les 48 heures au poste de police local.

En cas de sinistre, il est important d’en chercher l’origine :

Pour en savoir plus, téléchargez notre fiche conseil :

La gestion des sinistres avec Syndic One

  • Si le sinistre est imputable aux parties communes de l’immeuble, il faut avertir votre syndic : photos, descriptif des circonstances, coordonnées des intervenants (lésée ou responsable), toute autre information pouvant être utile dans la déclaration de sinistre. Le syndic gère ensuite la déclaration de sinistre auprès de l’assurance de l’immeuble et suit le dossier jusqu’à l’indemnisation définitive. Parallèlement à cela, la personne responsable ou lésé par ce sinistre devra faire une déclaration auprès de sa propre assurance.
  • Si le sinistre est imputable aux parties privatives, le syndic n’intervient que si le sinistre touche également les parties communes. Sinon, ce sont aux personnes impactées par le sinistre de gérer avec leur assurance respective.

A RETENIR :
Si le sinistre est imputable aux parties communes de votre immeuble, c’est au syndic de le gérer avec l’assurance de l’immeuble. Par contre, si le sinistre est imputable aux parties privatives, c’est à la personne responsable ou lésée de gérer avec son assurance. La distinction entre parties communes et parties privatives se trouvent dans le règlement de votre immeuble ou auprès de votre syndic.

Afin de prévenir les risques de sinistres sur les parties communes de votre immeuble, il est important de les entretenir régulièrement.

Pour en savoir plus, téléchargez notre fiche conseil :

Que faire en cas de sinistre?
En cas de sinistre, il est important d’en chercher l’origine :
/ Si le sinistre est imputable aux parties communes de l’immeuble, il faut
avertir votre syndic : photos, descriptif des circonstances, coordonnées des intervenants
(lésé ou responsable), tout autre information pouvant être utile dans la
déclaration de sinistre. Le syndic gère ensuite la déclaration de sinistre auprès
de l’assurance de l’immeuble et suit le dossier jusqu’à l’indemnisation définitive.
Parallèlement à cela, la personne responsable ou lésé par ce sinistre devra faire
une déclaration auprès de sa propre assurance.
/ Si le sinistre est imputable aux parties privatives, le syndic n’intervient que
si le sinistre touche également les parties communes. Sinon, ce sont aux personnes
impactées par le sinistre de gérer avec leur assurance respective.

La gestion des sinistres avec Syndic One

Pour cela, vous pouvez souscrire à des contrats d’entretien des éléments communs de votre immeuble auprès des prestataires concernés.

Que doit contenir votre contrat d’assurance ?

L’immeuble en copropriété subira divers dommages à mesure qu’il vieillit. La souscription d’une bonne assurance multirisque immeuble (MRI) est d’autant plus indispensable que les éléments communs sont anciens. Le syndic doit souscrire un contrat qui comprend au minimum
les garanties les plus courantes, voire indispensables : la responsabilité civile (couvre les dommages aux tiers), l’incendie et le dégât des eaux. Des garanties complémentaires sont aussi conseillées contre le vandalisme, le vol, le bris de glace, les catastrophes climatiques, la protection juridique, etc.

Avec l’aide de Syndic One, les membres du conseil syndical établissent la liste des risques à inclure dans le contrat d’assurance Multirisques Immeuble et récupèrent les statistiques de sinistralité sur 3 ans de l’immeuble auprès de l’ancien assureur. Les membres du Conseil syndical sont,
ensuite, chargés de rechercher les propositions de contrat d’assurance immeuble auprès d’agents ou courtiers locaux.

A RETENIR :

Syndic One vous accompagne dans vos démarches de recherche d’assurance multirisques. Les risques les plus courants sont :

  • Incendie et risques annexes
  • Événements climatiques
  • Dégâts des eaux
  • Bris de glace
  • Catastrophes technologiques (si secteur à risque)
  • Bris de machines (si ascenseur ou autre machinerie commune)
  • Vol et détériorations immobilières
  • Vandalisme
  • Attentats et actes de terrorisme
  • Catastrophes naturelles
  • Responsabilité civile propriétaire et du conseil syndical
  • Défense pénale et recours
  • Assistance

L’assurance, quel coût pour la copropriété ?

Lorsque l’on parle d’assurance, il faut distinguer le notion de prime annuelle et de franchise. Le montant des primes peut être très différent d’une compagnie à une autre et augmentera d’autant plus que la sinistralité de l’immeuble est importante. En plus de cette prime, il faut ternir compte du montant des franchises applicables à certains types de sinistres. Les assurances peuvent appliquer des franchises différentes selon le type de sinistres, voire ne pas en appliquer.

A RETENIR :

Lors de l’analyse de différents contrats d’assurance, il faut tenir compte du montant de la prime annuelle et des franchises. Parfois, il est préférable de payer une prime annuelle plus importante et ne pas avoir de franchises sur des sinistres fréquents. Il faut également tenir compte des spécificités de votre immeuble.

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Pré-état daté : obligation d’information dès le compromis pour les ventes en copropriété

Issu de la pratique, le « pré-état daté », fourni par le syndic, donne à l’acquéreur dès le jour de la signature de l’avant-contrat, une information complète sur les charges qu’il devra régler en tant que copropriétaire.

