Comment Pouvons-nous
vous aider ?

En copropriété, il existe 2 grandes catégories de charges : les charges courantes et les charges exceptionnelles. Tous les copropriétaires doivent participer au paiement des charges à hauteur de leur quote-part. La quote-part de chacun est indiquée dans le règlement de copropriété et détaille les tantièmes associés à chaque lot.

• Les charges courantes sont reprises dans le règlement de copropriété et sont liées à l’administration et l’entretien courant de l’immeuble : assurance, électricité, eau, honoraires de syndic etc.
• Les charges exceptionnelles sont des dépenses ponctuelles et non prévues au budget qui doivent faire l’objet d’une décision en assemblée générale. Elles sont appelées au travers d’appels de fonds spécifiques. Ces frais peuvent être liés à des travaux d’entretien ou d’amélioration de l’immeuble. Exemple : Réfection de toiture, embellissement des parties communes …

Le calcul de charges se fait proportionnellement aux tantièmes de chaque lot et en fonction des clés de répartition. Ces dernières ainsi que les tantièmes sont définis dans le règlement de copropriété qui s’impose à tous les copropriétaires et qui est défini lors de la création de la copropriété.

Prenons un exemple :

• Une copropriété vote un budget lors de l’assemblée générale d’un montant de 9000€.
• La copropriété n’a qu’une seule clé de répartition, les charges communes générales.
• Le propriétaire du lot 3 détient 89/1000 tantièmes.

Le montant de sa provision de charges annuelles sera donc calculé comme suit :
Budget x tantièmes / Total des tantièmes
Dans cet exemple, nous avons donc 9000 € x 89 / 1000 = 801 €
Chaque trimestre, le syndic appellera donc un quart de ce montant, soit 801 € / 4 = 200.25 €

Les charges calculées sont des provisions basées sur un budget prévisionnel. A la fin de l’exercice comptable de la copropriété, les dépenses réelles sont connues.

Un ajustement est donc réalisé entre le montant des charges dépensées réellement et le montant provisionné au budget à condition que les comptes soient validés en assemblée générale.

• Si les charges prévisionnelles ont été surestimées par rapport à la consommation réelle alors, le “surplus” versé par les copropriétaires est crédité sur leur compte et viendra en déduction des prochaines charges à payer..
• Si les charges prévisionnelles ont été sous-estimées, dans ce cas, un complément est demandé aux copropriétaires afin d’équilibrer les comptes de l’exercice.

Le règlement des charges est un élément essentiel au bon fonctionnement de votre copropriété, cela permet au syndic de payer les factures de vos prestataires. Exemple : Eau, électricité, assurance etc..

Les charges de copropriété sont exigibles le 1er jour du trimestre et envoyées quelques jours avant cette date. Le processus de recouvrement de charges débute le quinze du mois pour éviter toute difficulté de trésorerie.

Les retards de paiement de charges impactent très rapidement une petite copropriété ayant un faible budget et une absence d’avance de trésorerie votée en assemblée générale. 

C’est pourquoi, en cas de difficultés passagères dans le règlement de vos charges, n’attendez pas d’être relancé. Prenez rapidement contact avec votre syndic afin de trouver, ensemble, une solution permettant d’étaler votre dette.

Parmi les premiers moyens pour recouvrer les charges impayés on trouve les relances classiques (e-mail) et les mises en demeure par courrier avec A/R. Après ces relances, le syndic fait appel à un huissier de justice qui délivre un commandement de payer.

C’est le début d’une procédure judiciaire. Cette démarche entraîne des frais non négligeables pour la copropriété, un avocat assure la défense des intérêts du syndicat des copropriétaires. Les frais engagés seront récupérables suite à la condamnation du copropriétaire défaillant. Notons ici que la procédure peut aller jusqu’à la vente des biens du copropriétaire défaillant et que le syndicat des copropriétaires bénéficie d’un privilège pour récupérer son dû avant les autres créanciers.

Pour compenser un montant de charges impayées trop élevé, un appel de fonds exceptionnel  pourra être envoyé aux copropriétaires afin d’honorer les factures fournisseurs.

En fin de trimestre, votre syndic vous envoie un document d’appel de charges reprenant les charges prévisionnelles du trimestre suivant.

