Comment Pouvons-nous
vous aider ?

En copropriété, il existe 2 grandes catégories de charges : les charges courantes et les charges exceptionnelles. Tous les copropriétaires doivent participer au paiement des charges à hauteur de leur quote-part. La quote-part de chacun est indiquée dans le règlement de copropriété et détaille les tantièmes associés à chaque lot.

• Les charges courantes sont reprises dans le règlement de copropriété et sont liées à l’administration et l’entretien courant de l’immeuble : assurance, électricité, eau, honoraires de syndic etc.
• Les charges exceptionnelles sont des dépenses ponctuelles et non prévues au budget qui doivent faire l’objet d’une décision en assemblée générale. Elles sont appelées au travers d’appels de fonds spécifiques. Ces frais peuvent être liés à des travaux d’entretien ou d’amélioration de l’immeuble. Exemple : Réfection de toiture, embellissement des parties communes …

Le calcul de charges se fait proportionnellement aux tantièmes de chaque lot et en fonction des clés de répartition. Ces dernières ainsi que les tantièmes sont définis dans le règlement de copropriété qui s’impose à tous les copropriétaires et qui est défini lors de la création de la copropriété.

Prenons un exemple :

• Une copropriété vote un budget lors de l’assemblée générale d’un montant de 9000€.
• La copropriété n’a qu’une seule clé de répartition, les charges communes générales.
• Le propriétaire du lot 3 détient 89/1000 tantièmes.

Le montant de sa provision de charges annuelles sera donc calculé comme suit :
Budget x tantièmes / Total des tantièmes
Dans cet exemple, nous avons donc 9000 € x 89 / 1000 = 801 €
Chaque trimestre, le syndic appellera donc un quart de ce montant, soit 801 € / 4 = 200.25 €

Les charges calculées sont des provisions basées sur un budget prévisionnel. A la fin de l’exercice comptable de la copropriété, les dépenses réelles sont connues.

Un ajustement est donc réalisé entre le montant des charges dépensées réellement et le montant provisionné au budget à condition que les comptes soient validés en assemblée générale.

• Si les charges prévisionnelles ont été surestimées par rapport à la consommation réelle alors, le “surplus” versé par les copropriétaires est crédité sur leur compte et viendra en déduction des prochaines charges à payer..
• Si les charges prévisionnelles ont été sous-estimées, dans ce cas, un complément est demandé aux copropriétaires afin d’équilibrer les comptes de l’exercice.

Le règlement des charges est un élément essentiel au bon fonctionnement de votre copropriété, cela permet au syndic de payer les factures de vos prestataires. Exemple : Eau, électricité, assurance etc..

Les charges de copropriété sont exigibles le 1er jour du trimestre et envoyées quelques jours avant cette date. Le processus de recouvrement de charges débute le quinze du mois pour éviter toute difficulté de trésorerie.

Les retards de paiement de charges impactent très rapidement une petite copropriété ayant un faible budget et une absence d’avance de trésorerie votée en assemblée générale. 

C’est pourquoi, en cas de difficultés passagères dans le règlement de vos charges, n’attendez pas d’être relancé. Prenez rapidement contact avec votre syndic afin de trouver, ensemble, une solution permettant d’étaler votre dette.

Parmi les premiers moyens pour recouvrer les charges impayés on trouve les relances classiques (e-mail) et les mises en demeure par courrier avec A/R. Après ces relances, le syndic fait appel à un huissier de justice qui délivre un commandement de payer.

C’est le début d’une procédure judiciaire. Cette démarche entraîne des frais non négligeables pour la copropriété, un avocat assure la défense des intérêts du syndicat des copropriétaires. Les frais engagés seront récupérables suite à la condamnation du copropriétaire défaillant. Notons ici que la procédure peut aller jusqu’à la vente des biens du copropriétaire défaillant et que le syndicat des copropriétaires bénéficie d’un privilège pour récupérer son dû avant les autres créanciers.

Pour compenser un montant de charges impayées trop élevé, un appel de fonds exceptionnel  pourra être envoyé aux copropriétaires afin d’honorer les factures fournisseurs.

En fin de trimestre, votre syndic vous envoie un document d’appel de charges reprenant les charges prévisionnelles du trimestre suivant.

Votre appel de charges reprend les tantièmes de l’ensemble des lots dont vous êtes propriétaires (appartement, cave, parking etc…), le montant du budget prévisionnel voté à l’assemblée générale par clé de répartition, et le résultat du calcul de votre quote part.

Les appels de charges peuvent être de plusieurs types:

• Les appels de charges prévisionnels basés sur le budget voté
• Les appels de fonds liés à la répartition des charges (différence entre les charges prévisionnelles et les charges réelles)
• Les appels de fonds pour les travaux votés
• Les appels de fonds pour alimenter le fond travaux loi Alur
• Les appels de fonds pour la constitution ou l’augmentation de l’avance de trésorerie
• Les appels de fonds exceptionnels (insuffisance de trésorerie..)

Les charges prévisionnelles sont déterminées en fonction du budget prévisionnel voté en assemblée générale chaque année par le syndicat des copropriétaires et en fonction des tantièmes applicables à chacun de vos lots. 

