Vous souhaitez changer de syndic ? Passez au syndic en ligne !

Vous souhaitez changer de syndic de copropriété ? Et si vous passiez au syndic en ligne ? Détails d’une offre à mi-chemin entre le syndic professionnel et le syndic bénévole, qui présente de nombreux avantages pour les petites copropriétés.

Le syndic en ligne, l’alternative

C’est le genre de chose qui nous traverse l’esprit, mais dont la lourdeur des procédures nous semble insurmontable. Changer de syndic demande il est vrai un certain formalisme. Mais à la clé, c’est la possibilité de reprendre en main son immeuble, notamment lorsqu’il s’agit d’une petite copropriété qui passe après les grandes chez les syndics professionnels. L’idée : réduire les coûts et peser davantage dans les choix. Il existe la solution de se faire élire un syndic bénévole, mais c’est une responsabilité que tout le monde ne veut pas endosser seul. L’autre option, c’est de se tourner vers un syndic en ligne. Aussi appelés syndics à distance, microsyndics ou syndics low cost, ces acteurs proposent une alternative aux syndics traditionnels sans pour autant demander autant de travail qu’un syndic bénévole.

Pas de présence physique

Comme son nom l’indique, le syndic en ligne se caractérise par son absence de présence physique. Aucun gestionnaire ne viendra visiter l’immeuble, pas plus qu’il n’assistera aux assemblées générales ou ne supervisera des travaux. Tous les échanges se font uniquement par mail, téléphone ou SMS. En cas de besoin, certains gestionnaires de syndics en ligne proposent des visioconférences.

Une gestion uniquement administrative

À l’inverse des syndics traditionnels, les syndics en ligne se limitent à assurer la gestion administrative et comptable de la copropriété. Le syndic en ligne soumettra les factures au conseil syndical pour validation avant règlement. Il élaborera le budget prévisionnel. Il rédigera l’ordre du jour de l’assemblée générale, le diffusera et se chargera aussi de la diffusion des procès-verbaux. Toutes les tâches nécessitant une présence physique sont déléguées aux membres du conseil syndical ou à un copropriétaire référent qui fait le lien entre syndic et copropriétaires.

Les missions du syndic en ligne :

• la comptabilité ;
• l’exécution des travaux ;
• la convocation en assemblée générale (au moins une fois par an)  ;
• le recrutement et la gestion du personnel ;
• les contrats avec les entreprises ;
• la gestion et la réalisation des réparations courantes ;
• la décision de travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble.

Les missions du conseil syndical ou du copropriétaire référent :

• animation des assemblées générales ;
• veille ;
• surveillance des travaux ;
• assistance du syndic (relevé des compteurs, photographies, etc.).

Des outils dématérialisés

Avec la loi ALUR, les syndics professionnels doivent mettre en place un accès en ligne aux documents de la copropriété. Pour les syndics en ligne, c’est déjà chose faite puisque ces derniers offrent un extranet avec toutes les données concernant la copropriété au conseil syndical. Ses membres y trouveront les documents comptables, les papiers administratifs, les devis, les factures, les documents juridiques comme le règlement de copropriété, les convocations et procès-verbaux d’assemblées générales, les contrats des salariés et prestataires de l’immeuble, etc.

Un prix moins élevé

Cette gestion à minima et sans déplacements se traduit par un coût moins élevé. Quand un syndic professionnel coûte en moyenne 148 euros par lot par an, selon une enquête de l’Association des responsables de copropriété, un syndic en ligne coûte entre 80 et 100 euros par lot par an. Un tarif qui ne comprend cependant pas les problèmes particuliers, facturés en plus le cas échéant.

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Une offre spécifique aux petites copropriétés

Les syndics en ligne visent particulièrement les petites copropriétés de moins de 30 lots, souvent délaissées par les grands cabinets qui les refusent car elles ne s’avèrent pas assez rémunératrices. Avec un syndic en ligne, elles peuvent bénéficier d’un gestionnaire dédié, à un coût adapté à leur budget.

Un mode de fonctionnement qui cumule les atouts

Opter pour un syndic en ligne présente de nombreux avantages :

• le prix est près de 50 % inférieur à ceux pratiqués par les syndics professionnels ;
• le professionnalisme des syndics en ligne permet d’assurer une gestion administrative, comptable et juridique de qualité. Ils sont tenus de disposer d’une assurance responsabilité civile professionnelle et d’une garantie financière ;
• la transparence est au rendez-vous, grâce notamment à la mise à disposition des documents relatifs à la copropriété en ligne ;
• l’indépendance des syndics en ligne vis-à-vis des groupes ou d’entreprises du secteur bancaire ou de l’assurance est un autre atout des syndics en ligne ;
• la possibilité de changer facilement de syndic est privilégiée par les acteurs du secteur en ligne, puisqu’ils proposent généralement des contrats d’un an, contre un à trois ans chez les syndics professionnels ;
• l’autonomie des copropriétaires est la force du fonctionnement du syndic en ligne, qui s’avère particulièrement intéressant pour les copropriétaires désireux de s’impliquer dans la gestion de leur immeuble sans forcément endosser de lourdes responsabilités et tout en étant épaulés. Ce mode leur permet de gérer la vie quotidienne de l’immeuble, d’animer les assemblées générales, de gérer les relations éventuelles avec les salariés de l’immeuble, en se reposant sur une gestion administrative et comptable professionnelle ;
• la neutralité du référent d’un syndic en ligne permet aux petites copropriétés dépourvues de syndic professionnel d’apaiser les relations, là où le parti pris d’un syndic bénévole pourrait conduire à des tensions. Cela assure une base une gestion administrative et comptable qui ne sera pas remise en cause.

Comment convaincre tous les copropriétaires ?

Vous êtes séduit par les atouts d’un syndic en ligne ? Il vous reste à convaincre vos voisins. Vous disposez pour cela de deux leviers :

• Envoyer un argumentaire à destination de tous les copropriétaires. À la fin du mandat du syndic en place, les copropriétaires ont le droit de proposer un nouveau syndic. Pour cela, les copropriétaires peuvent envoyer leur proposition – devis et argumentaire – au cabinet du gestionnaire par courrier recommandé avec accusé de réception. Le syndic en place enverra cette proposition à tous les copropriétaires par courrier, en même temps que la convocation à l’assemblée générale à l’ordre du jour de laquelle est inscrite la désignation d’un nouveau syndic.
• Organiser une réunion de sensibilisation. Les copropriétaires ont la possibilité de sensibiliser leurs pairs en organisant une réunion afin de présenter leur projet de syndic en ligne et d’inciter les copropriétaires à venir voter. Les spécialistes recommandent aux copropriétaires de se faire accompagner – virtuellement –  par le syndic choisi pour organiser cette réunion.