Votre appel de charges reprend les tantièmes de l’ensemble des lots dont vous êtes propriétaires (appartement, cave, parking etc…), le montant du budget prévisionnel voté à l’assemblée générale par clé de répartition, et le résultat du calcul de votre quote part.

Les appels de charges peuvent être de plusieurs types:

• Les appels de charges prévisionnels basés sur le budget voté
• Les appels de fonds liés à la répartition des charges (différence entre les charges prévisionnelles et les charges réelles)
• Les appels de fonds pour les travaux votés
• Les appels de fonds pour alimenter le fond travaux loi Alur
• Les appels de fonds pour la constitution ou l’augmentation de l’avance de trésorerie
• Les appels de fonds exceptionnels (insuffisance de trésorerie..)

Les charges prévisionnelles sont déterminées en fonction du budget prévisionnel voté en assemblée générale chaque année par le syndicat des copropriétaires et en fonction des tantièmes applicables à chacun de vos lots. 

Les charges sont appelées chaque trimestre (sauf modalités différentes prévues en assemblée générale). Il est parfois nécessaire pour les copropriétés à petit budget de fonctionner par appels de fonds semestriels ou annuels afin de couvrir les besoins en trésorerie de l’immeuble. Par exemple, un contrat d’entretien d’ascenseur peut être amené à être payé en février alors qu’à ce moment-là, seul ¼ du budget a été appelé auprès des copropriétaires.

> Si les charges prévisionnelles ont été surestimées par rapport à la consommation réelle alors, le “surplus” versé par les copropriétaires est crédité sur leur compte et viendra en déduction des prochaines charges à payer.

> Si les charges prévisionnelles ont été sous-estimées, dans ce cas, un complément est demandé aux copropriétaires afin d’équilibrer les comptes de l’exercice.

C’est ce que l’on appelle la régularisation des charges.

Les charges prévisionnelles couvrent les dépenses courantes et habituelles de la copropriété. Toutefois, nous conseillons toujours de prévoir un poste de dépenses supplémentaires consacré aux réparations (serrure, fuite etc..)

Les travaux ne sont pas inclus dans les charges prévisionnelles, ils font l’objet d’un vote spécifique en assemblée générale qui décide également des modalités de financement de ces travaux et notamment du nombre et des dates d’appels de fonds correspondant à cette dépense à venir. Vous recevrez alors des appels de fonds à régler afin de procéder au paiement desdits travaux.

Les travaux peuvent également être financés par un fonds de travaux, dont la cotisation annuelle est devenue obligatoire depuis le 1er janvier 2017. L’alimentation de ce fonds de travaux se fait également par des appels de fonds spécifiques.

Le budget prévisionnel est voté en assemblée générale chaque année par le syndicat des copropriétaires et est valable pour un exercice comptable de 12 mois. Le syndic est tenu de respecter le montant du budget voté en assemblée générale dans les appels de charges.

Si un des postes de dépenses venait à être modifié en cours d’exercice, le syndic n’aura aucune possibilité d’actualiser le montant des appels de provisions sur charges sans une nouvelle décision de l’assemblée générale.

Le conseil syndical pourra estimer que la modification du budget peut attendre l’assemblée générale ordinaire suivante ou qu’une assemblée extraordinaire doit être convoquée. Suite à l’assemblée générale, le comptable corrigera les appels de provisions selon le nouveau montant validé pour le reste de l’exercice en cours.

Les clés de répartition déterminent la façon dont seront réparties les charges d’un immeuble entre les différents copropriétaires en fonction des lots qu’ils détiennent. Les clés de répartition sont composées des lots concernés et de leur quote-part, appelés tantièmes.

Les clés de répartition et les tantièmes sont fixés par le règlement de copropriété qui s’impose à tous les copropriétaires et qui est défini lors de la création de la copropriété.

La clé de répartition la plus courante est la clé « charges communes générales ». Il s’agit ici de charges qui, par nature, sont imputables à tous les copropriétaires sans distinction, qu’ils possèdent uniquement une cave, un parking ou un appartement. On y retrouve, généralement, les honoraires du syndic, l’assurance de l’immeuble, les frais postaux, les frais bancaires, l’électricité, etc.

D’autres clés de répartition peuvent exister et sont d’autant plus nombreuses que l’immeuble est complexe. Il peut s’agir par exemple de clé de répartition pour chaque bâtiment dont serait composée la copropriété. Ces charges sont dites spéciales car elles ne concernent pas l’ensemble des copropriétaires mais sont associées à des parties communes utilisées uniquement par certains d’entre eux.