Les charges sont appelées chaque trimestre (sauf modalités différentes prévues en assemblée générale). Il est parfois nécessaire pour les copropriétés à petit budget de fonctionner par appels de fonds semestriels ou annuels afin de couvrir les besoins en trésorerie de l’immeuble. Par exemple, un contrat d’entretien d’ascenseur peut être amené à être payé en février alors qu’à ce moment-là, seul ¼ du budget a été appelé auprès des copropriétaires.

> Si les charges prévisionnelles ont été surestimées par rapport à la consommation réelle alors, le “surplus” versé par les copropriétaires est crédité sur leur compte et viendra en déduction des prochaines charges à payer.

> Si les charges prévisionnelles ont été sous-estimées, dans ce cas, un complément est demandé aux copropriétaires afin d’équilibrer les comptes de l’exercice.

C’est ce que l’on appelle la régularisation des charges.

Les charges prévisionnelles couvrent les dépenses courantes et habituelles de la copropriété. Toutefois, nous conseillons toujours de prévoir un poste de dépenses supplémentaires consacré aux réparations (serrure, fuite etc..)

Les travaux ne sont pas inclus dans les charges prévisionnelles, ils font l’objet d’un vote spécifique en assemblée générale qui décide également des modalités de financement de ces travaux et notamment du nombre et des dates d’appels de fonds correspondant à cette dépense à venir. Vous recevrez alors des appels de fonds à régler afin de procéder au paiement desdits travaux.

Les travaux peuvent également être financés par un fonds de travaux, dont la cotisation annuelle est devenue obligatoire depuis le 1er janvier 2017. L’alimentation de ce fonds de travaux se fait également par des appels de fonds spécifiques.

Le budget prévisionnel est voté en assemblée générale chaque année par le syndicat des copropriétaires et est valable pour un exercice comptable de 12 mois. Le syndic est tenu de respecter le montant du budget voté en assemblée générale dans les appels de charges.

Si un des postes de dépenses venait à être modifié en cours d’exercice, le syndic n’aura aucune possibilité d’actualiser le montant des appels de provisions sur charges sans une nouvelle décision de l’assemblée générale.

Le conseil syndical pourra estimer que la modification du budget peut attendre l’assemblée générale ordinaire suivante ou qu’une assemblée extraordinaire doit être convoquée. Suite à l’assemblée générale, le comptable corrigera les appels de provisions selon le nouveau montant validé pour le reste de l’exercice en cours.

Les clés de répartition déterminent la façon dont seront réparties les charges d’un immeuble entre les différents copropriétaires en fonction des lots qu’ils détiennent. Les clés de répartition sont composées des lots concernés et de leur quote-part, appelés tantièmes.

Les clés de répartition et les tantièmes sont fixés par le règlement de copropriété qui s’impose à tous les copropriétaires et qui est défini lors de la création de la copropriété.

La clé de répartition la plus courante est la clé « charges communes générales ». Il s’agit ici de charges qui, par nature, sont imputables à tous les copropriétaires sans distinction, qu’ils possèdent uniquement une cave, un parking ou un appartement. On y retrouve, généralement, les honoraires du syndic, l’assurance de l’immeuble, les frais postaux, les frais bancaires, l’électricité, etc.

D’autres clés de répartition peuvent exister et sont d’autant plus nombreuses que l’immeuble est complexe. Il peut s’agir par exemple de clé de répartition pour chaque bâtiment dont serait composée la copropriété. Ces charges sont dites spéciales car elles ne concernent pas l’ensemble des copropriétaires mais sont associées à des parties communes utilisées uniquement par certains d’entre eux.

Exemple : un copropriétaire ayant un appartement en rez-de-chaussée paye moins de charges d’ascenseurs qu’un copropriétaire du 4ème étage, même si leur appartement est identique, car l’un a moins l’utilité de l’ascenseur que l’autre. 

Pour information, les copropriétaires n’ont pas systématiquement le même nombre de tantièmes dans les différentes clés de répartition.

1. Comment changer de syndic de copropriété en fin de mandat ?

Si vous souhaitez changer de syndic, contactez plusieurs entreprises (la loi ALUR impose désormais la mise en concurrence de plusieurs syndics avant sa désignation) et comparez leurs tarifs en fonction de leurs prestations.
Le changement de syndic est possible à l’échéance de son mandat. Il faut alors procéder à une mise en concurrence des syndics présents sur le marché et mettre la question du changement de syndic à l’ordre du jour de l’assemblée générale des copropriétaires au cours de laquelle ce changement doit être voté.

Si la question de la nomination d’un nouveau syndic n’y figure pas, il convient de demander son inscription à l’ordre du jour. D’autres projets de contrats de syndics peuvent être présentés. La demande doit être formulée au syndic par courrier recommandé avec avis de réception par un ou plusieurs copropriétaires ou par le conseil syndical. Cette notification peut être faite à tout moment avant l’envoi de la convocation à l’assemblée générale.

La convocation à l’assemblée générale et l’ordre du jour
Quelques semaines avant l’expiration du mandat du syndic, vous recevez un avis de convocation à l’assemblée générale. Vérifiez l’ordre du jour. Généralement, le syndic prévoit toujours son renouvellement mais jamais l’élection d’un nouveau syndic s’il n’est pas réélu.

