Le règlement des factures

Les factures des fournisseurs intervenant dans votre copropriété sont traitées chaque jour par nos services.

Le temps de prendre en charge les éléments pour créer votre immeuble en tout début de gestion chez Syndic One, un délai est souvent nécessaire avant de pouvoir régulariser des factures en attente. A ce temps de reprise nécessaire, peut venir s’ajouter un souci de trésorerie si nous  n’avons pas encore pu récupérer le solde disponible auprès de l’ancien syndic par exemple.

charges de copropriété syndic One
charges de copropriété syndic one

Après cette première période, le process mis en place permet de traiter les factures fournisseurs efficacement. Le parcours d’une facture chez Syndic One est le suivant :

  • Arrivée de la facture par voie postale, par mail ou fax au service comptable. Si cette facture est accompagnée du RIB du fournisseur, son traitement est immédiat. Dans le cas contraire, elle est mise en attente le temps que le RIB réclamé au fournisseur nous parvienne.
  • Enregistrement de la facture dans la base comptable et mise à disposition des clients sur le site de l’immeuble (menu compta). A partir de cet instant, le président du CS a la possibilité de bloquer le paiement d’une facture via le menu de contrôle des factures. Le président doit donc pouvoir se rendre sur le site de l’immeuble régulièrement pour s’assurer qu’aucune facture litigieuse ne s’y trouve.
  • Paiement du fournisseur par virement si le président n’a pas posé son véto et si la trésorerie disponible le permet. Ce second cas peut résulter d’une insuffisance du budget voté ou encore de retards de règlement de charges de certains copropriétaire. Le président a également un accès aux comptes des copropriétaires débiteurs et au détail de la trésorerie disponible directement depuis la page d’accueil du site. Le défaut de trésorerie peut amener une assurance à résilier le contrat ou peut mettre la copropriétaire en grave difficulté lorsque les impayés deviennent trop importants. Il est donc primordial que le budget voté en AG soit parfaitement calibré et que chaque copropriétaire respecte les échéances trimestrielles d’appels de charges.

A RETENIR :

Les fournisseurs sont normalement réglés à 30 jours fin de mois après réception de la facture. Nous réalisons néanmoins deux paiements fournisseurs globaux chaque mois. Cela permet au président du CS d’avoir quelques jours pour contester en ligne le paiement d’une facture.

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