Exemple : un copropriétaire ayant un appartement en rez-de-chaussée paye moins de charges d’ascenseurs qu’un copropriétaire du 4ème étage, même si leur appartement est identique, car l’un a moins l’utilité de l’ascenseur que l’autre. 

Pour information, les copropriétaires n’ont pas systématiquement le même nombre de tantièmes dans les différentes clés de répartition.

En tant que copropriétaire Syndic One, vous disposez d’un espace client qui vous permet de retrouver toute l’information relative à la gestion de votre immeuble, vos documents personnels ainsi que des outils destinés à simplifier votre vie en copropriété.

Vous accéderez ainsi à de nombreux services ou informations tels que :

• L’accès à l’ensemble de vos documents et à ceux de l’immeuble.
• Le paiement simple, rapide et sécurisé de vos charges.
• Le suivi du budget et des dépenses de la copropriété.
• L’outil pour préparer et tenir votre assemblée générale ou pour voter et décider tout au long de l’année.
• La saisie des relevés des compteurs d’eau.
• Les rubriques réservées au Conseil Syndical comme la saisie et le suivi des factures.
• La demande pré-état daté en cas de vente de votre bien.
• L’espace de discussion entre copropriétaires.

L’espace client Syndic-One est un outil indispensable dans la gestion de votre copropriété. Il se développe continuellement afin de répondre toujours  mieux aux besoins de votre immeuble. Chaque copropriétaire peut y avoir accès dès lors qu’il transmet son email au gestionnaire. 

Dès le lendemain de l’assemblée, les copropriétaires doivent envoyer au plus vite à Syndic One, un ensemble de documents essentiels afin de lui permettre de commencer officiellement à gérer votre immeuble. Ces documents sont le contrat de syndic et le procès-verbal de votre assemblée signé, la feuille de présence et le règlement de copropriété. 

Au cours des 2 premiers mois suivant l’assemblée, l’ancien syndic doit fournir à Syndic One l’intégralité des archives de la copropriété nécessaires à la mise en place complète de sa gestion. Il faut savoir que la loi accorde :

• Un délai de 15 jours pour la transmission de la situation de trésorerie, de la totalité des fonds disponibles.
• Un délai de 2 mois au syndic sortant pour transmettre la totalité des documents au successeur. L’aide des membres du conseil syndical pour accélérer ce processus est souvent déterminante.

A partir de cette phase d’intégration : 

• Vous serez accompagné par une équipe dédiée composée d’un gestionnaire, d’un assistant et d’un comptable qui deviendront vos interlocuteurs principaux.
• Vous disposez d’un accès personnel à votre espace client Syndic One. Attention, assurez-vous de nous avoir communiqué votre adresse email pour que votre compte client soit activé. 

Par la suite, pour joindre votre équipe de gestion, connectez-vous à votre espace client, accessible depuis www.syndic-one.com via la rubrique « ASSISTANCE ».

Syndic One recommande de tenir l’assemblée générale ordinaire, à minima trois mois après la clôture des comptes.

La loi fixe l’organisation de l’assemblée générale ordinaire dans les 6 mois suivants la fin de l’exercice comptable. Dans les faits, il est courant que des factures impactant l’exercice à approuvé continuent à parvenir à votre équipe de gestion plusieurs mois après la clôture. 

Concernant la préparation de l’assemblée générale ordinaire, Syndic One se charge :

• De mettre à l’ordre du jour les résolutions légales et obligatoires par exemple l’approbation des comptes, l’élection du syndic, le vote du budget, l’élection des membres du conseil syndical etc… 
• De mettre à la disposition des copropriétaires, le projet d’ordre du jour de l’assemblée générale sur leur espace client.

A ce stade, le président du conseil syndical pourra fixer la date et le lieu de la réunion et l’ensemble des copropriétaires seront invités à se connecter à leur espace client pour ajouter s’ils le souhaitent des résolutions. Syndic One met à disposition des copropriétaires une bibliothèque de résolutions déjà rédigées pour les aider en cas de besoin. 

Certaines résolutions nécessitent un peu de préparation en amont. En effet, si la copropriété souhaite réaliser des travaux d’entretien sur l’immeuble, il convient de rencontrer les entreprises pour réaliser des devis.