Le jour de l’assemblée :
Pour obtenir son renouvellement, le syndic doit obtenir la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965).
Si cette majorité n’est pas obtenue, un second vote peut intervenir sur le champ ou ultérieurement.
Lors du second vote, la majorité des voix des seuls copropriétaires présents ou représentés est suffisante (article 24 de la loi du 10 juillet 1965). Si cette dernière majorité n’est pas obtenue, le syndic n’est pas renouvelé dans ses fonctions. Mais comme vous avez tout prévu, il ne vous reste plus qu’à élire le nouveau syndic au cours de cette même assemblée.

2. Changer de syndic de copropriété suite à sa démission

Le syndic peut rompre son contrat au cours de son mandat. Il est nécessaire pourtant de respecter certaines règles pour ne pas porter préjudice au syndicat de copropriété.
Le syndic a le devoir d’aviser le président du conseil syndical qu’il a besoin de réunir l’assemblée générale afin de le mettre au courant de son intention de démissionner. L’assemblée générale sera alors sollicitée à trouver un nouveau syndic. Le démissionnaire devrait également respecter un certain délai avant que son désengagement prenne effet.
Une fois que ces deux points sont respectés, une convocation d’assemblée générale sera établie et vous pourrez procéder à l’élection d’un nouveau syndic.

3. Révoquer le syndic

La révocation ne peut intervenir qu’au cours d’une assemblée générale. Les copropriétaires peuvent soit attendre l’assemblée annuelle, soit demander à ce que soit tenue une assemblée extraordinaire. Demander à son syndic de convoquer une assemblée générale afin de mettre à l’ordre du jour sa révocation risque de s’avérer sans effet. Si le syndic ne tient pas compte de votre demande, le conseil syndical ou un (ou plusieurs) copropriétaire(s), représentant au moins le quart des voix de tous les copropriétaires, peuvent demander au syndic de convoquer l’assemblée (article 8 du décret du 17 mars 1967).
Cette demande doit être notifiée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit préciser les questions devant être inscrites à l’ordre du jour, à savoir la révocation du syndic et la nomination de son remplaçant. Si le syndic ne répond pas à cette demande, le président du conseil syndical pourra valablement convoquer ladite assemblée une fois qu’il aura envoyé une mise en demeure (lettre recommandée avec accusé de réception) restée sans réponses plus de huit jours.
Toutefois, s’il n’existe pas de conseil syndical ou si son président ne fait pas le nécessaire, vous pouvez, en tant que copropriétaire, provoquer judiciairement ladite assemblée après l’envoi d’une nouvelle mise en demeure restée sans effet. Vous vous adresserez alors au président du tribunal de grande instance statuant en référé (procédure d’urgence) pour qu’il vous autorise à convoquer l’assemblée générale. Les faits reprochés doivent être suffisamment graves ou répétés pour justifier la révocation. Mieux vaut avoir en main les preuves des griefs que vous lui reprochez car vous aurez à en justifier en assemblée.

Ont été reconnus comme des motifs légitimes de révocation d’un syndic :

• le fait de ne pas exécuter les décisions prises en assemblée générale ;
• le fait de ne pas avoir fait le nécessaire pour recouvrer les impayés, ayant ainsi porté gravement atteinte à la copropriété ;
• les fautes de gestion.

Une révocation abusive ouvre droit à des dommages et intérêts au profit du syndic. La révocation requiert un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires. A défaut de l’obtenir, une seconde assemblée peut statuer à la majorité des seuls copropriétaires présents ou représentés.

Les effets de la révocation du syndic :
Lors du déroulement de l’assemblée, lorsque la majorité a été atteinte, le syndic doit quitter la salle. Il est remplacé immédiatement par celui que vous désirez mettre en place. La nomination de ce dernier se fera à la même majorité que celle qui a permis de destituer votre ancien syndic.

4. Début de la collaboration avec Syndic One

Le président du conseil syndical est contacté après réception, notamment, du contrat de syndic contrat signé et du procès-verbal d’Assemblée Générale pour un point sur le démarrage de notre gestion.
Démarrer notre collaboration effective : entre 1 et 3 mois
Nous travaillons avec vous à récupérer les documents et informations nécessaires à la mise en place de notre gestion. Ce délai dépend essentiellement de la transmission des archives du syndicat . Il faut savoir que la loi accorde un délai de 3 mois au syndic sortant pour transmettre la totalité des documents au successeur. L’aide des membres du conseil syndical pour accélérer ce processus est souvent déterminante.
L’ancien syndic doit transmettre au successeur toutes les pièces administratives et comptables nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété.
• Dans le mois qui suit la décision, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles ainsi que l’ensemble des documents et archives du syndicat doivent être communiqués au nouveau syndic.
• Puis il bénéficie de deux mois supplémentaires pour verser à son successeur le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, ainsi que l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat.

Rétention de documents par l’ancien syndic : que faire ?

Certains syndics peuvent faire la sourde oreille face aux relances du nouveau syndic. Or la communication des documents est une obligation. Si les pièces ne sont pas transmises dans les délais légaux, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit adresser une lettre de mise en demeure par voie recommandée. Si au bout de quelques jours, il n’y a toujours aucune réaction de sa part, les mêmes personnes peuvent saisir le président du tribunal de grande instance en référé pour obtenir sous astreinte les documents et les fonds. La procédure est rapide et l’assistance d’un avocat n’est pas obligatoire.

