Comment fait Syndic One pour être jusqu'à 50% moins cher ?

Parce que vous apportez votre aide sur place.

Dans un contrat de syndic "classique", les frais de déplacements et les temps de présence sur l'immeuble représentent jusqu'à 50 % des honoraires de gestion.

Afin de limiter ses honoraires, Syndic One se fonde sur la participation du conseil syndical sur place pour recevoir une entreprise ou tenir une réunion sans présence du syndic.

Nous réduisons ainsi les déplacements à une visite technique par an, ce qui permet de concentrer l'activité de vos gestionnaires syndics et comptables à 100% sur la gestion de votre copropriété.

Organisés avec méthode, toujours joignables par mail et téléphone, ils sont ainsi bien plus disponibles pour traiter vos dossiers et s'engagent à répondre à toutes questions dans les 24 h (heures ouvrables).

Quelle est la répartition des tâches entre Syndic One et le conseil syndical ?

Syndic One® est responsable de l'immeuble et gère la résidence en ligne. Le conseil syndical assiste le syndic sur place.

Syndic One
Suivi de la résidence 
  • Entretien de l'immeuble suivant les décisions des copropriétaires, dans le respect du règlement de copropriété et de la réglementation
  • Consultation des fournisseurs sous contrat cadre Sergic : Maintenance ascenseurs, portes automatiques, toitures terrasse, VMC, sécurité incendie, colonnes vide-ordures. Comptage des fluides, diagnostics obligatoires. 
  • Suivi administratif et comptable des travaux
  • Gestion des sinistres et contentieux
  • Mise à disposition des informations sur l'application mobile et le site internet privé de l'immeuble
  • Conservation des archives courantes numérisés
  • Responsabilité civile et pénale à l'égard de chaque copropriétaire et des tiers
Assemblée Générale
  • Préparation de l'assemblée générale
  • Etablissement des budgets
  • Mise à disposition des contrats cadres Sergic 
  • Rédaction et envoi de la convocation
  • Diffusion du procès-verbal d'assemblée générale
  • Exécution des décisions votées par l'assemblée générale
Comptabilité
  • Tenue des comptes
  • Appels de charges 
  • Commande fournisseurs, paiement des acomptes
  • Enregistrement et paiement des factures
  • Régularisation de charges
  • Opérations annuelles de clôture comptable
  • Gestion des impayés

Conseil Syndical
Suivi de la résidence
  • Signalement d'une anomalie au syndic
  • Consultation des prestataires locaux pour obtention des devis, accueil et surveillance de leur travail (sous la responsabilité de Syndic One)
  
  
 
 
 
Assemblée Générale
  • Tenue de la réunion de conseil syndical et de l'assemblée générale préparées par Syndic One
 
  


Comptabilité
  • Contestation éventuelle de facture sur le facturier du site internet de la résidence
 

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La responsabilité des membres du conseil syndical est-elle engagée ?

Absolument pas. Les membres du conseil syndical et son président n'engagent aucune responsabilité dans la gestion de l'immeuble, ils ne font qu'apporter leur assistance auprès de Syndic One, dans le cadre de la mission de contrôle et d'assistance du conseil syndical auprès du syndic (article 21 de la loi du 10 juillet 1965).

En tant que syndic professionnel, Syndic One est l'unique responsable de la gestion de votre immeuble, telle que définie par la loi, sous le contrôle du conseil syndical.

Concrètement, cela signifie que nous engageons notre responsabilité à l'égard de chaque copropriétaire, mais aussi vis-à-vis du syndicat ou des tiers, tant du point de vue civil que pénal.

Il s'agit bien d'un contrat de syndic professionnel complet qui tient particulièrement compte des spécificités des petites copropriétés.

 

Pourquoi l'absence du syndic en assemblée générale est bien vécue ?

Parce que la gestion d'une copropriété ne se résume pas aux seuls moments passés en assemblée générale.

C'est tout au long de l'année que les dossiers sont travaillés avec les membres du conseil syndical et qu'en permanence, sur le site internet de l'immeuble, chaque copropriétaire accède aux informations et peut interagir grâce au forum de discussion ou à la messagerie reliée directement au syndic.

Grâce à la communication permanente ainsi établie, l'assemblée générale est davantage un moment d'enregistrement des décisions qu'une réunion dans laquelle les participants "découvrent" les sujets à traiter.

Les meilleures conditions sont ainsi mises en place pour que le président puisse tenir sereinement l'assemblée générale, sans que la présence du syndic soit nécessaire.