Les copropriétaires sont invités à profiter du temps de préparation de l’assemblée pour discuter entre eux des travaux ou des contrats de l’immeuble qui seront ensuite soumis au vote lors de l’assemblée générale.

Grâce à la communication permanente ainsi établie, l’assemblée générale est davantage un moment d’enregistrement des décisions qu’une réunion dans laquelle les participants « découvrent » les sujets à traiter.

Toutes les conditions sont réunies pour que le président puisse tenir sereinement l’assemblée générale, sans que la présence du syndic soit nécessaire. Notre outil de tenue de l’assemblée générale permet d’enregistrer tous les votes des copropriétaires, calcule automatiquement si la majorité requise est atteinte. 

A la fin de l’assemblée générale, l’outil génère automatiquement le procès-verbal que les membres du bureau signent par voie électronique.

Dans un contrat de syndic « classique », les frais de déplacement et les temps de présence sur l’immeuble représentent jusqu’à 50 % des honoraires de gestion. Afin de limiter ces honoraires, Syndic One est un syndic professionnel en ligne qui n’effectue aucun déplacement sur l’immeuble. En effet, c’est le conseil syndical qui assure la relation avec les entreprises et qui tient les Assemblées Générales.

Dès lors, Syndic One est moins cher que les syndics classiques, tout en proposant un gestionnaire dédié qui accompagne l’ensemble des copropriétaires et qui est joignable via l’espace client. Vous y retrouverez, notamment, les documents de votre copropriété, la possibilité de nous transmettre vos factures, d’échanger entre copropriétaires et de payer vos charges.

Syndic One est un syndic en ligne qui ne se déplace pas sur les immeubles. Cela limite les honoraires facturés et explique une offre attractive. Ce modèle nécessite un investissement de la part des copropriétaires sur place et une bonne communication avec le syndic.

Pour les travaux, les copropriétaires et le conseil syndical font réaliser les devis nécessaires à l’entretien et aux réparations des parties communes de l’immeuble. Cela implique d’accueillir les entreprises, collecter les devis, suivre et vérifier la bonne exécution des travaux. Après réception des travaux par les copropriétaires, Syndic One effectue le paiement des factures. Au-delà des travaux, les copropriétaires sont également les yeux du syndic pour alerter sur tout dysfonctionnement au sein de la copropriété. 

Pour la partie administrative et juridique, Syndic One accompagne les copropriétaires au quotidien et assure les conditions nécessaires à l’harmonie dans l’immeuble et au respect de la législation en copropriété.

Pour l’assemblée générale, Syndic One la prépare avec les copropriétaires, se charge des convocations, met à disposition un outil en ligne pour sa tenue et s’occupe de la diffusion du procès-verbal.

La comptabilité de la copropriété est assurée par Syndic One, dans le respect du budget voté en assemblée générale. Syndic One envoie les appels de fonds et enregistre les paiements des copropriétaires puis effectue le paiement des factures fournisseurs de l’immeuble.

Si nous devions résumer en quelques mots cette répartition des rôles : les copropriétaires gèrent sur place et Syndic One s’occupe du reste.

Votre immeuble était géré par un syndic bénévole

Par défaut, la reprise comptable n’est pas réalisée. En effet, il est rare que les règles de gestion, d’appel de charges, de convocation d’assemblée générale, de diffusion de procès verbal soient bien respectées. Le risque est donc grand de ne pas recouvrer les dettes faute de pouvoir justifier de leur réalité ou bien fondé devant un tribunal.

Il appartient à l’ancien syndic bénévole de régulariser les situations créditrices ou débitrices des copropriétaires avant notre nomination et de clôturer le compte bancaire ouvert au nom du syndicat. Nous nous chargeons, ensuite, d’ouvrir un nouveau compte au nom du syndicat des copropriétaires et démarrons la comptabilité à 0.

Votre immeuble était géré par un syndic professionnel

Lorsque l’immeuble est géré par un syndic professionnel, nous récupérons de l’ancien syndic les documents nous permettant d’identifier le solde du compte de chaque copropriétaire. Ce solde doit correspondre à celui que vous retrouvez sur le dernier appel de charges reçu par l’ancien syndic. Pour toute question sur la reprise, nous vous invitons à vous rapprocher de votre comptable Syndic One via la messagerie de votre espace client.