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Syndic one c’est plus de 50 collaborateurs à votre service.

Parce que vous apportez votre aide sur place. Dans un contrat de syndic « classique », les frais de déplacement et les temps de présence sur l’immeuble représentent jusqu’à 50 % des honoraires de gestion. Afin de limiter ces honoraires, Syndic One se fonde sur la participation du conseil syndical sur place pour recevoir une entreprise ou tenir l’assemblée générale sans présence du syndic; ce qui permet de concentrer l’activité de vos gestionnaires syndic et comptable à 100% sur la gestion de votre copropriété.
Notre outil informatique vous permet de vous connecter à tout moment via l’application ou l’espace client dédié à votre immeuble, vous y retrouvez l’ensemble des documents de votre copropriété, pouvez envoyer vos factures, payer vos charges etc..

En tant que copropriétaire Syndic One, vous disposez de votre espace client qui vous permet de retrouver toute l’information concernant la gestion de votre immeuble ou de votre compte copropriétaire et des outils destinés à simplifier votre vie de copropriétaire.

Votre espace client Syndic One est dédié à votre copropriété et vous donne accès à de nombreux services ou informations tels que  :

La messagerie pour des échanges rapides et facilités entre copropriétaires et avec Syndic One.
> L’accès à l’ensemble de vos documents (appels de fonds,…) et à ceux de l’immeuble (contrats en cours, procès verbaux d’assemblée générale,…)
> Le suivi du budget et des dépenses de la copropriété.
> Le paiement simple, rapide et sécurisé de vos charges.
> La demande d’un pré-état daté lors de la vente d’un bien.
> L’outil pour préparer et tenir votre assemblée générale ou pour voter et décider tout au long de l’année.
> La saisie des relevés des compteurs d’eau.
> Les rubriques réservées au conseil syndical comme par exemple, la saisie et le suivi des factures.

En conclusion, l’espace client est l’outil de communication indispensable avec Syndic One. Il est important que l’ensemble des copropriétaires puisse s’y connecter. Pour cela, il leur suffit de transmettre leur adresse email à leur gestionnaire. 

Les collaborateurs Syndic One qui vous accompagnent sur la partie commerciale et votre accueil en tant que nouveau client n’interviennent que ponctuellement sur votre dossier par la suite. En effet, dès que tous les éléments sont entre les mains du gestionnaire Syndic et du comptable, ces derniers deviennent les interlocuteurs principaux des copropriétaires pour la gestion de votre copropriété.

Pour joindre votre équipe de gestion, connectez-vous à votre espace client, accessible depuis www.syndic-one.com
et utilisez la rubrique « ASSISTANCE » ou votre messagerie. Ce média est à privilégier afin d’assurer une meilleure réactivité et un suivi dans le temps de vos demandes.

Pour que Syndic One puisse activer votre espace client, assurez-vous que l’ensemble des copropriétaires communique leur adresse mail à l’équipe Syndic One.

Durant la phase commerciale : 

• Vous avez un premier contact avec notre commerciale qui vous guide et vous accompagne jusqu’au jour de l’assemblée générale
• Transmission des premiers éléments indispensables à la gestion future de votre immeuble par le conseil syndical : Règlement de copropriété et modificatif le cas échéant, la feuille de présence complétée ou à défaut la liste des copropriétaires et des lots qui leur appartiennent et les coordonnées mail et téléphonique de tous les copropriétaires
• Validation : du contrat Syndic One en assemblée générale: retour dans les meilleurs délais du procès verbal, feuille de présence et du contrat Syndic One complétés et signés
• Transmission du dossier au service accueil nouveaux clients  chargé de récupérer les archives afin de pouvoir créer votre immeuble avec l’aide du président du conseil syndical.

Durant l’accueil nouveaux clients :

• Ouverture de votre espace personnel, le service contacte le président du conseil syndical afin de lui expliquer le fonctionnement de syndic one et des outils mis à disposition.

Durant la gestion comptable et administrative :

• Envoi du premier appel de charges accompagné d’un courrier d’accueil, d’une note de renseignements à compléter et d’une proposition de prélèvement  mensuelle des charges.

Assemblée Générale  avec  Syndic one :

Parce que la gestion d’une copropriété ne se résume pas aux seuls moments passés en assemblée générale.

C’est tout au long de l’année que les dossiers sont travaillés avec les membres du conseil syndical et qu’en permanence, sur l’espace client de l’immeuble, chaque copropriétaire accède aux informations et peut interagir grâce au forum de discussion, à la messagerie reliée directement au syndic.

Grâce à la communication permanente ainsi établie, l’assemblée générale est davantage un moment d’enregistrement des décisions qu’une réunion dans laquelle les participants « découvrent » les sujets à traiter.

Les meilleures conditions sont ainsi mises en place pour que le président puisse tenir sereinement l’assemblée générale, sans que la présence du syndic soit nécessaire.

Vous l’avez compris, la logique de notre offre est d’être très présent avant l’assemblée générale afin que vous puissiez faire votre  AG , sur place sereinement .