 

Concrètement, comment se passe l'assemblée générale sans le syndic ?

Très facilement, car tout est préparé à l'avance.

  • Réunion préparatoire du conseil syndical.

    Au préalable, nous mettons à votre disposition les documents nécessaires : budget, sujets à traiter, devis, contrats éventuels et bien sûr, l'ensemble des documents comptables. Une Box AG est également à votre disposition pour vous permettre d'y stocker tout au long de l'année les documents dont vous aurez besoin le moment venu. Nous préparons ensuite la réunion avec le conseil syndical par téléphone ou via le forum du site.

    Après votre réunion préparatoire, nous rédigeons la convocation de l'assemblée générale selon les points traités en conseil syndical et l'envoyons par courrier à tous les copropriétaires (ou par mail au Président du Conseil Syndical pour une remise en propre contre signature si vous souhaitez économiser les frais postaux).

  • Assemblée générale.

    Lorsque les copropriétaires ont pris connaissance de leur convocation, le président de conseil syndical peut recueillir les questions des copropriétaires, notamment via l'outil de sondage du site internet de la résidence. Nous y répondons avant l'assemblée afin que l'avis du syndic soit exprimé lors de l'assemblée générale, même si nous ne sommes pas présents physiquement.

    Pour votre première assemblée, nous vous contactons la veille pour vous expliquer comment bien réussir votre assemblée.

  • Outil de saisie des votes en assemblée générale et rédaction automatisée du procès-verbal.

    Pour tenir votre assemblée, nous mettons à votre disposition un outil de saisie des votes disponible dans le site internet de votre immeuble. Cet outil calcule immédiatement les résultats des votes en fonction des règles de majorité de chaque résolution et rédige automatiquement le procès verbal. Son utilisation est très facile, vous commencez par rédiger la feuille de présence simplement en cochant dans la liste les copropriétaires présents, absents ou représentés. Ensuite, chaque résolution est affichée l'une après l'autre. Il suffit de cocher pour, contre, abstention en face de chaque copropriétaire pour que les tantièmes se calculent automatiquement et que s'affiche le résultat du vote, refusé ou approuvé. Il ne restera plus qu'à imprimer le procès-verbal ainsi complété en séance pour le signer. Un copropriétaire arrive ou part en cours de séance ? Vous cochez dans la feuille de présence, l'information est automatiquement rédigée dans le PV, y compris les horaires d'arrivée ou de départ.

    Si, en cours d'assemblée générale, les copropriétaires ont besoin d'informations sur un point particulier, ils peuvent contacter leur gestionnaire par téléphone (aux heures ouvrables ou sur rdv). Sinon, nous répondons par écrit dans les 24 h après l'assemblée. Ce fonctionnement est d'ailleurs prévu par la loi, car même quand un syndic est présent, il n'a pas forcément réponse à tout.

    Après l'assemblée générale, nous recueillons les votes et décisions prises afin de les exécuter et envoyons le Procès Verbal d'assemblée générale.

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Qui recherche des entreprises pour l'entretien et les travaux ?

Vous consultez les prestataires locaux pour les travaux et Syndic One consulte les fournisseurs sous contrat cadre Sergic pour la maintenance. 

Les contrats cadre Sergic sont des accords cadres dont les conditions et les tarifs sont renégociés régulièrement, vous assurant un rapport qualité prix intéressant pour la maintenance des ascenseurs, portes automatiques, toitures terrasse, VMC, sécurité incendie, colonnes vide-ordures, ainsi que le comptage de fluides et les diagnostics obligatoires.

C'est un mode de fonctionnement fortement apprécié par nos clients qui retrouvent ainsi la liberté de rechercher les meilleures offres pour leur copropriété. 

Vous êtes libres également de vous organiser entre vous pour effectuer des petits travaux courants. Nous vous aidons à les organiser en toute sécurité.

Si vous le souhaitez, nous pouvons aussi rechercher des fournisseurs locaux.

 

Facturez-vous des honoraires sur les travaux ?

Jamais. Notre forfait inclut la gestion administrative et comptable des travaux : mise à disposition des contrats cadre, commande, acomptes, saisie et paiement des factures. S'il y a contestation de prestations ou de factures, nous nous chargeons de régler le litige sur la base de vos instructions.

De votre coté, vous accueillez les prestataires et surveillez leur travail sous la responsabilité de Syndic One. Pour le suivi de travaux importants, nous conseillons de vous faire aider par un Architecte, un Maître d'Oeuvre ou un des spécialistes avec qui nous avons conclu des contrats cadres, présents partout en France.

