C’est au cours de l’assemblée générale (AG) que les copropriétaires se réunissent pour prendre les décisions relatives à l’immeuble. L’organisation et le déroulement de l’assemblée générale de copropriété répondent à des règles strictes. Des vices de fond ou de forme peuvent donner lieu à des contestations. Il faut donc peaufiner la préparation de l’AG pour garantir son bon déroulement.

 

Avant l'AG de copro

L’assemblée générale  L’assemblée générale de copropriété a lieu au moins une fois par an. Mais d’autres assemblées générales peuvent avoir lieu dans l’année. Une assemblée se doit d’être bien préparée afin d’être la plus efficace possible. C’est pourquoi la préparation commence dès les semaines qui suivent la précédente AG.

Convocation des copropriétaires à l’assemblée : une tâche qui incombe au syndic

L’assemblée générale peut être à l’initiative du syndic de copropriété, du conseil syndical ou d’un ou plusieurs copropriétaires dont les voix comptent pour un quart des voix à l’assemblée. Dans tous les cas, c’est au syndic de copropriété de procéder à la convocation de l’assemblée, même s’il n’y participe pas. Si le syndic refuse ou néglige cette tâche, le conseil syndical met en demeure le syndic de convoquer l’assemblée. A défaut de réponse de la part du syndic dans les huit jours, le conseil syndical peut procéder à la convocation de l’assemblée. Si le conseil est défaillant, un groupe de copropriétaires peut prendre le relais.

L’ordre du jour de l’assemblée générale : un élément à soigner

Outre la date, l’heure et le lieu où se tiendra l’assemblée générale de copropriété, la convocation doit comporter l’ordre du jour. Rédigé de la manière la plus précise possible par le syndic, ce dernier liste les questions qui seront soumises au vote lors de l’assemblée. Le conseil syndical et les copropriétaires peuvent demander au syndic d’ajouter des questions à l’ordre du jour. Il faut veiller à ce que chaque proposition soit appuyée par des documents techniques, joints à la convocation, pour permettre aux copropriétaires de voter en connaissance de cause.

Pendant l’AG de copro

Le déroulement d’une assemblée générale obéit à des règles de forme. La signature de la feuille de présence et la désignation d’un président de séance et d’un secrétaire sont les premières étapes à respecter. Sans cela, aucune question ne peut être débattue ni votée. Ensuite, les débats peuvent commencer, dirigés par le président de séance.

Les étapes à suivre avant d’ouvrir la séance

Avant de commencer les débats, les participants signent une feuille de présence. Ce document indique le nombre de millième de chaque copropriétaire, permettant de décompter précisément les voix lors du vote. D’autre part, lorsque des copropriétaires arrivent en retard ou partent avant la fin de la réunion, leur heure d’arrivée ou de départ doivent y être notés.
La feuille de séance est certifiée exacte par la signature du président de séance, désigné par les copropriétaires. Son rôle principal est d’animer les débats : il choisit notamment l’ordre dans lequel les questions seront débattues, sans respecter forcément celui inscrit par le syndic dans la convocation.

Seules les questions à l’ordre du jour sont soumises au vote

Au cours de la séance, un certain nombre de sujets sont débattus, y compris des questions spontanées ne figurant pas à l’ordre du jour. Toutefois, seules les résolutions figurant à l’ordre du jour peuvent être votées. Les copropriétaires votent pour ou contre, par écrit ou à main levée. Le vote à bulletin secret est néanmoins interdit. Les modalités du vote (majorité simple, majorité absolue, double majorité ou unanimité) dépendent de l’importance des questions. Le président de séance veille à la régularité du scrutin.

Après l’AG de copro

A la fin de la séance, le secrétaire établit un procès-verbal (PV), c’est-à-dire un compte rendu des décisions. Les copropriétaires absents ou opposants à une des résolution peuvent seuls contester ces décisions lorsqu’ils estiment que des règles de fond ou de forme n’ont pas été respectées.

Le procès-verbal : un compte-rendu des votes de l’assemblée générale

Le procès-verbal doit mentionner chaque question inscrite à l’ordre du jour, avec en-dessous le résultat du vote correspondant. Les noms et nombres de voix des abstentionnistes ou opposants à une décision doivent être mentionnés. Les réserves émises par les copropriétaires sur la régularité des délibérations doivent être inscrites le cas échéant. Enfin, il ne faut pas oublier de joindre en annexe la feuille de présence. Signé par le président de séance et le secrétaire, le procès-verbal est ensuite envoyé en recommandé avec accusé de réception aux copropriétaires opposants ou défaillants.

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La contestation d’une assemblée, une procédure lourde mais évitable

Les copropriétaires absents, non représentés, ou qui se sont opposés à une résolution, ont le droit de contester le vote de l’assemblée. Dans ce cas, ils ont deux mois (à compter de la réception du procès-verbal) pour saisir le tribunal de grande instance du lieu de l’immeuble avec l’aide d’un avocat. Cette procédure, lourde et coûteuse, peut toutefois être évitée. Il est toujours possible d’avertir le syndic et le conseil syndical de l’erreur commise lors du vote. Si l’infraction est manifeste, le syndic a tout intérêt à reporter le projet mis en cause.