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7 choses à savoir sur la comptabilité d’une copropriété

La compta, on aime ou on n’aime pas… Mais en maitriser les rudiments peut être utile lorsqu’on est copropriétaire. Cela donne les outils pour comprendre le fonctionnement d’une copro et être vigilant par rapport à sa gestion. Vous ne parlez pas le langage comptable ? Petite séance de rattrapage !

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1. Trois documents distincts

Concrètement, la comptabilité d’une copropriété se divise en trois documents :

  • un livre journal, qui inscrit au jour le jour les opérations comptabilisées
  • un grand livre, qui reporte les opérations dans les comptes ;
  • une balance générale, qui résume les soldes des comptes en fin d’exercice.

Les justificatifs de toutes les opérations comptables doivent également être conservés.

2. Un cycle annuel

La comptabilité d’une copropriété se tient sur douze mois, mais n’est pas forcément calée sur une année civile. C’est le principe de l’annualité budgétaire, en vigueur depuis 2007, qui a apporté plus de lisibilité et de transparence aux comptes. Auparavant, la pratique penchait pour un fonctionnement trimestriel, avec des copropriétaires qui réglaient les charges à terme échu. En basculant sur des comptes annuels, les charges sont désormais réglées par anticipation.

3. Une comptabilité en partie double

Depuis 2007, on parle d’une comptabilité d’engagement dans les copropriétés. A l’inverse d’une comptabilité de trésorerie, où les opérations étaient enregistrées au moment du paiement ou de l’encaissement, la comptabilité d’engagement inscrit les charges et produits dès qu’ils sont engagés ou acquis, indépendamment de leur règlement ou de leur réception. Il s’agit par conséquent d’une comptabilité en partie double : chaque opération fait l’objet d’une écriture au débit d’un compte et au crédit d’un autre compte.

4. Budget prévisionnel et provisions trimestrielles

Dans une comptabilité d’engagement, le budget prévisionnel joue un rôle crucial : c’est ce document qui fixe la « feuille de route » annuelle en anticipant les dépenses de la copropriété pour les douze mois à venir. C’est à partir de ses chiffres que les provisions sur charges sont calculées chaque mois, afin d’appeler les fonds nécessaires auprès des copropriétaires en fonction de leur quote-part (qui sert au calcul des tantièmes). Etabli par le syndic, il est annexé à la convocation de l’assemblée générale lors de laquelle il sera voté.

5. Une approbation en AG

C’est lors de l’assemblée générale que les comptes doivent être approuvés par la majorité des copropriétaires, dans un délai de six mois après la clôture de l’exercice. Annexés à la convocation, ils se présentent en cinq tableaux et les soldes sont comparés à ceux de l’année précédente, pour pouvoir facilement relever des différences. Dès lors que les comptes sont approuvés, la régularisation des charges s’effectue.

comptabilité syndic one

6. Un compte bancaire séparé

Depuis 2015, le syndicat de copropriété est contraint d’ouvrir un compte séparé au nom de la copropriété. Les gestionnaires d’immeuble avaient auparavant l’habitude de réunir sur un même compte toute la trésorerie des copropriétés qu’ils géraient. Avec cette réforme, la lisibilité des comptes est accrue pour les conseils syndicaux : il a accès chaque mois à un relevé. Les copropriétaires peuvent par ailleurs choisir la banque qui abrite ce compte.

7. Un dispositif allégé pour les petites copropriétés

Les copropriétés de moins de dix lots et avec un budget annuel inférieur à 15 000 euros peuvent adopter une comptabilité simplifiée, sans partie double. Les engagements peuvent n’être constatés qu’en fin d’exercice. Par ailleurs, les copropriétés de quinze lots ou moins peuvent dispenser le syndic de l’obligation de compte bancaire séparé.

Pour comprendre le  LEXIQUE DE COPROPRIÉTÉ

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