 

Qui s'occupe d'un dégât des eaux ou d'un sinistre ?

C'est Syndic One, sauf pour recevoir l'expert ou les artisans sur place.

Lorsqu'un sinistre nous est signalé, nous procédons immédiatement à la déclaration auprès de l'assurance. Nous recueillons toutes les informations utiles (circonstances, dégâts constatés, mis en cause, lésés...). Le président nous communique idéalement des photos afin d'étayer le dossier auprès de l'assureur et assiste à l'expertise qui pourrait avoir lieu.

Le président constate, nous agissons en conséquence.

 

Comment sont gérés les impayés et les contentieux ?

Par Syndic OneLes impayés et les contentieux relevant de la gestion courante sont inclus dans notre forfait de gestion.

Lorsqu'un copropriétaire n'est pas à jour du paiement de ses charges, le gestionnaire de l'immeuble le contacte pour comprendre la situation et apporter des explications. Si cela ne suffit pas, le service contentieux Syndic One lui adresse un premier rappel, puis une mise en demeure si le rappel est resté sans suite. Sans nouvelles du copropriétaire, après avoir sollicité votre accord, le dossier est confié à un avocat afin d'engager une procédure contentieuse (frais de justice à prévoir).

Heureusement, ces cas extrêmes restent rares.

C'est aussi Syndic One qui gère les contentieux avec des tiers (voisins, prestataires...) 

Comment se règlent les désaccords entre copropriétaires ?

Avec du bon sens, en s'appuyant sur la loi et la réglementation, Syndic One intervient comme arbitre entre copropriétaires.

Parfois, des désaccords entre copropriétaires peuvent se produire, comme un conflit d'intérêt sur l'utilisation des parties communes, un problème de nuisances sonores, ou tout simplement une incompréhension.

Dans ce cas, nous intervenons pour expliquer le point de vue de la loi. Nous apportons un conseil ou une solution d'apaisement en précisant les points de discorde. Soit en direct, soit par courrier auprès des personnes concernées, soit avec l'aide du président du conseil syndical pour apaiser la situation dans le respect des intérêts de chacun.

 

Pour les petites copropriétés, Syndic One apporte t'il une meilleure qualité de service qu'un syndic classique ?

La réponse est clairement OUI !

Une petite copropriété a des besoins tout aussi importants qu'une grande mais dispose d'un budget réduit. C'est pour cela que Sergic a inventé le concept de syndic en ligne.

Syndic One n'est pas moins cher parce qu'il est moins sérieux mais parce qu'il tient compte de l'implication et du travail des copropriétaires.

Bien plus que d'assurer une gestion classique, notre ambition est d'apporter des réponses pleinement adaptées aux besoins spécifiques des petites copropriétés : un gestionnaire disponible, une gestion réactive des dossiers, des réponses sous 24 h, l'accès permanent à vos informations, la transparence dans les comptes, la liberté de décider entre copropriétaires.

Nous travaillons sans relâche à rendre plus facile encore votre coopération avec Syndic One.

 

Pourquoi proposer un diagnostic technique en option ?

Parce que vous avez besoin de l'avis neutre d'un professionnel du bâtiment pour décider d'éventuels travaux en pleine connaissance de cause, sans être influencé.

Sur demande partout en France, un professionnel du contrôle technique de bâtiments réalise une visite technique complète de l'immeuble et consigne ses préconisations dans un rapport diffusé en ligne :

  • Le point sur les diagnostics obligatoires
  • Une synthèse notée de l'état technique des différentes parties de l'immeuble, toiture, façades, portes, escalier, ascenseur, parking, installations électriques...
  • Le cas échéant, des photos des zones à surveiller et des préconisations

 

Pouvez-vous nous aider pour changer de syndic ?

Bien sûr, c'est même gratuit et sans engagement.

Chaque copropriété étant différente, le plus simple est de nous contacter au 03 20 123 999. En fonction des particularités de votre dossier, nous vous assistons activement dans ces démarches.

 

Syndic One vient-il présenter son contrat lors de la première assemblée générale ?

Vous l'avez compris, la logique de notre offre est d'être très présent par téléphone ou par messagerie, pas sur place. Nous préparons avec vous l'assemblée générale au cours de laquelle le président du conseil syndical présente notre offre. Pour cela, nous fournissons un support de présentation expliquant nos engagements, vos avantages et les détails du contrat. Les vidéos détaillant notre fonctionnement sont aussi un bon support pédagogique.

Nous pouvons également participer par téléphone ou par Skype.

 

 

 

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