La reprise comptable consiste, également, à reprendre sur le compte de la copropriété les écritures comptables déjà passées par l’ancien syndic pour l’exercice en cours ou les exercices antérieurs qui n’auraient pas été approuvés jusqu’ici. Là encore, toute demande de vérification doit être adressée au comptable via la messagerie en ligne.

Chaque trimestre, un appel de charges courantes vous est envoyé par courrier par Syndic One.

Vous pouvez choisir de ne plus recevoir ce document par courrier postal en modifiant vos préférences sur votre espace client Syndic One. Sachez que le document est disponible à tout moment dans vos documents personnels.

La digitalisation de vos documents permet de réduire considérablement les frais postaux à la charge de la copropriété.

Avec Syndic One envoyer une facture et s’assurer d’un paiement d’un fournisseur n’a jamais été aussi simple. Plus besoin d’envoyer vos factures par email ou par courrier. Le président de copropriété dispose d’un accès à l’outil de saisie de facture depuis son espace client via l’onglet compte de l’immeuble. 

En quelques clics il pourra : 

• Télécharger la facture 
• Reporter le montant 
• Choisir le compte ou la clef de répartition
• Sélectionner le fournisseur de l’immeuble ou le créer s’il est nouveau 
• envoyer la facture à la comptabilité Syndic One

La facture ainsi transmise sera mise en paiement rapidement en fonction de la trésorerie de l’immeuble, elle apparaîtra dans la liste des factures à payer de l’immeuble.

Attention, Syndic One paie les fournisseurs des copropriétés uniquement par virement, il faut donc penser à leur demander un RIB. De plus, les factures doivent être libellées au nom du syndicat des copropriétaires (la copropriété) et non au nom de Syndic One.

Pour disposer d’une trésorerie suffisante, assurez-vous  :

• Que le budget de la copropriété voté en assemblée générale est adapté aux dépenses de votre immeuble.
• Que les copropriétaires paient régulièrement leurs charges.
• De voter une avance de trésorerie lors de l’assemblée générale.

Nous alertons sur le défaut de trésorerie qui peut amener une assurance à résilier le contrat ou mettre la copropriété en grave difficulté lorsque les impayés deviennent trop importants. Il est donc primordial que le budget voté en assemblée générale soit parfaitement calibré et que chaque copropriétaire respecte les échéances trimestrielles d’appels de charges.

Si votre copropriété est en cours d’intégration, un délai est souvent nécessaire avant de pouvoir régulariser des factures en attente, car Syndic One doit récupérer le solde disponible auprès de l’ancien syndic.

Le règlement des charges courantes de copropriété se fait trimestriellement et les fonds sont exigibles au 1er jour de chaque trimestre. Pour les autres types de charges, la date de paiement est indiquée dans le procès-verbal de l’assemblée générale et évidemment sur l’appel de fonds que nous vous envoyons.

Pour effectuer le paiement de vos charges, rendez-vous sur votre espace client Syndic One, cliquez sur le bouton “Payer” et laissez-vous guider pour choisir votre mode de paiement.

Syndic One propose deux types de paiement des charges :

• Le prélèvement automatique : vous serez prélevé, automatiquement, à chaque appel de charges.
• Le prélèvement à la demande : vous déclenchez le paiement vous-même en cliquant sur le bouton “Payer”. Aucun prélèvement ne sera déclenché par Syndic One sans votre intervention.

En cas de sinistre, il est important d’ identifier l’origine afin d’en stopper la cause. 

Au-delà d’éviter toutes dégradations supplémentaires, cette étape est importante car elle permet de déterminer si la déclaration de sinistre doit être effectuée auprès de l’assurance du copropriétaire ou de l’assurance de l’immeuble. Attention tout sinistre doit être déclaré rapidement auprès de l’assureur. 

A ce stade, il est impératif de réparer la cause du sinistre pour stopper les dommages et permettre une indemnisation ultérieure par l’assurance.

•  Si les dégâts sont en partie commune : 

Dans ce cas, il faut avertir Syndic One par email, en lui donnant un maximum d’informations comme par exemple : 

• La date du sinistre en indiquant son origine,
• La localisation
• Une description précise de l’état des dégâts, avec si possible des photographies,
• Les coordonnées des intervenants – lésé ou responsable –
• L’état estimatif des pertes, sous réserve de confirmation par la production d’un devis de réparation.
• Le constat amiable, même si la partie adverse refuse de le signer.