L’obligation d’information vis-à-vis de l’acquéreur s’est imposée dès le décret de 1967, pris en application de la loi du 10 juillet 1965 qui régit les copropriétés. Ce décret prévoit que le syndic doit transmettre au notaire un document nommé « état daté » au moment de la signature de l’acte authentique, informant de la position financière du vendeur à l’égard du syndicat des copropriétaires et des particularités de ce dernier. Au fil des ans, la loi a aménagé les formalités à accomplir de la part du vendeur pour que l’acquéreur sache précisément quels sont les frais qui l’attendent.

Afin de parfaire l’information de l’acquéreur, la loi Alur prévoit la communication de pièces administratives et comptables dès l’étape du compromis, que notaires et syndics ont fini dans la pratique par nommer « pré-état daté ». Mais ce document ne fait pas doublon avec l’état daté

Lors de la vente d’un logement en copropriété (aussi appelée « mutation de lot »), le vendeur doit réunir certains documents à transmettre à l’acquéreur, le plus souvent via le notaire en charge de la vente.

Pour en savoir plus, téléchargez notre fiche conseil :

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Qu’est ce qu’un pré état-daté ?

Le pré-état daté est un ensemble de documents et informations à fournir à l’acquéreur potentiel :

  • Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les actes modificatifs éventuels,
  • Les procès-verbaux des assemblées générales des 3 dernières années (si le syndic les a transmis),
  • Le carnet d’entretien de l’immeuble,
  • Le montant des charges courantes et des travaux payés par le vendeur pendant les 2 exercices comptables antérieurs à la vente,
  • Le montant versé par le vendeur au fonds travaux de l’immeuble (si ce fonds de travaux existe),
  • Les sommes que l’acheteur devra au syndicat de copropriété ainsi que celles dont le vendeur serait débiteur à l’égard du syndicat et l’état des éventuels impayés au sein de la copropriété.
  • L’état global des impayés de charges au sein du syndicat et de la dette vis-à-vis des fournisseurs.
  • Si le fonds de travaux existe, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au logement vendu et le montant de la dernière cotisation au fonds versée par le vendeur.

A RETENIR :

Les documents peuvent être récupérés auprès de votre ancien syndic ou membres de conseils syndical. Ils peuvent être remis à l’acquéreur sur tous supports et par tous moyens, y compris par un procédé dématérialisé sous réserve de l’acceptation expresse par l’acquéreur.

À qui incombe la constitution du pré état-daté ?

La constitution du pré état-daté incombe au propriétaire, cependant, nous sommes conscients que l’établissement de ce dossier n’est pas aisé. C’est pourquoi, à la condition expresse que le dossier comptable et administratif nous aient été communiqués par votre ancien syndic et que la reprise comptable de votre immeuble ait donc pu être finalisée, nous établissons pour vous le document qui reprend les informations financières citées ci-dessus. Le reste des documents sont disponibles à tout moment sur le site internet de votre immeuble rubrique «Mes documents ».

A RETENIR :

Si la reprise comptable de votre immeuble n’a pas pu être réalisée, nous ne serons pas en mesure de répondre à la demande de pré-état daté.

À quel moment doit être transmis le pré état-daté ?

Le pré état-daté doit être constitué au plus tard au moment de la signature de la promesse de vente. A défaut, le délai de rétractation de l’acquéreur ne court qu’à compter du lendemain de la communication de ces documents et informations.

L’état daté,qu’est-ce que c’est ?

L’état daté est un document qui permet de renseigner le futur acquéreur d’un bien immobilier sur les charges qu’il devra supporter une fois propriétaire. Indispensable avant la signature de l’acte définitif de vente, il est établi et facturé par le syndicat de copropriété.

L’état daté est un document qui contient un certain nombre d’informations dont la liste est fixée par décret, afin de renseigner au maximum l’acquéreur sur les charges qu’il devra supporter dès son entrée dans les lieux. Contrairement au pré état-daté qui pourrait être établi par le vendeur, c’est en revanche le syndic qui doit obligatoirement se charger d’établir le « pré état-daté.

Il est donc facturé au copropriétaire vendeur au tarif indiqué dans le mandat de syndic au titre des prestations particulières.

L’état daté est fourni par le syndic de l’immeuble au notaire chargé de la vente et à sa demande expresse.

L’état daté : un document au contenu précis et détaillé qui renseigne l’acheteur

L’état daté doit comprendre trois parties, et c’est la troisième qui intéresse tout particulièrement l’acquéreur.

La troisième partie du document mentionne les sommes qui devraient incomber au nouveau copropriétaire, c’est-à-dire les sommes qui seront à la charge de l’acheteur après la vente. Cela lui permet de connaître :

  • le montant des provisions sur charges prévues dans le budget prévisionnel de la copropriété dont il aura à s’acquitter ;
  • le montant des provisions restant à verser pour les travaux qui auraient déjà été votés, dont le paiement s’effectue au gré d’appels de fonds qui sont étalés dans le temps ;
  • le montant approximatif des avances de trésorerie c’est-à-dire des fonds destinés par le règlement de copropriété ou l’assemblée générale à constituer des réserves.

Pour en savoir plus, téléchargez notre fiche conseil :

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Il contient les informations concernant la situation financière des parties à l’égard du syndicat des copropriétaires au moment de la vente mais aussi le détail des provisions de charges ou avances dont l’acquéreur aura à s’acquitter auprès du syndicat des copropriétaires.

Le document précise également les éventuelles procédures en cours concernant le syndicat.

A RETENIR :

La responsabilité de la transmission et du contenu de ce dossier incombe au syndic qui doit impérativement le communiquer au notaire avant le jour prévu de la signature de l’acte authentique.

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