Le président du conseil syndical peut ensuite se connecter sur le site Syndic One afin d’animer l’assemblée générale en ligne. Un outil d’aide en ligne est aussi à disposition sur votre espace client.

Une fois les votes renseignés, il est nécessaire d’éditer le procès verbal qui restera à signer en séance. Il n’est donc plus nécessaire de calculer le résultat de chaque résolution ou d’ajouter des notes manuscrites au document. Tout se fait à l’écran. L’utilisation de cet applicatif nécessite une connexion à internet sur le lieu de la réunion. 

Sachez qu’avec Syndic One, plus besoin d’attendre l’assemblée annuelle pour décider, les copropriétaires peuvent aussi à tout moment créer des votes et prendre des décisions sur la gestion de l’immeuble.

Une fois l’assemblée générale  tenue en ligne, et le procès verbal signé électroniquement , il sera envoyé à Syndic One qui pourra commencer à traiter vos décisions.

Le règlement des factures

Les factures des fournisseurs intervenant dans votre copropriété sont traitées chaque jour par nos services.

Le temps de prendre en charge les éléments pour créer votre immeuble en tout début de gestion chez Syndic One, un délai est souvent nécessaire avant de pouvoir régulariser des factures en attente. A ce temps de reprise nécessaire, peut venir s’ajouter une trésorerie en difficulté si nous  n’avons pas encore pu récupérer le solde disponible auprès de l’ancien syndic.

Après cette première période, le process mis en place permet de traiter les factures fournisseurs efficacement. Le parcours d’une facture chez Syndic One est le suivant :

• Arrivée de la facture par voie postale, par mail, ou via son téléchargement depuis l’espace dédié en ligne au service comptable. Si cette facture est accompagnée du RIB du fournisseur, son traitement est immédiat. Dans le cas contraire, elle est mise en attente le temps que le RIB réclamé au fournisseur nous parvienne.

• Enregistrement de la facture dans la base comptable et mise à disposition des clients sur le site de l’immeuble (onglet comptabilité). A partir de cet instant, le président du conseil syndical a la possibilité de bloquer le paiement d’une facture via le menu de contrôle des factures. Le président doit donc pouvoir se rendre sur le site de l’immeuble régulièrement pour s’assurer qu’aucune facture litigieuse ne s’y trouve.

• Paiement du fournisseur par virement si la trésorerie disponible le permet. Ce second cas peut résulter d’une insuffisance du budget voté ou encore de retards de règlement de charges de certains copropriétaires. Le président a également un accès aux comptes des copropriétaires débiteurs et au détail de la trésorerie disponible directement depuis la page d’accueil du site. Le défaut de trésorerie peut amener une assurance à résilier le contrat ou peut mettre la copropriété en grave difficulté lorsque les impayés deviennent trop importants. Il est donc primordial que le budget voté en assemblée générale soit parfaitement calibré et que chaque copropriétaire respecte les échéances trimestrielles d’appels de charges.

A RETENIR :

Syndic One pour une gestion plus efficace vous propose désormais de charger vos factures directement sur l’espace dédié de votre copropriété.

Reprise comptable

La reprise comptable est réalisée à la suite du transfert de gestion d’une copropriété à syndic one.

Par défaut, la reprise comptable n’est pas réalisée lorsque la copropriété était gérée précédemment par un syndic bénévole. Dans ce cas, nous reprenons les comptes à 0 sans tenir compte de l’antériorité comptable de la gestion. Il appartient à l’ancien syndic de régulariser les situations créditrices ou débitrices des copropriétaires avant notre nomination et de clôturer le compte bancaire ouvert au nom du syndicat. Nous nous chargeons d’ouvrir un nouveau compte au nom du syndicat des copropriétaires.

Les raisons :

La raison principale qui nous interdit de reprendre l’antériorité est liée à la difficulté de faire valoir les droits du syndicat en cas de procédure en recouvrement de charges dues sur la période de gestion du syndic bénévole. En effet, il est rare que la procédure de gestion, d’appel de charges, de convocation d’AG, de diffusion de PV … soit bien respectée. Le risque est donc grand de ne pas recouvrer les dettes faute de pouvoir justifier de leur réalité ou bien fondé devant un tribunal.

règlement de copropriété

Le grand livre :

Lorsque la reprise est possible et que nous disposons de documents réputés fiable de l’ancienne gestion (grand livre), nous reprenons le solde du compte de chaque copropriétaire chez l’ancien syndic au jour du changement de cabinet. Ce solde doit normalement correspondre à celui que vous retrouvez sur le dernier appel de charges reçu par l’ancien syndic. Si ce n’est pas le cas ou si ce montant vous semble contestable, merci d’en faire part au comptable sur la messagerie du site exclusivement en joignant tout document tendant à démontrer l’irrégularité (relevé de compte bancaire, copie des derniers appels de charges …).

L’écriture comptable :

La reprise comptable consiste également à reprendre dans notre système et sur le compte de la copropriété les écritures déjà passées par l’ancien syndic pour l’exercice en cours ou les exercices antérieurs qui n’auraient pas été approuvés jusqu’ici. La encore toute contestation ou demande de vérification doit être adressée au comptable via la messagerie en ligne.