Avec ces éléments, votre gestionnaire pourra prendre les premières dispositions et commencer à vous accompagner dans la gestion du sinistre. Il effectuera une déclaration de sinistre auprès de l’assurance de l’immeuble.

• Si les dégâts sont en partie privative : 

Dans cette hypothèse, le copropriétaire victime du sinistre doit en faire lui-même la déclaration auprès de son assurance. Celle-ci sera en charge de la gestion du sinistre et pourra si celui-ci est important, se rapprocher directement de l’assurance de la copropriété.

A noter : Syndic One vous propose de déclarer votre dégât des eaux par téléphone, via son assistant vocal. Votre gestionnaire sera ainsi informé des détails de votre sinistre. Attention, en cas de vol ou de vandalisme, il vous appartient de déposer plainte dans un délai de 48 heures au poste de police local et de transmettre à votre gestionnaire le récepissé du dépôt de plainte.

Comme en habitat individuel, un copropriétaire peut subir de multiples sinistres dans son logement tels que des dégâts des eaux, un incendie, un bris de glace, etc…

Pour cela, le copropriétaire occupant a l’obligation d’assurer l’ensemble de ses lots en multirisque habitation. Si le copropriétaire est bailleur, il doit alors souscrire une assurance propriétaire non occupant et son locataire doit s’assurer à son tour en multirisque habitation.

Enfin, la copropriété doit aussi assurer ses parties communes en multirisque immeuble. Pour information les compagnies d’assurance ont mis en place une convention commune (IRSI) qui régit les règles de gestion et d’indemnisation d’une grande partie des sinistres en copropriété. 

Attention, les assurances n’indemnisent jamais les causes mais uniquement les conséquences d’un sinistre.

Le syndicat des copropriétaires représenté par le syndic doit obligatoirement souscrire un contrat en responsabilité civile qui couvre les dommages aux tiers. 

Il est vivement conseillé de souscrire une multirisque immeuble comprenant des garanties complémentaires pour couvrir l’immeuble en cas de vol, bris de glace, catastrophe climatique, protection juridique, dégât des eaux, incendie, etc.

Le changement de syndic ne peut s’opérer qu’à la fin du mandat du syndic en fonction. C’est -à -dire au moment de l’assemblée générale qui doit voter son renouvellement ou non.

Il est nécessaire au préalable de procéder à la mise en concurrence de plusieurs contrats de syndic de copropriété afin de comparer leurs tarifs et leurs prestations.

Pendant la période de préparation de la convocation de votre assemblée générale, un copropriétaire doit demander par courrier recommandé au syndic en place, l’ajout d’une résolution de mise en concurrence et joindre la proposition de contrat du syndic candidat. 

Le jour de l’assemblée générale :

L’assemblée doit voter pour chaque candidature à la majorité absolue, c’est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965).

Si aucun contrat n’obtient la majorité absolue mais que l’un d’eux obtient au moins ⅓ des voix de tous les copropriétaires (qu’ils soient présents, absents ou représentés), il est possible de procéder à un second vote lors de la même assemblée à la majorité simple c’est à dire la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés lors de l’assemblée. (article 24 de la loi du 10 juillet 1965).

Le syndic peut rompre son contrat au cours de son mandat. Il est pourtant nécessaire de respecter certaines règles pour ne pas porter préjudice au syndicat de copropriété.

Le syndic doit informer les copropriétaires de sa volonté de démissionner de ses fonctions et laisser un temps suffisant aux copropriétaires pour trouver un nouveau syndic. 

Les copropriétaires doivent alors envoyer les propositions alternatives de contrats de syndic au syndic démissionnaire par courrier recommandé. Ce dernier aura alors tous les éléments nécessaires pour convoquer une assemblée générale et acter sa démission.

La révocation ne peut intervenir qu’au cours d’une assemblée générale. Les copropriétaires peuvent soit attendre l’assemblée annuelle, soit demander à ce que soit tenue une assemblée extraordinaire. 

Si le syndic ne tient pas compte de votre demande, le conseil syndical ou un (ou plusieurs) copropriétaire(s), représentant au moins le quart des voix de tous les copropriétaires, peuvent demander au syndic de convoquer l’assemblée (article 8 du décret du 17 mars 1967).