Pour vous aider, n’hésitez pas à consulter notre lexique 

Comment modifier le budget voté:

Le syndic est tenu de respecter le montant du budget voté en assemblée générale dans les appels de provisions sur charges.

En cas d’erreur sur le montant voté ou si un des postes de dépense venait à baisser en cours d’exercice , le syndic n’aura aucune possibilité d’actualiser le montant des appels de provisions sur charges sans nouvelle décision de l’assemblée générale.

Conseil syndical:

Le conseil syndical pourra estimer que la modification du budget peut attendre l’assemblée ordinaire suivante (le budget appelé et non dépensé est restitué aux copropriétaires dans le cadre de la régularisation des charges) ou qu’une assemblée extraordinaire doit être convoquée au plus vite*. Suite à l’assemblée générale, le comptable corrigera les appels de provisions selon le nouveau montant validé pour le reste de l’exercice en cours.

Vous retrouvez le détail du budget poste par poste sur le site de l’immeuble dans le menu « mes comptes ».

*Toute assemblée générale supplémentaire est facturée forfaitairement selon les prestations particulières au sein de votre mandat de syndic.

Les clés de répartition et les tantièmes

Le budget voté en AG est réparti entre les copropriétaires suivant les clés de répartition définies par le règlement de copropriété et en fonction des tantièmes de chaque lot pour chacune de ces clés.

La clé de répartition la plus courante est liée aux « charges communes générales ». Il s’agit des charges qui par nature sont imputables à tous les copropriétaires sans distinction, qu’ils possèdent uniquement une cave, un parking ou un appartement. On y retrouve généralement les honoraires du syndic, l’assurance de l’immeuble, l’entretien des espaces verts …

D’autres clés de répartition peuvent exister et sont d’autant plus nombreuses que l’immeuble est complexe. Ce sont par exemples, les charges de bâtiment, les charges d’escalier, de parking, de cave … Ces charges sont dites spéciales car ne concernent pas forcément tous les copropriétaires et son spécifiques à un type de parties communes. Les charges bâtiments sont utilisées pour la répartition d’un ravalement de façade ou peuvent aussi concerner la répartition de l’électricité commune à ce bâtiment. En général, le règlement de copropriété définit la répartition qui doit être observée par le syndic.

Les tantièmes d’un lot en charges communes générales et en charges spéciales ne sont pas identiques. Ceci complique un peu le calcul des appels de charges mais vous retrouverez plus de précision et un exemple complet dans l’assistance  comptable : « appel de charges »/« Comprendre le document d’appel de charges ».

Pour en savoir plus sur les tantièmes en copropriété, n’hésitez pas à cliquer sur la rubrique parole d ‘expert sur notre blog.

Le règlement des factures

Les factures des fournisseurs intervenant dans votre copropriété sont traitées chaque jour par nos services.

Le temps de prendre en charge les éléments pour créer votre immeuble en tout début de gestion chez Syndic One, un délai est souvent nécessaire avant de pouvoir régulariser des factures en attente. A ce temps de reprise nécessaire, peut venir s’ajouter une trésorerie en difficulté si nous  n’avons pas encore pu récupérer le solde disponible auprès de l’ancien syndic.

Après cette première période, le process mis en place permet de traiter les factures fournisseurs efficacement. Le parcours d’une facture chez Syndic One est le suivant :

• Arrivée de la facture par voie postale, par mail, ou via son téléchargement depuis l’espace dédié en ligne au service comptable. Si cette facture est accompagnée du RIB du fournisseur, son traitement est immédiat. Dans le cas contraire, elle est mise en attente le temps que le RIB réclamé au fournisseur nous parvienne.

• Enregistrement de la facture dans la base comptable et mise à disposition des clients sur le site de l’immeuble (onglet comptabilité). A partir de cet instant, le président du conseil syndical a la possibilité de bloquer le paiement d’une facture via le menu de contrôle des factures. Le président doit donc pouvoir se rendre sur le site de l’immeuble régulièrement pour s’assurer qu’aucune facture litigieuse ne s’y trouve.

• Paiement du fournisseur par virement si la trésorerie disponible le permet. Ce second cas peut résulter d’une insuffisance du budget voté ou encore de retards de règlement de charges de certains copropriétaires. Le président a également un accès aux comptes des copropriétaires débiteurs et au détail de la trésorerie disponible directement depuis la page d’accueil du site. Le défaut de trésorerie peut amener une assurance à résilier le contrat ou peut mettre la copropriété en grave difficulté lorsque les impayés deviennent trop importants. Il est donc primordial que le budget voté en assemblée générale soit parfaitement calibré et que chaque copropriétaire respecte les échéances trimestrielles d’appels de charges.

A RETENIR :

Syndic One pour une gestion plus efficace vous propose désormais de charger vos factures directement sur l’espace dédié de votre copropriété.

Reprise comptable

La reprise comptable est réalisée à la suite du transfert de gestion d’une copropriété à syndic one.

Par défaut, la reprise comptable n’est pas réalisée lorsque la copropriété était gérée précédemment par un syndic bénévole. Dans ce cas, nous reprenons les comptes à 0 sans tenir compte de l’antériorité comptable de la gestion. Il appartient à l’ancien syndic de régulariser les situations créditrices ou débitrices des copropriétaires avant notre nomination et de clôturer le compte bancaire ouvert au nom du syndicat. Nous nous chargeons d’ouvrir un nouveau compte au nom du syndicat des copropriétaires.

Les raisons :

La raison principale qui nous interdit de reprendre l’antériorité est liée à la difficulté de faire valoir les droits du syndicat en cas de procédure en recouvrement de charges dues sur la période de gestion du syndic bénévole. En effet, il est rare que la procédure de gestion, d’appel de charges, de convocation d’AG, de diffusion de PV … soit bien respectée. Le risque est donc grand de ne pas recouvrer les dettes faute de pouvoir justifier de leur réalité ou bien fondé devant un tribunal.

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Le grand livre :

Lorsque la reprise est possible et que nous disposons de documents réputés fiable de l’ancienne gestion (grand livre), nous reprenons le solde du compte de chaque copropriétaire chez l’ancien syndic au jour du changement de cabinet. Ce solde doit normalement correspondre à celui que vous retrouvez sur le dernier appel de charges reçu par l’ancien syndic. Si ce n’est pas le cas ou si ce montant vous semble contestable, merci d’en faire part au comptable sur la messagerie du site exclusivement en joignant tout document tendant à démontrer l’irrégularité (relevé de compte bancaire, copie des derniers appels de charges …).

L’écriture comptable :

La reprise comptable consiste également à reprendre dans notre système et sur le compte de la copropriété les écritures déjà passées par l’ancien syndic pour l’exercice en cours ou les exercices antérieurs qui n’auraient pas été approuvés jusqu’ici. La encore toute contestation ou demande de vérification doit être adressée au comptable via la messagerie en ligne.

Pour vous aider, n’hésitez pas à consulter notre lexique 

Comment modifier le budget voté:

Le syndic est tenu de respecter le montant du budget voté en assemblée générale dans les appels de provisions sur charges.

En cas d’erreur sur le montant voté ou si un des postes de dépense venait à baisser en cours d’exercice , le syndic n’aura aucune possibilité d’actualiser le montant des appels de provisions sur charges sans nouvelle décision de l’assemblée générale.

Conseil syndical:

Le conseil syndical pourra estimer que la modification du budget peut attendre l’assemblée ordinaire suivante (le budget appelé et non dépensé est restitué aux copropriétaires dans le cadre de la régularisation des charges) ou qu’une assemblée extraordinaire doit être convoquée au plus vite*. Suite à l’assemblée générale, le comptable corrigera les appels de provisions selon le nouveau montant validé pour le reste de l’exercice en cours.

Vous retrouvez le détail du budget poste par poste sur le site de l’immeuble dans le menu « mes comptes ».

*Toute assemblée générale supplémentaire est facturée forfaitairement selon les prestations particulières au sein de votre mandat de syndic.

Les clés de répartition et les tantièmes

Le budget voté en AG est réparti entre les copropriétaires suivant les clés de répartition définies par le règlement de copropriété et en fonction des tantièmes de chaque lot pour chacune de ces clés.

La clé de répartition la plus courante est liée aux « charges communes générales ». Il s’agit des charges qui par nature sont imputables à tous les copropriétaires sans distinction, qu’ils possèdent uniquement une cave, un parking ou un appartement. On y retrouve généralement les honoraires du syndic, l’assurance de l’immeuble, l’entretien des espaces verts …

D’autres clés de répartition peuvent exister et sont d’autant plus nombreuses que l’immeuble est complexe. Ce sont par exemples, les charges de bâtiment, les charges d’escalier, de parking, de cave … Ces charges sont dites spéciales car ne concernent pas forcément tous les copropriétaires et son spécifiques à un type de parties communes. Les charges bâtiments sont utilisées pour la répartition d’un ravalement de façade ou peuvent aussi concerner la répartition de l’électricité commune à ce bâtiment. En général, le règlement de copropriété définit la répartition qui doit être observée par le syndic.

Les tantièmes d’un lot en charges communes générales et en charges spéciales ne sont pas identiques. Ceci complique un peu le calcul des appels de charges mais vous retrouverez plus de précision et un exemple complet dans l’assistance  comptable : « appel de charges »/« Comprendre le document d’appel de charges ».

Pour en savoir plus sur les tantièmes en copropriété, n’hésitez pas à cliquer sur la rubrique parole d ‘expert sur notre blog.

La particularité d’un syndic en ligne est de ne pas se déplacer sur votre immeuble, cela limite les honoraires facturés par le syndic, d’où une offre prix attractive. Dans ce cas, le rôle des copropriétaires est essentiel pour assurer les tâches à réaliser sur l’immeuble et la bonne communication avec le syndic.

Ainsi, les copropriétaires, bien souvent par l’intermédiaire du conseil syndical et de son Président, font réaliser les devis nécessaires à l’entretien et aux réparations des parties communes de l’immeuble. Cela implique d’accueillir les entreprises, leur expliquer le travail souhaité par la copropriété, et de recevoir les devis. Si des travaux sont réalisés, les copropriétaires vérifient également leur bonne exécution qui permettra à Syndic One de payer la facture. Au-delà des travaux, les copropriétaires sont également les yeux du Syndic pour alerter sur tout dysfonctionnement au sein de la copropriété. 