Cette demande doit être notifiée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit préciser les résolutions devant être inscrites à l’ordre du jour, à savoir la révocation du syndic et la nomination de son remplaçant. 

Passé un délai de huit jours, si le syndic ne répond pas à cette demande, le président du conseil syndical pourra valablement convoquer ladite assemblée.

Toutefois, s’il n’existe pas de conseil syndical ou si son président ne fait pas le nécessaire, vous pouvez, en tant que copropriétaire, provoquer judiciairement ladite assemblée après l’envoi d’une nouvelle mise en demeure restée sans effet. Vous vous adresserez alors au président du tribunal de grande instance statuant en référé (procédure d’urgence) pour qu’il vous autorise à convoquer l’assemblée générale. Les faits reprochés doivent être suffisamment graves ou répétés pour justifier la révocation. 

Ont été reconnus comme des motifs légitimes de révocation d’un syndic :

• le fait de ne pas exécuter les décisions prises en assemblée générale ;
• le fait de ne pas avoir fait le nécessaire pour recouvrer les impayés, ayant ainsi porté gravement atteinte à la copropriété ;
• les fautes de gestion.

Une révocation abusive ouvre droit à des dommages et intérêts au profit du syndic. La révocation requiert un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires. A défaut de l’obtenir, un second vote peut statuer à la majorité des seuls copropriétaires présents ou représentés.

Les effets de la révocation du syndic :

Lors du déroulement de l’assemblée, lorsque la majorité a été atteinte, le syndic en place doit poursuivre la tenue de l’Assemblée Générale. La nomination du nouveau syndic sera effective le lendemain de l’Assemblée Générale.

La communication des documents est une obligation. Si les pièces ne sont pas transmises dans les délais légaux, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit adresser une lettre de mise en demeure par courrier recommandé. 

Sans réaction de la part de l’ancien syndic, les copropriétaires ou le nouveau syndic peuvent alors saisir en référé le président du tribunal judiciaire afin d’obtenir sous astreinte les documents et les fonds le cas échéant.

Le pré-état daté est un document d’informations pour l’acquéreur d’un bien en copropriété nécessaire à la signature du compromis de vente. Ce document peut être rédigé par le propriétaire vendeur. Vous avez néanmoins la possibilité d’en faire la demande sur votre espace client.

Celui-ci reprend des informations essentielles comme :

> les charges courantes et travaux payées par le vendeur au cours des 2 derniers exercices, 

> des dettes des copropriétaires ou du syndicat, 

> des procédures en cours, 

> du montant du fonds travaux rattachés au lot vendu, 

> des montants redevables par l’acquéreur, etc…

Sont joints au pré-état daté, d’autres documents importants, comme les 3 derniers procès-verbaux d’AG, le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et ses modificatifs, le cas échéant et le carnet d’entretien.

Le pré état-daté doit être constitué au plus tard au moment de la signature de la promesse de vente. A défaut, le délai de rétractation de l’acquéreur ne court qu’à compter du lendemain de la communication de ces documents et informations.

L’état daté reprend les informations du pré-état daté. Ce document est obligatoire pour signer la vente définitive de votre bien. Votre notaire en demandera la production au syndic avant la date de signature. Contrairement au pré état-daté qui pourrait être établi par le vendeur, c’est en revanche le syndic qui doit obligatoirement se charger d’établir l’état daté. Il est donc facturé au copropriétaire vendeur au tarif indiqué dans le mandat de syndic au titre des prestations particulières. 

L’état daté doit comprendre trois parties, et c’est la troisième qui intéresse tout particulièrement l’acquéreur. Elle mentionne les sommes qui devraient incomber au nouveau copropriétaire, c’est-à-dire les sommes qui seront à la charge de l’acheteur après la vente :

> le montant des provisions sur charges prévues dans le budget prévisionnel de la copropriété dont il aura à s’acquitter ;
> le montant des provisions restant à verser pour les travaux qui auraient déjà été votés,
> le montant des avances de trésorerie

L’état daté contient également des informations concernant la situation financière de la copropriété : montant des impayés copropriétaires et dettes fournisseurs.

Le document précise également les éventuelles procédures en cours concernant le syndicat.