Syndic One accompagne les copropriétaires sur tous ces sujets et assure également toute la partie administrative (tenue des dossiers, commandes, comptabilité, réponses aux copropriétaires) et toute la partie juridique nécessaires à l’harmonie dans l’immeuble et au respect des nombreuses règles légales en matière de copropriété.

Pour l’assemblée générale, Syndic One la prépare avec les copropriétaires, se charge des convocations, met à disposition un outil en ligne pour sa tenue et s’occupe de la diffusion du procès-verbal.

La comptabilité de la copropriété est assurée par Syndic One, dans le respect du budget voté en assemblée générale. Syndic One envoie les appels de fonds et enregistre les paiements des copropriétaires. Il effectue également la vérification et le paiement des factures des fournisseurs de l’immeuble.

Si nous devions résumer en quelques mots la répartition du rôle entre les copropriétaires et le syndic, vous gérez sur place et Syndic One s’occupe du reste.

Une fois l’assemblée générale  tenue en ligne, et le procès verbal signé électroniquement , il sera envoyé à Syndic One qui pourra commencer à traiter vos décisions.

Déclaration de sinistre

La première des choses à faire en cas de sinistre est d’avertir le syndic par mail ou par téléphone pour qu’il prenne les premières dispositions et vous accompagne dans la gestion du sinistre. Le syndic se mettra en contact avec la compagnie d’assurance très rapidement et procédera à la déclaration de sinistre. La déclaration contiendra les éléments essentiels permettant d’ouvrir un dossier :

• le numéro de contrat
• la date du sinistre en indiquant son origine,
• la localisation,
• une description précise de l’état des dégâts, avec si possible des photographies,
• l’état estimatif des pertes, sous réserve de confirmation par la production d’un devis de réparation,
• le constat amiable, même si la partie adverse refuse de le signer.

Pour les dégâts des eaux, Syndic One vous propose de déclarer votre ligne via notre assistant vocal, à l’issue de cette conversation une déclaration pré-remplie vous parviendra accompagnée des actions à mener pour votre sinistre. En cas de vol ou de vandalisme, il faudra déposer plainte dans les 48 heures au poste de police local.

En cas de sinistre, il est important d’en chercher l’origine :

• Si le sinistre est imputable aux parties communes de l’immeuble, il faut avertir votre syndic : photos, descriptif des circonstances, coordonnées des intervenants (lésé ou responsable), toutes autres informations pouvant être utile dans la déclaration de sinistre. Le syndic gère ensuite la déclaration de sinistre auprès de l’assurance de l’immeuble et suit le dossier jusqu’à l’indemnisation définitive. Parallèlement à cela, la personne responsable ou lésée par ce sinistre devra faire une déclaration auprès de sa propre assurance.
• Si le sinistre est imputable aux parties privatives, le syndic n’intervient que si le sinistre touche également les parties communes. Sinon, ce sont aux personnes impactées par le sinistre de gérer avec leur assurance respective.

La distinction entre parties communes et parties privatives se trouvent dans le règlement de copropriété de votre immeuble.

Le pré-état daté est un document d’informations pour l’acquéreur d’un bien en copropriété nécessaire à la signature du compromis de vente. Ce document peut être rédigé par le propriétaire vendeur. Vous avez néanmoins la possibilité d’en faire la demande sur votre espace client.

Celui-ci reprend des informations essentielles comme :

les charges courantes et travaux payées par le vendeur au cours des 2 derniers exercices,
> des dettes des copropriétaires ou du syndicat,
> des procédures en cours,
> du montant du fonds travaux rattachés au lot vendu,
> des montants redevables par l’acquéreur, etc…

Sont joints au pré-état daté, d’autres documents importants, comme les 3 derniers procès-verbaux d’AG, le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et ses modificatifs, le cas échéant et le carnet d’entretien.

Le pré état-daté doit être constitué au plus tard au moment de la signature de la promesse de vente. A défaut, le délai de rétractation de l’acquéreur ne court qu’à compter du lendemain de la communication de ces documents et informations.

L’état daté reprend les informations du pré-état daté. Ce document est obligatoire pour signer la vente définitive de votre bien. Votre notaire en demandera la production au syndic avant la date de signature. Contrairement au pré état-daté qui pourrait être établi par le vendeur, c’est en revanche le syndic qui doit obligatoirement se charger d’établir l’état daté. Il est donc facturé au copropriétaire vendeur au tarif indiqué dans le mandat de syndic au titre des prestations particulières. 

L’état daté doit comprendre trois parties, et c’est la troisième qui intéresse tout particulièrement l’acquéreur. Elle mentionne les sommes qui devraient incomber au nouveau copropriétaire, c’est-à-dire les sommes qui seront à la charge de l’acheteur après la vente :

le montant des provisions sur charges prévues dans le budget prévisionnel de la copropriété dont il aura à s’acquitter ;
> le montant des provisions restant à verser pour les travaux qui auraient déjà été votés,
> le montant des avances de trésorerie

L’état daté contient également des informations concernant la situation financière de la copropriété : montant des impayés copropriétaires et dettes fournisseurs.

Le document précise également les éventuelles procédures en cours concernant le syndicat.